MANUAL PLANES OPERATIVOS

MANUAL PLANES OPERATIVOS

La planificación de emergencias implica tanto una visión estratégica a largo plazo como una ejecución táctica en el momento de la crisis. Los planes operativos son la concreción de esa estrategia, transformando objetivos generales en acciones específicas y medibles. Al desarrollar planes operativos detallados, las organizaciones pueden garantizar una respuesta eficiente y coordinada ante cualquier evento adverso.

En este manual te mostraremos como puedes hacer estos planes eficientemente:

1. PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN SEGÚN NIVELES DE EMERGENCIA

Cuando ocurra una emergencia en las instalaciones, La empresa será la responsable de activar y dirigir el Plan. Se solicitará apoyo logístico y operativo para el control de la emergencia a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, COMPETIDORES Y ESTADO.

El coordinador de la emergencia debe mantener un listado actualizado con los números telefónicos, puntos de contacto y direcciones de los servicios de emergencia y puestos de control de la empresa.

La persona que se encuentra en o descubra la Emergencia debe notificar o dar aviso haciendo uso de su equipo de comunicación o medio a su alcance.

• El jefe de la brigada, debe presentar un informe preliminar con la siguiente información:
• Fecha del evento.
• Localización.
• Tipo de evento.
• Personal, equipo o unidad afectada.
• Descripción breve y concisa del evento e indicación general de la severidad.

La población permanente dentro de la organización es de xxx personas. La población flotante esta alrededor de xx a xx personas por día, teniendo mayor flujo entre las xx-xx am y las xx-xx pm.

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PLAN OPERATIVO

a. Procedimiento ante emergencias

• Propósito

Actuar oportuna, eficientemente y con tranquilidad frente a la ocurrencia de una emergencia, con el fin principal de minimizar el impacto que esta puede provocar en las personas, bienes y el ambiente.

b.  Emergencia

Se entenderá por emergencia todo incidente que produzca un estado de alteración total o parcial de las actividades normales que se desarrollan, la cual puede tener consecuencias negativas a la vida, medio ambiente, propiedad, instalaciones y procesos.

c. Cómo se activa el plan de emergencia

• Cuando se sospeche o descubra una emergencia en el lugar en que se encuentra.
• Cuando se presente bastante humo.
• Cuando sospeche o detecte escape de líquidos, humos o vapores peligrosos dentro del área.
• Al recibir amenazas o sospechar la colocación de explosivos dentro de las instalaciones o áreas de trabajo de LA EMPRESA o inmediaciones.
• Cuando la parte estructural de las instalaciones presente fallas que puedan ocasionar colapso de las mismas parcial o totalmente.
• Cuando hayan inundaciones.

d. Reporte y evaluación de Emergencias y/o Contingencia. 

Luego de presentarse una contingencia o emergencia en las operaciones de la empresa, la persona que lidera la operación, el jefe de la brigada deberá reportar la emergencia,  se revisará que tipo de evento se  presentó, se reportará si fue conato de incendio, sismo, terremoto, atentado terrorista, secuestro, inundación, epidemia, derrames, etc., luego se reportará que grupo de apoyo se utilizó, la descripción de la contingencia el tiempo de reacción, el plan de acción que tomo la compañía, la evaluación de la contingencia y comentarios y recomendaciones para el mejoramiento del plan de acción.

 e.. Prácticas y Simulacros

Para garantizar la comprensión y funcionamiento de este plan de emergencias, así como para detectar posibles fallas en el mismo deberá enseñarse y practicarse periódicamente, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Las prácticas se deben enfocar hacia los siguientes aspectos:
• Reconocimiento de la señal de alarma por parte del personal.
• Utilización de las rutas de evacuación establecidas.
• Ubicación del punto de reunión establecido.
• Control de la emergencia presentada.
• Identificación, valoración y traslado de heridos.

f. Frecuencia 

La frecuencia con que realicen las prácticas se establece teniendo en cuenta:

• Cada área debe efectuar una práctica independiente una vez al año.
• Debe realizarse un simulacro general de las instalaciones, una (1) vez al año y con la participación de los grupos externos (si es posible) cada 3 años.
• Toda persona que se vincule a la empresa deberá ser instruido y entrenado en los procedimientos de evacuación.

g.. Consideraciones de Seguridad

Debido a que los simulacros de evacuación requieren la participación de todos los trabajadores en su realización se deben tomar todas las precauciones que se consideren necesarias, como:

• Establecer vigilancia en los sitios estratégicos dentro y fuera de las instalaciones.
• Dar aviso previo a las edificaciones y sitios vecinos a las instalaciones.
• Proveer ayudas a las personas con algún tipo de impedimento.

Evaluación el simulacro: Todos los simulacros y sus resultados deben quedar consignados en un documento que permita realizar una revisión de los sucesos y toma decisiones y acciones de mejora con base en los resultados obtenidos. Para ello se utilizara el formato “Evaluación Simulacro”.

