RIESGOS EN LA GESTIÓN DE RIESGOS

Puede parecer contradictorio hablar de RIESGOS en la Gestión de Riesgos, sin embargo, siempre, en todo proceso, actividad o tarea se presentarán situaciones que afecten la Organización, lo que cambia es el impacto y la probabilidad de ocurrencia. Como responsables de los Sistemas es necesario tener como un pilar de trabajo, éste principio, porque nos dará una herramienta fundamental para realizar una identificación adecuada de los riesgos asociados.

En ésta oportunidad trataremos las situaciones de fallo que pueden presentarse en el avance de la gestión de los riesgos, desde su etapa de planeación, pasando por la de ejecución y si es posible, en su etapa de verificación.

Para iniciar y trayendo las ideas de otros artículos, la gestión de riesgos son las actividades coordinadas para dirigir y controlar una Organización con respecto al efecto, positivo o negativo, de la incertidumbre sobre los objetivos. Actividad que se realiza desde la directriz de la Alta Dirección y conformando un equipo interdisciplinario con conocimiento suficiente sobre la Organización, para asegurar la inclusión de todos los riesgos y la definición de planes aterrizados que permitan una intervención adecuada de los riesgos y por lo tanto favorezcan el cumplimiento de expectativas, satisfacción de cliente y lo más importante “CONFIABILIDAD”.

Teniendo claro este concepto, comencemos a desglosar aquellas situaciones de fallo que se pueden presentar, etapa por etapa : En la etapa de planeación, podríamos incluir la decisión de gestionar los riesgos y aquí, ya tenemos una primera posibilidad de riesgo, no informar adecuadamente sobre lo que trae consigo gestionar los riesgos, lo positivo y lo que puede ser negativo de acuerdo con la Organización; por ésta razón es fundamental, que el responsable del Sistema realice de manera anticipada una evaluación y haya claridad sobre lo que se va a plantear y aquí surgiría una segunda posibilidad de fallo, que no exista la suficiente experiencia y conocimiento para establecer dicho panorama; no quiero decir con esto que si no se tiene la experiencia no se puede realizar, pero si es necesario tener conocimiento y apoyarse de experiencias que permitan desarrollar las propias.

Si todo lo anterior sale bien y se hace bien, se inicia la identificación de los riesgos, para esto se debe definir una metodología, donde es necesario ser precavido y considerar desde el tamaño de la Organización, así como su actividad, hasta el alcance de dicho análisis porque no hacerlo adecuadamente puede hacer que no usemos la metodología correcta y por “querer hacer más, puede hacerse menos”. La definición de una metodología puede ser positiva o negativa; y para ser honesta, siempre debemos apostar a que sea positiva porque de ésta manera la resistencia al cambio disminuye exponencialmente. La certeza de ser la metodología apropiada nos la dará una combinación de conocimiento de la labor, de la Organización, la experiencia, el compromiso y entusiasmo del equipo y por supuesto, el resultado final.

Posterior a la identificación, se debe realizar la valoración de los riesgos de acuerdo con su impacto y probabilidad (éstos criterios de evaluación pueden variar de acuerdo con la metodología), de aquí también se puede desprender una situación de fallo o riesgo y debemos incluir una dosis alta de sensatez, conciencia y objetividad, para dar a cada riesgo lo que realmente le corresponde. Sobrevalorarlos, dejará una sensación de preocupación enorme por considerar que la Organización es “peligrosa” y estará muy lejos de lograr una intervención correcta y exitosa. Y por el contrario, subvalorarlos, dejará en una situación “peligrosa” a la Organización, porque no se preparará ni podrá anticiparse a las situaciones que puedan generarle un impacto sobre su desarrollo.

Teniendo en cuenta la valoración de los riesgos, se establecen los planes de acción, en éste punto la posibilidad de fallo, se puede presentar por realizar dicha actividad sin incluir a todas las personas con responsabilidad sobre las actividades, no definir presupuestos reales, ni mucho ni poco, lo justo y tiempos de ejecución no alcanzables por considerar que lo importante es tener un indicador de cumplimiento en 100% y no un plan realmente eficaz. Los responsables del Sistema requieren especial cuidado en toda esta etapa porque para este momento son parte del motor que definirá si el Sistema puede arrancar o no, de manera segura y confiable. Y es absolutamente necesario, alejarse del pensamiento básico de “cumplir”; nuestro objetivo debe ser siempre como el Objetivo de un Sistema de Gestión “Ser una herramienta que maximice los resultados a través del fortalecimiento de las partes internas”.

Dicho todo lo anterior, inicia la etapa de ejecución, donde la probabilidad de riesgo puede llegar a disminuir si en la etapa de planeación, la definición de los riesgos y los planes de acción se realizaron adecuadamente. Esto expondría dos panoramas, una mejor actitud en la realización del trabajo porque no hay reprocesos o una sensación de pérdida del tiempo, por el replanteamiento constante de las actividades. La Organización con el acompañamiento del representante del Sistema decide implícitamente que camino quiere seguir. No significa que con esto no se puedan presentar riesgos, por ejemplo, en la realización de las actividades se pueden presentar situaciones que no fue posible identificarlas en la planeación, como daños en infraestructura, equipos, cambios inesperados en procesos productivos así como errores humanos en la ejecución. Y como responsables del Sistema nuestra labor es acompañar estos procesos en donde hay fallas, para evitar que se genere frustración y por tal motivo, se abandone la ejecución de las tareas asignadas porque esto influirá directamente sobre los resultados.

Finalmente está la etapa de verificación y toma de acciones, en donde las situaciones de fallo que se pueden presentar, están relacionadas con la metodología que se utiliza para realizar el seguimiento, la experiencia de quien realiza la labor, la rigurosidad del seguimiento y posteriormente, el planteamiento de acciones que redireccionen el camino hacia el cumplimiento de los objetivos. Si ser cuidadoso al inicio del ciclo es muy importante, serlo en esta etapa lo es aún más y se relaciona con el nuevo punto de partida y el desarrollo de la capacidad de empezar de nuevo y cómo hacerlo adecuadamente para no volver a los mismos errores. El responsable del Sistema y la Organización encuentran en ésta labor aprendizajes muy importantes, porque si bien la academia y el conocimiento teórico son fundamentales, desarrollar ciertas destrezas como aprender a ver una situación de manera global, la atención en los detalles, un alto nivel de escucha, la capacidad de escribir y la capacidad de evaluar, no de criticar, son el mejor soporte y una excelente combinación para establecer esa nueva ruta.

CONCLUSIÓN

Cualquier labor que se emprenda en favor de la calidad será de gran valor e impacto para la Organización y las personas que la conforman, éstos impactos serán variables, positivos y negativos de acuerdo como los aborden y siempre requerirán un compromiso en su ejecución, compromiso que debe ser soportado con conocimiento, experiencia y algunas habilidades, pero sobre todo con un alto grado de sensatez para dar a éstos procesos la objetividad que requieren. Los riesgos que se pueden presentar en la Gestión de riesgos, son innumerables y van acordes con el desarrollo de cada Organización, quizá el secreto está en la forma como los llevemos a cabo.

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