LECCIONES APRENDIDAS – PLAN DE EMERGENCIA
LECCIONES APRENDIDAS – PLAN DE EMERGENCIA
Iniciaré preguntándote lo siguiente ¿Has tenido alguna emergencia? La respuesta parece obvia, ¡Todos hemos tenido alguna emergencia! Y ahora mi siguiente pregunta es ¿Y qué has hecho? También parece obvio y podrás decirme, ¡Pues afrontarla! ¿Si? Y ¿Cómo? Y aquí las respuestas ya no son tan obvias y si te preguntara por ejemplo ¿Qué aprendiste de estas emergencias? Sin lugar a dudas, sé que la respuesta se vuelve más difícil.
A lo largo de diferentes artículos hemos hablado que el objetivo en toda acción de mejora que se emprenda dentro de una Organización, debe estar enfocada en la prevención, y no podía ser la excepción como lección aprendida de un Plan de Emergencia. Todos nuestros esfuerzos en la definición, documentación, implementación y revisión de dicho plan deben buscar Cero daños y cero pérdidas! Y esto se traduce en ser preventivos, es decir en aprender a anticiparnos a los hechos y en los casos en los que éstos hechos son inevitables, estar preparados para actuar.
Significa que tener un Plan de Emergencia no elimina la probabilidad de que las emergencias se presenten porque como ya hemos visto, éstas son imprevistas, sin embargo, si nos permite prepararnos para enfrentarlas, atenderlas y sobreponernos a ellas sin consecuencias invaluables. Por esta razón, plantear un Plan enfocado en la prevención real, es nuestra primera lección. Al decir real me refiero a contemplar todos los aspectos de la Organización, que están basados en una información mínima requerida para el Plan y que pueden ser tomados de un soporte documental. Para ser más clara, ¡evita copiar y pegar! Esto no solo pone en riesgo la documentación del Plan sino la vida de las personas y a la Organización, se aleja de la prevención real y por supuesto está destinado a fracasar y considero al igual que Tu, porque estoy segura que también lo piensas, cuando se habla de vidas humanas, no se puede fracasar en el intento por salvarlas.
Ahora bien, si el enfoque es el adecuado y ya se ha documentado el Plan, es necesario divulgarlo para posteriormente, ponerlo en práctica. Y nuestra segunda lección está relacionada con algunos puntos que se deben tener en cuenta para ésta divulgación. Debe ir más allá de una capacitación y un simulacro, la experiencia nos ha llevado a concluir que cuando las cosas se hacen por cumplir y en el desarrollo de las actividades intervienen tantos actores, esto no permite cumplir los objetivos. Así que como en otros momentos, mi invitación para ti como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema, es a esforzarte por hacer de los procesos de formación y puesta en marcha de los Planes y de todo en general; un proceso de formación comportamental y actitudinal, no solo académico. Si modificas la actitud y el comportamiento de la Organización frente a las emergencias, además de generar una cultura de prevención, lograrás una Organización con comportamientos planificados y organizados, es decir seguros y de ésta manera resulta más sencillo disminuir las consecuencias de las emergencias. Es fundamental incluir dentro del proceso de formación, la “asignación de roles” en la atención de las emergencias y esto refiere a definir TODOS! Los actores en una emergencia, que éstos sean reconocidos por la Organización y las personas y adicionalmente, que cada persona tenga claridad sobre su rol y las funciones del mismo frente a una emergencia. Es decir que como tercera lección, fija tu atención en garantizar que cada una de las personas de la Organización conozca su rol y reconozca el de sus compañeros.
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Dentro de ese conocimiento del rol, está el liderazgo, que siempre ha sido importante y aunque lo que se ha dicho, es que se deben elegir personas con ciertas habilidades para dirigir ésta actividades; desde mi punto de vista, es necesario desarrollar el liderazgo en todas las personas, lo que cambia es el rol y sus funciones; pero cuando tengo líderes, tengo autogestión, autoprotección y sentido de pertenencia. Tres habilidades fundamentales en la atención de emergencias.