MEDEVAC

El plan de respuesta médica es un sistema escalonado que activara diferentes niveles de respuesta y responsabilidad, dependiendo de la naturaleza y severidad de la emergencia médica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOS (PON´S).

Los PON’s son la base para la realización de tareas específicas y determinantes durante la Emergencia. Están orientados por actividades operativas específicas en Emergencia y define el objetivo particular de cada uno de quienes participan y los responsables de su ejecución.

PLAN DE AYUDA MUTUA

Se entiende la ayuda mutua como la colaboración entre organizaciones de un mismo sector geográfico, con el objeto de prestarse ayuda técnica y humana en la eventualidad de una emergencia que sobrepase o amenace hacerlo, las posibilidades propias de protección.

Las ventajas del plan están dadas por la mayor disponibilidad de recursos y menor inversión e inventario de equipos. Se recomienda solamente aplicarlos cuando existan grandes amenazas y riesgos progresivos o similares. Así mismo, cuando exista incapacidad técnica o imposibilidad de una rápida respuesta del cuerpo oficial de bomberos. No debe apelarse a esta alternativa si se busca la economía de recursos del plan de emergencia, porque no siempre se tendrá disponible el apoyo o los recursos del buen vecino. Por esto, el plan de ayuda mutua se realizará una vez la empresa esté debidamente preparada para las emergencias y desee aumentar la capacidad de respuesta oportuna a las mismas.

Los vínculos institucionales permiten también un rápido enlace en los momentos de emergencia. En este sentido, vale la pena identificar los recursos de salud y de socorros públicos y privados que se encuentren en las inmediaciones, con el fin de contactarlos y lograr su cooperación oportuna en casos de emergencia.

Los desastres por lo general acentúan el sentido de solidaridad del individuo y las organizaciones, no obstante presentarse también algunas manifestaciones en contra de la normalidad social. Por ello es conveniente para la empresa contar con una adecuada aceptación y del reconocimiento de la comunidad local, al igual que de los cuerpos de socorro existentes en su zona de asentamiento, los cuales en eventos de emergencia pueden apoyar a la empresa y sus trabajadores en las acciones de mitigación y control de la misma.

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OPERACIÓN AYUDA EXTERNA

La Ayuda externa, entra en funcionamiento cuando se presenta una emergencia y se requiera apoyo externo. Su efectividad dependerá de los acuerdos establecidos con anterioridad.

A continuación se presenta el esquema de relaciones definido para el plan en lo que se refiere al apoyo externo:

^[1]

Activación del Plan de Ayuda Externa.

La activación del plan de ayuda externa se hace mediante comunicación de alerta, emitida por el director del plan, cuando a su criterio pueda llegar a necesitarse por limitación en los recursos propios existentes y según los acuerdos pactados con los clientes, competidores, etc. Para ello:

• Hará notificación al Contacto (funcionario responsable) del cliente, proveedor o competencia, mediante comunicación telefónica, y le manifestara la posibilidad de requerir ayuda y el tipo de emergencia presentado.
• Solicita a los funcionarios del cliente, proveedor o competencia, poner en alerta sus recursos internos, haciendo los contactos necesarios para preparar una rápida respuesta en caso de ser solicitada de acuerdo a los requerimientos de ayuda pactados o disponibles. Las actividades operacionales serán cubiertas por el coordinador del plan, quien se asegurara de la disponibilidad de los recursos en el sitio mediante permanente comunicación con el director en escena.

SOLICITUD DE RECURSOS

En caso de que el director requiera recursos específicos para el control de la emergencia, debe:

• Determinar el tipo y la cantidad de recursos requeridos.
• Solicitar a los responsables de los recursos su disponibilidad, previa verificación de su existencia y de acuerdo a lo convenido o voluntad de la institución de apoyo.
• Asegurarse de informar al director en escena de la disponibilidad y/o limitaciones del apoyo y su tiempo de respuesta hasta el sitio de la emergencia.

INFORME DE ACCIONES REALIZADAS Y RECURSOS UTILIZADOS

Una vez logrado el control de la emergencia, se debe elaborar por parte del director en escena:

• Un informe sobre la cantidad y características de los recursos de ayuda externa utilizados, que contenga como mínimo:

1. Tipo/estado y cantidad de equipos recibidos/devueltos de/a cada apoyo
2. Tipo/estado y cantidad de insumos recibidos/devueltos de/a cada apoyo
3. Personal participante en la operación
4. Daños /perdida /de equipos prestados
5. Valor estimado de insumos utilizados en préstamo
6. Valor de los daños sufridos en equipos prestados
7. Compromiso de tiempo de devolución de equipos e insumos.

