RIESGOS EN LA ELABORACIÓN DE PLANES DE EMERGENCIA

Ante la probabilidad de situaciones fuera de control que se presenten en la organización, en las cuales se ponga en peligro la Seguridad y Salud de los Trabajadores, deben tomarse medidas de prevención y mitigación; será necesario definir e implementar procedimientos que permitan identificar y responder ante las situaciones de emergencia: aquí surge la necesidad de un Plan de Emergencias.

El Plan de Emergencias debe contener, entre otros: las emergencias que se van a cubrir, responsabilidades y funciones de los encargados de la atención de la emergencia, procedimientos a ejecutar en caso de emergencia, alarmas según el tipo de emergencia, rutas de evacuación, prioridades a tener en cuenta, zonas de evacuación, simulacros y periodicidad de los mismos.

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Aplicando el ciclo “PHVA” (Planear, Hacer, Verificar y Ajustar) a la elaboración de dicho Plan, podemos encontrar riesgos que afecten su determinación y ejecución:

A. AL PLANEAR:

El no identificar aquellas situaciones que puedan desencadenar en emergencias, es uno de los principales riesgos. Para ello debes revisar no solo al interior de la organización sino los factores externos que puedan contribuir a la generación de situaciones fuera de control: ubicación geográfica y su probabilidad de desastres naturales o vulnerabilidad ante el orden público.
Las situaciones de emergencia más comunes en una organización son, por ejemplo: contacto con sustancias peligrosas, incendios, derrames, accidentes graves, explosiones, desastres naturales. Una vez identificadas estas situaciones debemos evaluar los posibles efectos que tendrán, omitir esta evaluación o hacerla a medias, traerá consigo el riesgo de no tomar medidas adecuadas ni oportunas ante la emergencia.
El desconocimiento de las partes interesadas y los requisitos de las mismas, también puede traer consigo el riesgo de generar planes que no tienen la cobertura necesaria ante la emergencia.
No es posible manejar de la misma manera una emergencia en un pozo petrolero donde las personas tienen formación constante de los temas relacionados con la Seguridad y salud en el trabajo, a emergencias presentadas por ejemplo en un jardín infantil o un albergue para personas de la tercera edad, donde las personas tienen incluso limitantes físicos que les impiden actuar de manera rápida ante la situación presentada. Los procedimientos para abordar las emergencias deben variar y adaptarse según el personal involucrado y las características del mismo.
El Plan de Emergencias debe ir acompañado con un Plan adecuado de Comunicación Interna y externa y un Plan de formación que indique a las personas cómo y en qué momento actuar ante la emergencia.
Personal sin el conocimiento ni habilidades requeridos para la atención de emergencias: no basta con asignar roles y responsabilidades, las personas que atenderán la emergencia deberán estar siempre capacitadas para ello.

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B. AL HACER Y VERIFICAR:

Planes poco eficaces:

Una vez elaborado el Plan, divúlgalo, comunícalo, sensibiliza a las personas de la importancia de conocer el Plan, saber cómo actuar y en qué momento. El desconocimiento es otro riesgo, no solo de tener planes ineficaces sino consecuencias mayores en la emergencia.
Las situaciones, personas, recursos, los componentes del Plan pueden variar, por eso es necesario que hagas pruebas de la eficacia del plan con periodicidad para identificar oportunidades de mejora, necesidad de recursos, asegurarte de que funciona y que con lo definido se puede responder ante la emergencia. Revisa periódicamente el plan, trabaja en hacerlo sencillo, pero con toda la información necesaria para responder a los requerimientos y posibles situaciones. Define una periodicidad para los simulacros con estrategias que garanticen la mayor participación posible de las personas, entre más practiquen más interiorizaran los parámetros establecidos, cuando la situación surja en realidad será un poco más sencillo enfrentarlo.
Reacción y conducta de las personas ante situaciones de emergencia: sentimientos de miedo, impotencia, ansiedad, pánico, fobia, bloqueo. Lo anterior no permite que se actúe de manera adecuada. Sin embargo, las personas son capaces de analizar sus reacciones y poco a poco controlarlas de una mejor manera. Fomentar la participación del personal de manera activa y frecuente en simulacros de emergencia, puede ayudar a mitigar este riesgo de reacción en las personas.
Planes obsoletos por cambio en la normatividad y directrices legales. La identificación de requisitos legales ayuda a la prevención de situaciones de riesgo.
Acciones no concretas ni responsabilidades definidas para las etapas principales de atención de emergencias: Alerta, alarma, intervención, apoyo a los servicios de ayuda exterior. Recuerda define acciones prácticas, realistas, procedimientos sencillos, funcionales y al alcance de todos.

En este artículo te contaremos cual es la importancia, evolución y exigencias del plan de emergencias.

C. AL ACTUAR:

Revisa periódicamente los procedimientos y Planes de Emergencia, los riesgos de no hacerlo pueden ser:

Información desactualizada, las acciones planteadas no mitigarán la emergencia.
Las medidas definidas no se toman de manera adecuada ni en el momento oportuno: este punto puede tener relación con la falta de definición de la estructura organizacional, roles y responsabilidades ante la emergencia.

Imposibilidad de contactar al personal clave o a los servicios de emergencias: la información de contacto está desactualizada, las personas no conocen la posición del personal encargado de atender la emergencia ni su rol u obligación ante el evento.

Cometer los mismos errores en cada situación: mitiga el riesgo identificando y reconstruyendo con los participantes de la emergencia, lecciones aprendidas que luego deben tomarse como acciones a estandarizar dentro de los parámetros definidos en los Procedimientos y Planes establecidos.

La normatividad vigente, te pide que determines e implementes Planes de Emergencia, sin embargo, ante los riesgos anteriormente expuestos, el entregable no es solo el documento en sí, sino una serie de estrategias que aseguren que: el Plan se conoce, se entiende, puede implementarse y ayuda a la mitigación del impacto por la situación presentada.

La principal motivación en la determinación y ejecución adecuada de los Planes de acción, debe ser la preservación de la vida ante cualquier emergencia, no es solo la persona afectada en la emergencia lo que está en juego, es su familia y el impacto que traería a la sociedad su falta.

Si somos conscientes del rol y el papel que tenemos tan importante por evitar que vidas se pierdan y familias se afecten, entenderemos la enorme responsabilidad de tener Sistemas de Gestión bien planificados desde lo general hacia lo particular, no es un documento más, es una muerte menos, una familia más unida, una sociedad prospera y en paz, un país en constante desarrollo, un mundo mejor para todos. Lo que hacemos impacta, hagamos que impacte de manera positiva y trascendente

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