LO QUE NECESITAS SABER DE LA GUÍA RUC
Lo primero que debemos saber es que el RUC (Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas) es un sistema de evaluación y seguimiento, desarrollado con el objetivo de establecer requisitos en Seguridad, y Salud en el Trabajo y Ambiente (SG-SSTA), para las empresas contratistas, además suministrar herramientas para la implementación y mejorar continua, salvaguardando el bienestar de los trabajadores, aumentando así la competitividad y la rentabilidad de las empresas.
¿A quiénes aplica el RUC?
¿En qué está basada la guía RUC?
El contenido de la guía está fundamentado en la constitución política de Colombia, la legislación vigente aplicable y las mejores prácticas adoptadas por los sistemas de gestión y estándares internacionales.
Lo anterior con el objetivo de establecer derechos y deberes, regulando las actividades y prestación de servicios.
¿Cómo está estructurada la guía RUC?
La guía ha sido estructurada con base en el siguiente esquema de gestión:
A continuación, te haremos un resumen de la estructura de la guía.
1. Liderazgo y compromiso gerencial
Este bloque contiene las actividades y compromisos de la alta gerencia entre los que se encuentran:
a. Política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente
Todas las empresas deben demostrar la existencia de una política de seguridad y salud en el trabajo y ambiente, donde se incorporen los siguientes compromisos.
b. Elementos visibles del compromiso gerencial
Es compromiso gerencial participar en las actividades de:
c. Objetivos y metas
Es importante implementar objetivos estratégicos y metas, que permitan conocer el grado de avance y seguimiento al SG-SSTA, es importante que estos objetivos estén alineados a la política, la naturaleza y el contexto de la organización.
4. Recursos
Es necesario que queden especificados los recursos o el presupuesto, con el fin de dar cumplimiento a la gestión del SG-SSTA.
2. Desarrollo y ejecución del SG-SSTA
Este bloque contiene las actividades para desarrollar y ejecutar de manera conforme al SG-SSTA Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente entre los que se encuentran:
a. Documentación
El control documental, debe garantizar la fácil localización, del mismo modo permitir identificar los cambios, además que sea apropiados a la naturaleza y al contexto de la empresa, permitiendo el uso e identificación de las versiones vigentes, y retiro de los documentos obsoletos.
Te invitamos a ver las directrices que intervienen en la elaboración, revisión, aprobación, actualización y divulgación de los documentos aquí.
b. Requisitos legales y de otra índole
Es importante poder establecer el cumplimiento de la normatividad legal vigente, para esto se puede definir un procedimiento para la identificación de requisitos legales, que garantice la inclusión, análisis y cumplimiento, además que establezca la periodicidad de revisión.
Se aconseja que quede determinado las diferentes fuentes de consulta como las páginas oficiales de los ministerios, paginas oficiales de las alcaldías, páginas de la ARL, entre otras
c. Funciones y responsabilidades
Toda empresa debe documentar y comunicar la asignación de funciones y responsabilidades a todos los niveles de la organización.
A quienes se le haya delegado responsabilidades en el SG-SST, tienen la obligación de rendir cuentas a la compañía, sobre el desarrollo del desempeño, esta rendición de cuentas se debe realizar como mínimo anualmente y debe quedar documentada tanto el resultado como las acciones de mejora que den lugar.
d. Competencias
Para poder dar cumplimiento a las políticas, requisitos legales, objetivos y metas, es necesario definir, mantener y comunicar las competencias de todo el personal incluyendo las competencias del auditor del SGSSTA y brigadista de la empresa.
e. Capacitación y entrenamiento
Todas las empresas deben establecer un programa de capacitación y entrenamiento en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, que garantice la identificación de las necesidades de entrenamiento de acuerdo con las competencias, el programa de capacitación debe ser evaluado por lo menos 1 vez al año con el fin identificar las acciones de mejora.
f. Programa de Inducción y Reinducción en SSTA
Es necesario que todas las empresas implementen el programa de inducción y reinducción en SSTA, el cual debe abarcar todo el personal, este programa debe estar escrito, e incluir generalidades de la empresa, aspectos generales y legales en seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
g. Motivación, comunicación, participación y consulta
La comunicación participación y consulta debe abarcar a todo el personal de la compañía, incluyendo sus partes interesadas, por lo cual debe, establecer y mantener mecanismos para difundir las acciones y los resultados de las actividades del SG-SSTA.
Es fundamental que la compañía informe sus riesgos y documente los aspectos ambientales significativos, de igual manera estos deben ser comunicados.