• Un acta de entrega de equipos e insumos a cada de los que los prestaron, incluyendo tipo, cantidad, estado, daños sufridos y fecha de compromiso para su restitución.
• Un acta de entrega de equipos e insumos a cada una de las entidades de orden nacional, regional o municipal del estado u organizaciones que los prestaron, incluyendo tipo, cantidad, estado, daños sufridos y fecha de compromiso para su restitución de ser preciso o convenido con ellas.
• Un informe de evaluación de daños ocasionados junto con sus costos relacionados.
• Un informe con la descripción de los hechos ocurridos y la descripción de la actuación propia de quienes intervinieron en las operaciones.
• Un informe para las compañías de seguros y clientes con la información pertinente según el propósito del mensaje.
• Finalmente, un informe de análisis y reporte de accidente con las acciones correctivas y de prevenciones necesarias y su cronograma de realización y seguimiento.

2. PLAN INFORMÁTICO

a. LISTADO DE NOTIFICACIÓN INICIAL

La persona que se encuentra en o descubre la emergencia debe informar al jefe de la brigada,  tan pronto sea posible por el medio más expedito disponible. Al hacerlo debe asegurarse de informar sobre:

1. Su nombre.
2. Lugar exacto de la emergencia.
3. Tipo de emergencia
4. Si hay lesionados (cuántos, su estado aparente, si hay personas expuestas a peligros)
5. Si existe posibilidad de daño ambiental y cuál cree que puede ser su desarrollo: Indicando características Mantener los canales de comunicación tan libres como sea posible.

b. MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN PLAN DE EMERGENCIAS

En el siguiente mecanismo se actualizará y se tendrá disponibilidad de la información de:

• Entidades de Apoyo y socorro: La Recepcionista actualizará cada mes los números telefónicos, direcciones y responsables de dichas entidades. Esta información será publicada y colocada cerca de cada línea Telefónica.
• Miembros de brigadas y funcionarios de la empresa: Para mantener actualizada y disponible esta información se solicitará que cada mes, el encargado SSTA solicite con lista en mano a cada miembro la actualización o modificación de direcciones o No telefónicos.

• Mapas, Planos y Dibujos de las instalaciones: Para mantener actualizada y disponible esta información se solicitará que cada vez que se realice algún cambio se reporte al encargado SSTA para que haga el ajuste necesario, no obstante cada año se revisara y se actualizara esta información.
• Tipo y Ubicación de Equipos para atención de Emergencias: Para mantener actualizada y disponible esta información se solicitará que cada mes el encargado SSTA actualice dicha información con una periodicidad de cada año.

c. LISTADO DE CONTACTOS Y PLAN DE AYUDA EXTERNA.

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d. AUTORIDADES Y ENTIDADES DE APOYO

En caso de presentarse una de las emergencias previstas en este plan, cuando sea necesario, de acuerdo con la situación, se solicitará la ayuda de organizaciones externas, así:

• CUERPO DE BOMBEROS

Se solicitará su apoyo para:

1. Desarrollar labores tendientes al Control y extinción de incendios.
2. Realizar labores de rescate de víctimas.
3. Colaborar en las acciones de salvamento de bienes.
4. Elaborar el reporte oficial del siniestro.

• CRUZ ROJA

Se solicitará el apoyo de este organismo para:

1. Realizar rescate de personas atrapadas.
2. Atención de víctimas en el sitio.
3. Transporte de víctimas a centros de atención.
4. Atención de afectados.
5. Evacuación de áreas aledañas.

• POLICÍA Y/O EJERCITO

Se solicitará su apoyo en caso de siniestros accidentales, como:

1. Control de accesos al lugar del siniestro.
2. Vigilancia y Control de las vías aledañas.
3. Desactivación de artefactos explosivos.
4. Control de orden público.
5. Control de acciones de saqueo.

• DEFENSA CIVIL

Se solicitará su colaboración para:

1. Rescate de personas.
2. Salvamento de bienes.
3. Transporte de materiales y equipos.
4. Comunicaciones.
5. Evacuación de áreas aledañas.

• EMPRESAS DE SERVICIOS

La actividad de estos grupos de operación externa está encaminada a la preservación y restablecimiento de la operatividad de los sistemas y servicios básicos.

• OTRAS ORGANIZACIONES Y ORGANIZACIONES DEL ESTADO

En algunos casos puede llegar a ser necesaria la intervención durante la emergencia de otras organizaciones, particularmente la de los proveedores y contratistas de ciertos equipos que puedan requerir atención especializada. Así mismo, puede requerirse la participación de agencias gubernamentales o autoridades del orden nacional, regional o local, quienes actuarán según su jurisdicción establecida por la ley.

[1] CREPADS: Comité regional para la prevención y atención de emergencias y desastres.

CLOPADS: Comité local de prevención y atención de desastres

Lee: Estos son los pasos seguir en caso de presentarse una eventualidad que implique un rescate en alturas.

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