GENERALIDADES PROCESO DESPACHO / DISTRIBUCIÓN
0. GENERALIDADES DEL PROCESO
Dentro del desarrollo industrial de las empresas debemos contar con procesos que establezcan las metodologías y herramientas que permiten hacer llegar nuestros productos hacia nuestros clientes finales; es por eso que es común hablar de logística de distribución y despacho dentro de nuestras cadenas de abastecimiento.
Al hablar del proceso de despacho y distribución de un producto, es importante conocer que significan cada uno de estos conceptos:
1. OBJETIVO DEL PROCESO
Como objetivo principal, la logística de distribución dentro de una empresa, busca satisfacer la demanda con las mejores condiciones de servicios, calidad y costo; es decir garantizar, la calidad del producto y/o servicio, lo que aportará una ventaja competitiva y la reducción de costos, lo cual permitirá aumentar el beneficio de la empresa.
Por este motivo, la logística se encarga de gestionar los medios necesarios (locales e internos de la empresa, medios de transporte, programas o software, entre otros) y movilizar los recursos humanos y financieros más adecuados. Dentro de los objetivos más generales del proceso adecuado de despacho y distribución, podemos decir que son:
En conclusión, este proceso tiene como objetivo principal la planificación y gestión de todas las operaciones que están directamente relacionadas con el flujo de materias primas, productos semielaborados y productos terminados, desde su origen hasta el consumidor final.
2. ALCANCE
El proceso de despacho y distribución aplica a todas las actividades que comienzan con la llegada de un pedido y termina cuando el pedido es enviado, aceptado por el cliente y cobrado.
Este proceso incluye, entre otras, las siguientes actividades:
Es importante tener muy claro que este proceso abarca todos los pedidos que lleguen a la empresa, ya sean estos pedidos externos (los más comunes) o pedidos internos (realizados entre las plantas, los almacenes o el área de producción).
3. CLAVES DE ÉXITO
Para obtener un proceso exitoso en la logística de despacho y distribución, es importante la definición y aplicación de indicadores logísticos de la cadena de abastecimiento, los cuales permiten evaluar el desempeño y el resultado en cada proceso. Dentro de estos debemos incluir los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y los flujos de información entre los socios de negocios.
Como factores de éxito para la implementación del proceso, debemos considerar lo siguiente:
- Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos
- Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales
- Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.
- Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.
- Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
- Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking)
La estrategia de distribución de una empresa ha dejado de tener solo fundamentos operativos, y ha ido adquiriendo cada vez más protagonismo e independencia como una ventaja comercial sostenible en el largo plazo.
Con la rápida adopción de tecnologías móviles y Smartphone en Latinoamérica, las empresas y centros de distribución han debido adaptarse a cambios inesperados en la forma y expectativas de compra de los consumidores. Es importante destacar que la logística de distribución es una herramienta estratégica que sirve para mejorar la competitividad y, consecuentemente, el sistema productivo de un país.
Este proceso puede considerarse como crítico para una empresa, puesto que es en este donde existe un punto de contacto con el cliente, por lo tanto el éxito del proceso depende de la adecuación del mismo a la variedad de criterios específicos de los clientes.
Una correcta gestión dentro del proceso de despacho y distribución significa:
- Conocer los requerimientos del cliente de manera precisa en lo relacionado al producto, la cantidad de producto, los plazos, la entrega y el precio.
- Asegurar plazos y fechas de entregas oportunas
- Mantener informado al cliente a lo largo del proceso hasta que sea entregado a él.
4.IMPORTANCIA DEL PROCESO
Una buena gestión en el proceso de despacho y distribución, crea valor para una organización mediante los siguientes aspectos:
Una buena gestión en el proceso de despacho y distribución, crea valor para una organización mediante los siguietes aspectos:Adicional a esto, esta gestión del proceso también aporta valor al recoger datos del cliente en tiempo real, lo cual permite a la empresa enfocar programas de promoción y fidelización, así como también desarrollar una previsión de la demanda más precisa.
La gestión en los procesos de despacho y distribución permiten alcanzar el “pedido perfecto”, es decir, un pedido que se ha enviado al cliente de manera completa, a tiempo, sin deterioro, ni daño físico y con la documentación completa y correcta.
Hasta hoy en día la estrategia de distribución y principales actividades logísticas consistían en la selección de los puntos de ventas, abastecimiento de la red de distribución logística y gestión de centros de distribución, es decir, daba respuesta a dos grandes interrogantes operativas:
¿Dónde Vendemos Nuestros Productos? y ¿Cómo Trasladamos Nuestros Productos?
