RELACIÓN ENTRE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (TIC), Y EQUIPOS DE TRABAJO
Como lo vimos anteriormente, para el trabajo a distancia, sin duda las TICs han sido nuestro mejor aliado, sin ellas no sería viable este tipo de modalidad laboral. Hemos visto hoy en día, que a consecuencia de la pandemia este tipo de modalidad laboral entró en furor, como opción para dar continuidad a los negocios o empresas, y por ende impulsó el crecimiento del uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).
Concepto de TICs
Recordemos el concepto de TIC:
Son tecnologías que utilizan la informática, la microelectrónica y las telecomunicaciones para crear nuevas formas de comunicación a través de herramientas de carácter tecnológico y comunicacional, esto con el fin de facilitar la emisión, acceso y tratamiento de la información. (Claro Institucional, 2019) |
Las TIC han proporcionado grandes ventajas en las empresas, los empleadores han tenido gran utilidad en el uso de ellas para optimizar sus procesos, han ayudado al crecimiento de operaciones y mejorado la eficiencia en las tareas, por consiguiente, son muchas las TIC que utilizamos a diario en nuestro trabajo, entre las más utilizadas tenemos:
| •Redes sociales: | Actualmente, son las más utilizadas, dejaron de ser una herramienta de comunicación cotidiana entre familiares, amigos y búsqueda de relaciones personales a formar parte activa en el ámbito laboral, especialmente en el área comercial ya que ayudan a potencializar las ventas, la marca y la comunicación con los clientes y compañeros de trabajo. |
| •Suite de Google: | Es una plataforma muy útil que proporciona correo electrónico, manejo de calendario, almacenamiento de datos, servicio de reuniones virtuales, tiene una variedad de plantillas para presentaciones e informes. |
| •Google Analytics: | Es una herramienta con gran utilidad, ya que es utilizada para monitorear el estado de los sitios web, por lo que proporciona datos en tiempo real el comportamiento de los usuarios dentro del sitio, por ejemplo, puede monitorear el tiempo de permanencia en páginas, el número de visitas, dispositivos desde el cual se conectan, entre otros. |
| •CRM de marketing: | Como Hubspot, proporciona la trazabilidad de la venta con los clientes. |
| •Dropbox, One Drive: | Muy utilizada especialmente para almacenar información y compartirla. |
| •Trello: | ·Es una herramienta que permite monitorear el estado de un proyectos o tareas, visualiza quiénes están trabajando y el avance que se ha tenido. |
| •WordPress: | ·Herramienta empleada para crear sitios web, blog y e-commerce. |
¿Cómo puedes utilizar estas herramientas con tu equipo de trabajo?
Como empleador debes pensar que cada área tiene sus funciones y que las TICs deben proporcionarte eficiencia y productividad, por ello, es necesario analizar qué herramientas son útiles para optimizar tus procesos.
Estas herramientas las puedes utilizar para mejorar procesos de comunicación entre tu equipo de trabajo, el almacenamiento y manejo de la información, gestión de clientes, gestión de proyectos, entre otros, miremos algunos ejemplos:
Procesos de comunicación: Puedes utilizar con tu equipo de trabajo herramientas muy comunes como el emails, o más actuales como las redes sociales entre ellas el WhatsApp, u otras soluciones tecnológicas más especializadas que manejan mensajería de texto, vídeo-llamadas, chats, vídeo-conferencia para el manejo de un proyecto o como medio específico de comunicación en tu empresa. Dentro de estas herramientas tenemos el Skype, Slack que permite comunicación en tiempo real.  Almacenamiento y manejo de datos: Es muy importante mantener la información disponible, con fácil acceso y control para el desempeño de tu empresa, por lo tanto, hay varias opciones como Dropbox, One Drive, G Suite, iCloud, entre otras, que te permiten el acceso a la información en cualquier momento desde cualquier lugar y dispositivo, brindando seguridad a la información. Te permite realizar actividades con tu equipo de trabajo al compartir archivos y que varios colaboradores puedan trabajar desde sus casas o cualquier lugar. Gestión de Proyectos: Puedes implementar herramientas que te permitan llevar un control de un proyecto en específico, en donde el equipo de trabajo pueda visualizar las actividades a ejecutar y tu puedas realizar un seguimiento, añadir otras tareas y registrar el tiempo, algunas soluciones tecnológicas son: Trello, TeamWork y GanttProject, entre otras. Gestión de Clientes: La implementación de CRM: Customer Relationship Management o Gestión de la relación con el cliente, es necesario para optimizar el proceso y la mayoría de empresas optan incluirla para llevar el control y trazabilidad con sus clientes, por lo que se pueden desarrollar a la medida y necesidad de cada empresa. Encontramos CRM para ventas, atención a clientes y marketing.  Gestión de Proceso: En este caso puedes implementar un ERP para el control de cada proceso de tu empresa, de tal forma, que tu equipo de trabajo pueda acceder desde casa y registrar datos. |
Ventajas
Como puedes ver es imprescindible el uso de las TICs con tus colaboradores o equipo de trabajo para el funcionamiento y desempeño de tu organización, ya que éstas facilitan el trabajo en casa y en sí la metodología de trabajo, brindando mayor agilidad en el acceso de la información. A continuación, te invito a ver las ventajas que tienes en implementar TIC con tu equipo de trabajo:
Conoce las disposiciones para la regulación del trabajo en casa, dadas en la ley 2088 de 2021.
En conclusión, la implementación de las TIC permite gestionar los procesos y realizar actividades de forma ágil, al poder acceder a la información desde la casa o cualquier lugar usando sus equipos como computadores.
Lee: Trabajo en casa ¿qué peligro y riesgos existen? Descúbrelo aquí
FUENTES
MinTIC recomienda las siguientes herramientas virtuales para trabajar en casa. (s. f.-b). MINTIC Colombia. Recuperado 1 de marzo de 2022, de https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Sala-de-Prensa/Noticias/126340:MinTIC-recomienda-las-siguientes-herramientas-virtuales-para-trabajar-en-casa
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