GENERALIDADES PROCESO GESTIÓN INTEGRAL

GENERALIDADES PROCESO GESTIÓN INTEGRAL

0. GENERALIDADES DEL PROCESO

Cuando se habla de Sistemas de Gestión, se hace referencia al conjunto de actividades interrelacionadas (gestión por procesos), que por medio de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales (políticas y directrices), y de operación de cualquier organización, con el fin de alcanzar los objetivos enmarcados en estándares definidos dentro de la misma y de acuerdo a las características de sus operaciones.

En la actualidad contamos con una variedad de estándares definidos que llegan a formar parte de un sistema de gestión, entre los cuales están:

Integrar dos o más sistemas de gestión es una forma de enfocar las actividades de una organización para controlar integralmente y de forma efectiva, las variables claves de esta, colocando como objetivo máximo el logro de una política integrada de gestión, asegurando así la competitividad que permita responder a las exigencias de nuestros grupos de interés.

1. OBJETIVO DEL PROCESO

Al momento de implementar un sistema de gestión integral, se deben definir objetivos medibles y alcanzables que permitan dar cubrimiento a lo que se pretende lograr. Por esto, es importante considerar los siguientes puntos al momento de definir estos objetivos:

De igual manera, al definir los objetivos se deben abarcar tocas las finalidades de los sistemas que se van a integrar, ya que algunos tienen objetivos y finalidades comunes, y otros dan respuestas a un solo sistema de gestión.

2. ALCANCE

Un Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos definidos por una organización, que va desde los detalles de su configuración y operación, la descripción e interacción de todos los procesos y documentos establecidos para demostrar su utilidad, eficacia, eficiencia y efectividad a partir del principio de mejoramiento continuo.

Es por eso que toda organización debe establecer los límites y la aplicación que van a tener los sistemas de gestión que se van a integrar a la hora de poder establecer su alcance.

Cuando se va a determinar un alcance, la empresa u organización deberá considerar lo siguiente:

• Todas las cuestiones externas e internas que afectan o puedan llegar a afectar los procesos de la organización: como clientes, proveedores, competencia, entre otros, es decir todo su contexto externo e interno.
• Todas las obligaciones de cumplimiento determinadas una vez se conozca la legislación aplicable, las obligaciones no solo legales, sino también contractuales, las expectativas de los grupos de interés y las partes interesadas, la normatividad actual y la que este en proceso de aprobación y que puede afectar a la organización.
• Las unidades, funciones y límites de la empresa
• Las actividades, productos y servicios que ofrece la organización
• La autoridad y la capacidad de ejercer control e influencia en el ambiente donde se desarrolla la empresa y en el mercado local, nacional y/o internacional.

Es importante que al momento de definir el alcance de un sistema de gestión, se establezca en concordancia con los objetivos que se establecidos para el mismo. Se deben considerar todos y cada uno de los requisitos que estén dentro de cada una de las normas internacionales de los sistemas de gestión, para asegurar un alcance integral que abarque todas estas características y requisitos.

3. FACTORES CLAVES DE ÉXITO

En las organizaciones, el sistema de gestión es una herramienta que permite alcanzar logros organizacionales. Las medidas que se adoptan, con la implementación de sistemas integrados de gestión, deben ser accesibles y fáciles de entender, ya que pueden convertirse en un obstáculo que vaya en contra de la cultura organizacional o de las prácticas laborales diarias.

Los sistemas integrados de gestión, utilizan diversos lenguajes y metodologías, pero se basan en elementos comunes:

• La gestión de los procesos y el control de los mismos, que aseguran la obtención de resultados y el cumplimiento de los requisitos.
• La planificación y la verificación: todos los sistemas integrados, pretenden establecer objetivos, definen procesos requeridos para lograr esos objetivos y establecen mecanismos de control para la verificación del cumplimiento de tales objetivos.
• La gestión del riesgo: en todos los sistemas de gestión, identificar los riesgos, las amenazas y las oportunidades permite reducir los efectos negativos sobre la productividad, y aumentar los beneficios potenciales que ofrece la organización.

Existen muchos factores que determinan el éxito de la implementación de un sistema integrado de gestión, los cuales se tienen que trabajar de manera especial, ya que la secuencia establecida en la implementación de un sistema de gestión debe ser prioridad para la alta dirección de una organización.