Con los cambios en los comportamientos de compra, las empresas o proveedores logísticos han comenzado hacer énfasis en responder la segunda pregunta; ¿Cómo Trasladamos Nuestros Productos?, y este cambio se debe en gran medida a una necesidad de hacer de la estrategia de distribución logística un proceso eficiente y económico.
Y todo esto dado que las ventajas competitivas de las empresas ya no pasan por los canales de venta, debido a que la capacidad de innovar en esa área es muy difícil, sino que se sustentan en la capacidad de generar nuevas formas de distribuir los productos.
5. COMPONENTES DE PROCESO
El proceso de Despacho y Distribución cuenta con cuatro (4) componentes del proceso específicos que lo caracterizan, a continuación, vamos a hablar del esquema que lo compone:
- Políticas de la Cadena de Abastecimiento:
Como parte fundamental del proceso de despacho y distribución, antes de definir herramienta y metodología, debemos partir desde la definición de una política de la cadena de abastecimiento. Estas políticas deben ir bajo el marco de fomentar las mejores prácticas en la gestión de la competitividad, la calidad, de la seguridad industrial, de la salud ocupacional, ambiental y social con su cadena de abastecimiento, con el propósito de garantizar un suministro responsable, sostenible y efectivo en función del costo, del riesgo, del impacto y de la oportunidad.
Estas políticas deben igualmente obedecer a los lineamientos establecidos en las demás políticas definidas en la empresa y determinar su aplicabilidad a todas las inversiones accionarias y a todos los procesos y procedimientos relacionados con el abastecimiento de bienes y servicios incluidos las demás filiales, en caso de que existan.
- Alistamiento de Mercancías:
El alistamiento de mercancía hace referencia al proceso en el cual se consolida la mercancía de acuerdo a una solicitud del cliente, por lo tanto, de la eficiencia y la eficacia con que se realice esta operación se podrá cumplir con las necesidades y la satisfacción del cliente.
Es importante por eso que el personal encargado del almacén tenga claros cada uno de los espacios y zonas de almacenamiento con el fin de ubicar de manera efectiva cada uno de los productos y no tener inconvenientes con el alistamiento de la mercancía.
En este paso del proceso y con el objetivo de optimizar tiempos y movimientos, evitando de igual manera que la mercancía pueda llegar a sufrir algún deterioro o inconveniente para su correspondiente despacho se requiere de ciertos aspectos importantes, como son:
- Alistar la mercancía hasta después de que el pedido esté listo.
- Verificar el estado de la mercancía que se va a enviar con fecha de vencimiento, roturas, averías, entre otros.
- Tener en el sistema un inventario de la mercancía que se encuentra en la bodega con el objetivo de ubicarla de manera efectiva el producto a despachar.
- Distribución:
Es importante en este proceso realizar una correcta gestión del transporte, la cual parte luego de que la empresa tiene definida su red de distribución, la ubicación de sus almacenes y el modo de controlar sus inventarios. Es aquí donde su siguiente paso es decidir cómo unirá todas estas partes de la cadena de suministros con los proveedores, distribuidores y clientes, y poder así generar su estrategia de transporte para la distribución de sus pedidos. Esta distribución es la que nos permite llegar al cliente final y determinar el grado de satisfacción del mismo desde la calidad del producto entregado.
Podemos entonces definir procedimientos y planes de distribución para nuestros clientes con el objetivo de tener definidos todos los criterios de acuerdo a nuestros clientes y así mismo planear una distribución adecuada, no solo en función de tiempos de entrega, sino también de calidad, eficiencia y eficacia.
- Contingencias:
No podemos dejar de un lado la identificación, definición y control de los posibles imprevistos que se pueden presentar y generar durante el despacho y distribución de nuestros productos. Es por eso, la importancia de definir planes de contingencia de acuerdo a los posibles imprevistos controlables que se pueden presentar, aumentando la confianza de los clientes y su satisfacción.
Es por eso que la comunicación y colaboración entre las partes en la cadena de suministro son esenciales para lograr la transparencia necesaria. Esto es solo posible con la integración de herramientas web o móviles que entreguen las capacidades de monitoreo y control sobre todo el flujo de productos, desde la gestión de almacenes, estado de las entregas y percepción del cliente final respecto al servicio de entregas.
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