10 CLAVES PARA AJUSTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN A LAS CONDICIONES REALES DE TU EMPRESA
Uno de los temas que me resultan más interesantes al hablar de Sistemas de Gestión, es éste porque siempre ha representado para mí a lo largo de mi experiencia, un objetivo fundamental en la implementación, ¡Establecer un Sistema acorde con la Organización… Es decir un Sistema que sea ÚTIL para la Organización!!! Y aunque en esta oportunidad solo definiré 10 claves, estoy segura que gracias a tu experiencia tendrás otro tanto igual de interesantes.
Para empezar describiré las 10 claves y posteriormente haré una breve explicación de cada una. Estas 10 claves las definí con base en mi experiencia y mi conocimiento sobre un Sistema de Gestión efectivo y ajustado a la realidad de la Organización.
1. Ten presente que tu punto de partida debe ser la normatividad relacionada con el Sistema de Gestión que vas a implementar.
No tomes como punto de partida, un Sistema que hayas implementado en una Organización similar. Recuerda cada Organización es única.
2. Establece criterios que te permitan realizar un diagnóstico de la Organización
Dentro de éstos, contempla además de los requisitos normativos, aquellos que te permitan conocer aspectos de la Organización relacionados con sus prioridades, su forma de comunicación, su cultura organizacional y por supuesto, la razón por la cual van a realizar la implementación del Sistema. Esto aplica para Consultores, Implementadores y/o Responsables del Sistema.
3. Apoya a la organización en la definición del equipo que trabajará en la implementación del sistema
Sé prudente en la cantidad de personas, recuerda que a veces ¡Menos es más!. Con esto no quiero decir que debas hacerlo todo, solo ten cuidado con el número de personas que incorporas a éste equipo. Ellos serán responsables de mantener el Sistema y de divulgarlo.
4. Define el alcance del Sistema
Identifica los motivos de la Organización para implementarlo y asegúrate de alinearlos con los requisitos del Sistema. Imagino que te preguntarás ¿Por qué esto es un punto clave para ajustar el Sistema de Gestión a las condiciones reales? Si sabes por qué la Organización quiere implementar el Sistema, si logras identificar el nivel de compromiso y de conocimiento sobre los requisitos para la implementación y sabes hasta donde puedes llegar con el Sistema, despejarás una gran parte del camino de la implementación.
5. Sé ejemplo de planeación y de análisis
Antes de definir un plan de trabajo, asegúrate de conocer, con la mayor profundidad posible, la información suficiente sobre la Organización. Esta recolección de información la puedes llevar a cabo a través de entrevistas con diferentes personas de la Organización, no sólo con la Alta Gerencia. Luego establece el plan de trabajo donde definas el Qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Quién de cada actividad.
6. Asegúrate de dar a conocer el plan a todas las personas responsables de darle cumplimiento.
Te recomiendo entregar esta información de manera presencial.
7. Realiza seguimiento al cumplimiento del plan
Ten en cuenta que éste seguimiento mostrará un avance en la implementación, con esto quiero decirte que no será suficiente con cumplir las actividades sino que deberás realizar una revisión detallada de la ejecución de las tareas así como un análisis de la efectividad de las mismas porque puede ser necesario, reformularlas o definir algunas complementarias para asegurar que sean realmente efectivas. Con esto quiero decirte que ser la compañía permanente de la que hablamos en otro momento, es fundamental y que como Capitán del Sistema de Gestión, será necesario tener la formación suficiente para hacer una evaluación objetiva sobre el avance del Plan de Trabajo. Evaluar el “estado” de las actividades es solo el primer paso de ésta evaluación, sin embargo, el análisis y medir la efectividad es el objetivo principal de este punto clave.
8. Frecuentemente muestra lo resultados del sistema
Ojo! Del Sistema no del Plan. El enfoque de esta comunicación debe mostrar como el Sistema se ha ido incorporando a la Organización y como las actividades realizadas han mostrado una mejora para los procesos. Esto es un gran reto y aquí se verá realmente si la metodología utilizada para la implementación ha sido efectiva.
9. Mantén una comunicación constante con todos los niveles de la organización
Asegúrate que esta comunicación sea sencilla, concreta, clara pero sobre todo lo anterior, que sea útil para el proceso y por supuesto para la Organización. Siempre define el objetivo de la comunicación y ten en cuenta que esté dentro del enfoque y alcance del Sistema que estás implementando.
Finalmente y no quiere decir que sea la menos importante, está tu formación.
10.Adquiere el conocimiento suficiente para realizar la implementación del Sistema de Gestión
Define un plan de capacitación para ti y asegúrate de incluir no solo temas técnicos o netamente sobre la norma, recuerda que debes desarrollar un sin número de habilidades que te facilitarán esta labor.
Estas 10 claves para ajustar el Sistema de Gestión a las condiciones reales han surgido de mis años de experiencia, estudio y la inmersión en Organizaciones de todo tipo, grandes, medianas y pequeñas, manufactureras y de servicios. Cada empresa me ha permitido construir y verificar una a una éstas claves y puedo decirte con la estadística de más del 90% de empresas certificadas, que esto funciona si se aplica adecuadamente.
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