Entre los principales factores que se debería considerar podemos mencionar:

• Se debe trabajar en el cambio de la mentalidad del personal, ya que se constituye como el pilar, sin la cual no es posible desarrollar de manera óptima la implementación del sistema; es primordial establecer mecanismos que permitan promover una actitud por parte de los integrantes de la organización que asegure que el proceso en cuestión sea auto sostenible en el futuro.
• También se requiere el compromiso por parte de la alta dirección y la gerencia, quienes deben estar convencidos de los cambios que se deben realizar para cumplir con los objetivos que implica la implementación de un sistema de gestión.
• Romper paradigmas dentro de la organización, evitando la tendencia a identificar únicamente como responsables del sistema de gestión, a la gerencia o al área que se encarga de calidad, o de la seguridad industrial o en su defecto del cuidado del ambiente. Esta consigna debe ser desechada y crearse una nueva mentalidad en los trabajadores, en donde se busque que todos los se involucren en su desarrollo.
• Dar la suficiente importancia a los temas de capacitación del personal. Se considera fundamental que ciertas nociones, conocimientos, técnicas y destrezas se hagan llegar al personal, de manera que puedan intervenir directamente en el desarrollo óptimo del sistema a implementar.
• Promover la participación activa del personal en temas directos del desarrollo del sistema.
• Todas las partes del sistema a implementar deben estar interconectadas y por lo tanto no puede haber elementos tratados de una manera aislada.
• Hacer uso de todas las herramientas disponibles para verificar que el sistema funciona de acuerdo a lo establecido, para lo cual se puede ejecutar auditorias e inspecciones, que revisen el detallado cumplimiento de todo lo que está escrito y documentado en el Sistema de Gestión. Se debe descartar lo que se considera inalcanzable, es decir lo que no puede cumplirse se debe desechar y no debe forma parte del sistema.

4. IMPORTANCIA DEL PROCESO

Los sistemas de gestión constan de una primera etapa que consiste en la formulación de la idea central: ¿qué queremos logar? Una vez definido el objetivo se pasa a la etapa de planificación de actividades: ¿cómo lo voy a logar?, en donde se establece la estrategia. La tercera etapa es la de implementación o de gestión, es decir las decisiones y acciones que se toman para llegar a los propósitos, netamente instrumental y finaliza con la de control, cuya finalidad es la detección de errores.

Un eficiente sistema de control de gestión se alimenta de información y se constituye en un poderoso factor de retroalimentación para lograr mejoras en los procesos de toma de decisiones, por lo que se transforma en un verdadero círculo virtuoso para cualquier organización. Es por eso que se encuentran algunas ventajas muy positivas para toda organización al momento de implementar un Sistema de Gestión Integral, entre las cuales podemos encontrar:

• Los estándares de gestión tienen fundamentos comunes: orientación a la satisfacción de las partes involucradas, innovación y mejora continua y un enfoque basado en procesos.
• Los Sistemas Integrados de Gestión ayudan a las organizaciones a una mejora permanente de la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
• Se facilitan los procesos de evaluación y auditoria.
• Se produce una unificación en las metodologías de comunicación, formación y control de las empresas.
• Favorece una reducción en el tiempo de realización de las auditorias, en los costos de certificación y en el de mantenimiento de los sistemas.
• Se establecen sinergias entre los diferentes sistemas de gestión.
• Aceptación generalizada por parte del público objetivo por mejoras en la gestión y reducciones de tiempo.
• Alineación de los sistemas con la estrategia empresarial (objetivos, toma de decisiones, cumplimiento de requisitos legales, mayor implicación del personal, optimización de recursos y procesos, mejores prácticas, orientación a la calidad total, aumento de la productividad y modernización en la estructura de la empresa).