Te invitamos a que veas los mitos de la comunicación participación y consulta aquí
3. Administración del riesgo en el SG-SSTA
Este bloque contiene las actividades para la administración de los riesgos del SG-SSTA entre los que se encuentran:
a. Administración de contratistas y proveedores
Es necesario establecer un procedimiento documentado para la selección y evaluación de contratistas y proveedores, esta evaluación debe de estar alineada a la prestación del servicio.
b. Visitantes, comunidad y autoridad
La empresa debe informar a los visitantes sobre los riesgos e impactos en SSTA a los que se puede encontrar expuesto, además de comunicar la manera de actuar en caso de emergencia.
c. Programas de Gestión de Riesgos – PGR
La compañía debe implementar los programas de gestión para los riesgos prioritarios que tengan potencial de generar accidentes de trabajo, estos programas deben incluir, objetivos y metas cuantificables, responsables, recursos, y cronogramas de actividades.
d. Salud en el trabajo
Las empresas deben implantar Programas de Medicina Preventiva y del Trabajo donde se incluya, un procedimiento por escrito para la realización de evaluaciones médicas de ingreso, periódicos y egreso, igualmente la realización de exámenes periódicos de reubicación y post incapacidad, basado en el profesiograma y en la legislación vigente.
e. Ambientes de trabajo
Las compañías deben implementar actividades con un enfoque preventivo, frente a los riesgos en los ambientes de trabajo, tales como estudios ambientales , identificación de los riesgos y medidas de control, esto con el fin de mantener ambientes de trabajo sanos y en armonía
f. Seguridad en el trabajo
Es importante que se tengan identificadas las actividades críticas de los trabajos realizados, para esto es necesario documentar y estandarizar procedimientos de trabajo seguro acordes con las tareas críticas desarrolladas por la empresa, estos estándares deben ser comunicados a todo el personal, adicional se debe contar con metodologías de monitoreo y seguimiento, para validar la aplicabilidad de los estándares.
g. Planes de emergencia
Todas las empresas deben tener una evaluación de los riesgos e impactos que identifique sus amenazas de origen natural y antrópicas, de igual manera se deben establecer estrategias y metodologías que garanticen los medios de protección, los cuales deben ser acordes con los riesgos e impactos identificados.
h. Gestión ambiental
Todas las empresas deben establecer controles operacionales tales como:
- Procedimientos documentados.
- Instrucciones de trabajo.
- Controles físicos.
- Contratos o acuerdos con proveedores acorde con la legislación ambiental vigente.
Además de lo anterior, se debe contemplar:
4. Evaluación y monitoreo
a. Incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo y ambientales y enfermedades laborales.
Las empresas deben demostrar la existencia de una metodología de registro, reporte y seguimiento de los accidentes y casi accidentes de trabajo y ambientales, además de las enfermedades laborales.
b. Auditorías internas al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.
Todas las empresas deben documentar e implementar un procedimiento de auditoría interna el cual establezca la evaluación del desarrollo del SG-SSTA.
c. Acciones correctivas y preventivas.
Todas las empresas deben establecer un procedimiento de acciones correctivas y de mejora para manejar las no conformidades reales o potenciales, además se debe contemplar metodologías para el análisis de las causas que le permita eliminar la causa raíz.
Te invitamos a ver el procedimiento de acciones correctivas y preventivas aquí
d. Inspecciones en SSTA.
Todas las empresas deben establecer un programa de inspecciones de SSTA, que permita realizar seguimiento y mejora a los controles operacionales y programas de gestión.
e. Medición y revisión de los progresos.
Es importante que las empresas implementen las siguientes medidas:
- Medidas cuantitativas: Las cuales miden los términos de números.
- Medidas proactivas de desempeño: Se mide el seguimiento de la conformidad de los programas, controles y criterios operacionales de gestión del SG-SSTA.
- Medidas reactivas: Permiten realizar el seguimiento de enfermedades, actos y condiciones inseguras, y ausentismo laboral.
Impacto de la accidentalidad (de Trabajo y Ambiental) en la evaluación del RUC
- Para el análisis de los indicadores de ATEL (Indicador de frecuencia de accidentes de trabajo con lesión incapacitante e Indicador de incidencia de enfermedades laborales), se tendrá en cuenta la tendencia de los últimos cinco (5) años vencidos y el comportamiento de los dos (2) últimos años vencidos.
- Debe demostrar que no se han presentado accidentes con incapacidad permanente parcial en el último periodo evaluado, incluyendo trabajadores en misión y subcontratistas de las actividades contractuales con la empresa.
- El periodo que se revisará para determinar la existencia de accidentes con lesiones incapacitantes (permanente, parcial o invalidez) y/o fatalidades, es el comprendido entre la última fecha de evaluación del RUC® y la fecha en la que se está realizando la evaluación de seguimiento (se incluyen auditorías adicionales correspondientes al mismo periodo).
- Si durante la auditoría del año en curso se identifica la existencia de accidentes graves, con lesiones incapacitantes (permanente, parcial o invalidez) y/o fatalidades que no hayan sido registrados en los certificados de la ARL requeridos para las auditorías de los últimos 5 periodos anteriores y/o que no hayan sido informados por la empresa a los auditores del RUC® en el periodo que aplicaba su calificación, tendrán en este elemento una calificación en el escenario que corresponda según la severidad del evento.
Encuentra otros aspectos que deben tener en cuenta las empresas relacionados con el impacto de la accidentalidad en la evaluación del RUC (O-AUPE009 – REV. 20 – 01.01.22)
Imprecisión en la información suministrada por la organización con respecto a la accidentalidad
En caso de que la empresa que presente diferencias en la información que influya en la tendencia o en el impacto de la accidentalidad o en el número de casos reportados al CCS en el período de vigencia, tendrá una disminución en su calificación total del 5%, la cual se mantendrá hasta la próxima visita de seguimiento.
Para el análisis de las imprecisiones se tendrán en cuenta los accidentes graves, de acuerdo con la definición de la Resolución 1401 de 2007, presentados hasta el 31 de diciembre del año 2021.
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