GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS
¿Cuál es el objetivo de esta guía para la implementación del plan de emergencias?
Durante el desarrollo de las operaciones normales de las organizaciones y personas, se pueden presentar situaciones que alteran el normal desarrollo de las actividades, ponen en riesgo la vida de las personas, afectan la infraestructura, la imagen, la economía, el medio ambiente y generan caos incluso en las personas del entorno que no han sido afectadas. Estas situaciones comúnmente las llamamos EMERGENCIAS.
El Plan de Emergencias, permite conocer los diferentes tipos de riesgo que eventualmente le originarían una emergencia a la empresa, calificar su impacto y por tanto, poder desarrollar actividades encaminadas a eliminar o controlar el riesgo y adicionalmente establecer la forma de actuar en caso de que el riesgo se materialice.
Esta guía proporciona las herramientas y conocimientos necesarios para que cualquier organización elabore un plan de emergencias eficaz y personalizado, además te brindaremos información valiosa a tener en cuenta en el momento de diseñar tu plan como:
- Contenido de botiquines
- Características de la señalización.
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Veamos algunos conceptos importantes relacionados con emergencias
- Análisis del Riesgo: Calcula la probabilidad de ocurrencia y el impacto del mismo y lo califica.
- Evaluación del Riesgo: Determina prioridades en gestión para tratarlo.
- Factibilidad: Analiza factores Internos y Externos propicien el riesgo.
- Frecuencia: Número de Ocasiones que se ha generado en un periodo.
- Impacto: Grado de consecuencias para la empresa.
- Matriz de Riesgo: Instrumento que permite visualizar los estados del riesgo con el fin de tomar decisiones.
- Probabilidad: Frecuencia en la que se podría presentar un evento.
- Riesgo: Oportunidad que suceda algo que afecte a la empresa, objetivos y/o procesos.
- Tratamiento del Riesgo: Opciones apropiadas para Ocuparse del riesgo.
Pasos para la implementación de tu plan de emergencias
Veamos cada uno de los pasos
1. Establecer generalidades
Dentro de las generalidades del plan de emergencia es imperioso dejar claro el por qué de su desarrollo, los objetivos que se pretenden conseguir y que por supuesto deberemos medir para determinar si dicho plan si es eficaz; no debe tratarse de simples palabras, es importante que se concientice a todas las partes interesadas de la organización en la importancia de conocer, practicas y prepararse para las emergencias a través de este documento.
2. Descripción de la empresa y su entorno
En esta etapa del proceso se realiza un levantamiento de información sobre los siguientes puntos:
- Infraestructura con que cuenta la organización: edificaciones, distribución de las instalaciones, condiciones de la misma. En este análisis debe incluirse redes eléctricas, hidráulicas, escaleras, zonas de parqueo
- Estructura organizacional (cargos, cantidad de personal)
- Actividades desarrolladas, procesos, revisando la secuencia de los mismos. Conviene levantar un mapa de procesos
- Maquinaria y equipo: estado de mantenimiento, conexiones, funcionamiento; existencia equipos de emergencia.
- Distribución del personal: turnos, zonas de trabajo, visitantes, contratistas. Se requiere realizar un análisis de este personal que permita identificar condiciones claves para el control de una emergencia como: edad, limitaciones físicas, enfermedades, entre otros
- Levantamiento de planos por piso donde se observe la distribución, entradas y salidas principales y alternas
- Descripción del entorno para determinar amenazas externas (georreferenciación), aquí se tiene en cuenta las vías cercanas, características de la zona (residencial, comercial, etc); establecimientos de alta densidad poblacional aledaños como colegios, hospitales, iglesias, etc.
3. Análisis de vulnerabilidad – Valoración del Riesgo
En este paso se realiza una identificación de riesgos (qué tipo de emergencias puedo tener?) y una valoración de los mismos, teniendo en cuenta la probabilidad que estos se materialicen y el grado de consecuencias que puede llegarse a generar.
Existen diversas metodologías para calificar el riesgo, la más usada en la definición de planes de emergencias en la de colores.
Los pasos a seguir para analizar la vulnerabilidad son:
- Identificación de amenazas
- Estimativo de probabilidades
- Definición de la severidad de las consecuencias.
- Cálculo del riesgo
- Priorización de escenarios
Dentro de las principales Amenazas a evaluar se encuentran:
a. Naturales
- Vendavales
- Inundaciones
- Sismos
- Tormentas eléctricas
b. Tecnológicas
- Incendios
- Explosiones
- Derrames de combustibles
- Fallas eléctricas
- Fallas estructurales
c. Sociales
- Atentados
- Vandalismo
- Terrorismo
d. Ambientales
- Derrames
- Vertimientos
- Emisiones sustancias tóxicas
4. Estructura Organizacional del Plan
Para actuar adecuadamente ante una emergencia, un aspecto fundamental es organizarse internamente, definir funciones y responsabilidades para que de forma coordinada se sepa como responder ante una emergencia.
El esquema anterior muestra una estructura organizacional adecuada a implementar, de forma tal que se cuente con personal capacitado para la atención de emergencias, sin embargo no es estricta; cada empresa definirá su organigrama y funciones de acuerdo con el personal con que cuente.
Como puede observarse el eje central de la estructura son las BRIGADAS DE EMERGENCIA. Esto no quiere decir sin embargo, que sean los únicos responsables.
Dentro del proceso de organización, es clave que se involucre a todos los funcionarios de la empresa, dejando claramente definidas las responsabilidades y funciones que cada uno de ellos deben cumplir.
Es importante tener en cuenta, que aquellas personas que sean nombradas como directores o brigadistas cuenten con toda la formación necesaria para saber responder en caso de llegarse a presentar una Emergencia y que su reacción sea adecuada.
Conoce las generalidades de la norma ISO 14001:2015 Sistema de gestión ambiental.
5. Planes de acción
Teniendo clara la estructura organizacional, funciones y responsabilidades, iniciamos con el establecimiento de los procedimientos a seguir en caso de presentarse una emergencia, indicando:
- Como se activa el plan de emergencias en el momento de detectarla
- La necesidad de establecimiento de simulacros
- Definición del MEDEVAC (plan de respuesta médica para evaluación)
- Establecimiento de los procedimiento operativos normalizados (PON’S), que consisten en la definición de la base de actividades y tareas específicas a realizar en la emergencia.
- Plan de ayuda externa, para determinar como se articula el apoyo en la atención de la emergencia con las otras entidades del entorno, las gubernamentales como policía, bomberos y de ayuda humanitaria como la cruz roja.
6. Planes de Contingencia
Estos planes establecen actividades y metodologías específicas para atender cada amenaza detectada en la organización, algunas de ellas son:
- Faltas de Energía
- Robo
- Incendio
La base para determinar que planes definir nos lo brinda el análisis de vulnerabilidad desarrollado por la organización.
Lee: Estos son los pasos seguir en caso de presentarse una eventualidad que implique un rescate en alturas.
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