Los principales beneficios de la integración de sistemas son:

• Simplificar y reducir los sistemas.
• Conocer de una forma global los avances conseguidos por la empresa en materia de calidad, medio ambiente y responsabilidad social. Esto incrementa la eficacia de la evolución y seguimiento.
• Incremento de la participación del personal. Supone que se implique a un nivel más elevado de satisfacción de los trabajadores, sintiéndose más implicados en el proyecto empresarial.
• Aumenta la participación de los clientes y proveedores. Conlleva una mejora de las rutinas y procesos técnicos de la organización, redunda en el entorno laboral y los clientes.
• Disminución de los costos.El costo de las auditorias es menor, ya que se pueden realizar de forma conjunta. Se puede aprovechar documentación, estructuras, recursos comunes, etc.
• Mejorar el control de la empresa, así como las actividades o procesos.
• Participar de forma solidaria en la mejora de la calidad y la responsabilidad social, en la reducción de todos los riesgos y en la preservación del medio ambiente, se traduce en una optimización del funcionamiento, aumento de la competitividad y un incentivo para la innovación.

5.COMPONENTES DEL PROCESO

Los sistemas de gestión cuentan con cinco componentes del proceso específicos que lo caracterizan, sin dejar a un lado que todo los demás componentes deben estar articulados para un correcto funcionamiento, a continuación vamos a hablar de esquema que lo compone:

• Información Documentada:

Teniendo en cuenta lo que dice la nueva actualización de la norma ISO 9001:2015, la información documentada se define como información que una organización tiene que controlar y mantener, así como el medio en que se encuentra contenido, puede por lo tanto estar en cualquier medio, es decir, en soporte escrito, papel, formato electrónico, etc., ser de cualquier fuente, refiriéndose al lugar de origen de la información, puede proceder de juicio de expertos, cálculos, estimaciones, referencias documentales o el propio conocimiento de la empresa.

• Análisis del Riesgo:

El análisis de riesgo, es el estudio de las causas de las posibles amenazas y probables eventos no deseados y los daños y consecuencias que éstas puedan producir. El primer paso del análisis es identificar los activos a proteger o evaluar. La evaluación de riesgos involucra comparar el nivel de riesgo detectado durante el proceso de análisis con criterios de riesgo establecidos previamente.

Dentro de un sistema de Gestión Integral los análisis de riesgo deben enfocarse en el análisis de las condiciones de los procesos que pueden llegar a fallar y que pueden generar desviaciones en los mismos, es por eso que para realizar estos análisis se deben trabajar en algunas de estas metodologías o herramientas que nos permitan identificar y evaluar los riesgos existentes y de acuerdo a los sistemas de gestión implementados.

Estas herramienta nos facilitaran su evaluación y control y se podrán determinar mecanismo de acción que nos permitan gestionar esos riesgos y controlarlos para que no se presenten desviaciones a los procesos.

• Gestión de Riesgos:

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Además, es proactiva, en lugar de reactiva. Si la gestión de riesgos es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de un problema, entonces el sistema complementará con facilidad otros sistemas. Esto incluye la organización, la planificación y el presupuesto y el control de costos.

Es por eso que dentro de los sistemas de gestión integrados contamos con herramientas enmarcadas en el programa que nos permiten definir herramientas para controlar, mitigar, evaluar y mantener la mejora continua de los controles que nos permitan mantener una adecuada gestión.

• Plan de Emergencias:

Un Plan de Emergencia se define como un conjunto de acciones organizadas con el propósito de contar con un esquema para dar respuesta inmediata a la ocurrencia de situaciones de desastres en las empresas, determinado no solo por normatividad vigente sino por las necesidades propias de cada entidad así como las condiciones sociales y ambientales a las que están expuestos. Estos planes permiten identificar las amenazas, determinar la vulnerabilidad, definir niveles de riesgos, estructurar un procedimiento de evacuación para usuarios y trabajadores, al igual que establecer un esquema operativo para la atención de posibles lesionados.

• Seguimiento y Mejora:

Las organizaciones deben adoptar métodos apropiados para realizar el seguimiento y la medición de los procesos de su sistema de gestión. Los resultados obtenidos al realizar la medición de los procesos deben mostrar la evidencia del cumplimiento de las expectativas de los clientes, el correcto funcionamiento de cada proceso y el funcionamiento eficaz global del sistema de gestión.

Para esto e importante definir durante todo el sistema de gestión la metodología PHVA, la cual permitirá asegurar que se cuente con mecanismos de mejora y retroalimentación de todos los procesos que compongan el sistema de Gestión Integral.

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