Luego de esta exhaustiva y profunda formación, es importante poner en práctica el Plan por medio de simulacros, la realización de estos simulacros se puede llevar a cabo de diferentes maneras y la metodología que utilices será acorde con la Organización y la experiencia en la atención de emergencias. La cuarta lección es que dentro de la metodología que se defina para los simulacros, la frecuencia al iniciar debe ser muy corta y el tipo de emergencia debe ir rotando para cambiar en cada simulacro. Te preguntarás ¿por qué una frecuencia corta? Dentro del cambio comportamental y actitudinal del que hablamos en párrafos anteriores, se encuentra la generación de hábitos y de comportamientos seguros, indudablemente esto se logra, con la repetición constante de la tarea, el reconocimiento de las emociones y de las habilidades que se identifican dentro del ejercicio y del análisis de los resultados obtenidos en el mismo. La teoría dice que para generar un hábito, éste se debe repetir 21 veces; por lo tanto, como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema debes establecer la forma en la que un número inferior de simulacros, generarán el impacto de 21, así empezarás a cambiar la Cultura Organizacional. Permíteme que me anticipe a decirte que la forma no será repitiendo los mismos conceptos de la misma manera “aburrida” y sin trascendencia, aquí debes “echar mano” a tu creatividad, conocimiento, experiencia y por supuesto, imaginación. Con toda mi seguridad y mi experiencia puedo decirte que si haces lo mismo ésta sería una fatal predicción de lo que sucederá con tu Plan de Emergencia y el cambio comportamental y actitudinal que tanto buscas. Recuerda ¡Si quieres resultados diferentes, haz cosas diferentes!.
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En cuanto a la rotación de tipo de emergencias, me refiero a cambiar el motivo de la misma. Si inicias los procesos de formación con una emergencia que tiene de todo, el análisis de los resultados, la toma de acciones y el direccionamiento de las personas, se convertirá en algo demasiado complejo y difícil de manejar e intervenir. Así que comienza paso a paso y abarca tema por tema, esto no solo será útil para ti como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema sino para todas las personas y la Organización misma.
Como quinta lección, está el análisis posterior a cada uno de los simulacros, por favor lee nuevamente, ¡A CADA UNO DE LOS SIMULACROS! Aquí el motivo, la duración, la frecuencia, el alcance o los resultados no influyen en su nivel de importancia, porque todos son iguales de valiosos para el análisis y la toma de acciones. Por ésta razón, ésta lección está relacionada con la definición de metodologías que permitan medir, evaluar y aprender de estos ejercicios y verlos como una inversión quizá, a largo plazo para la protección de las personas y de la Organización. Cuando menciono medir, evaluar y aprender me refiero a que cada simulacro debe tener unos objetivos que sean medibles y con unas metas establecidas, con el fin de obtener resultados cuantitativos y a través de un análisis de causas establecer el nivel de cumplimiento y las acciones a tomar para “mejorar” los resultados. En éste análisis no todo será numérico pero lo que es innegociable, es que todo tenga una acción encaminada a la evolución y enfocada en el objetivo general, el cambio cultural.
La tecnología es parte de la evolución del mundo, por lo tanto en este caso, no lo pierdas de vista, puede ofrecerte alternativas interesantes para la atención de emergencias, esta es la sexta lección.
Una séptima lección, es realizar un seguimiento asertivo, donde se revise la mejora del plan, teniendo en cuenta no sólo el resultado sino el avance registrado a través de cada uno de los ejercicios, porque esto también mantiene la motivación del equipo, y mantener la motivación en la ejecución del plan, dan un valor “invaluable” al resultado de la implementación, de la mejora, de la evolución y del cambio comportamental y actitudinal.
Finalmente, después de realizar cada uno de los pasos descritos anteriormente, es muy importante y diferenciador, comunicar a todos los miembros de la Organización, los resultados obtenidos porque de ésta manera se genera compromiso y sentido de pertenencia que se reflejará en un Sistema de Gestión sólido, real, dinámico y exitoso.
Estoy segura que a través de adquirir experiencia, las lecciones que aprenderás serán innumerables, muy valiosas pero no olvides que todo lo que hagas debes documentarlo y guardar ésta información porque son parte del proceso que se ha realizado y serán como un “diario” que te permitirá acceder una y otra vez a la información. Esta es nuestra última lección.
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ENLACES DE INTERÉS
Conoce los principales riesgos en la elaboración del plan de emergencias.
En este artículo te contaremos cual es la importancia, evolución y exigencias del plan de emergencias.
Estos son algunos de los problemas en la implementación del plan de emergencias y
análisis de vulnerabilidad.
Descubre la claves de éxito para la elaboración de planes de emergencia.
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