CÓMO COMUNICARSE VIRTUALMENTE DE MANERA EFECTIVA
A la hora de implementar modalidades de trabajo a distancia, debes conocer y escoger las herramientas que te hagan más eficiente el proceso de comunicación con tus colaboradores, ya que de esto depende gran parte el rendimiento de los procesos.
Recordemos que la comunicación virtual es el uso de herramientas digitales y tecnología con audio y vídeo que sirven como canal para enviar un mensaje a personas que no se encuentran físicamente presentes, dentro de estos tenemos:
Este tipo de comunicación es el que ha facilitado el intercambio de información entre el personal para dar cumplimiento a actividades establecidas en los diferentes procesos, así como realizarla con eficacia y alcanzar objetivos.
No obstante, es importante que por tratarse de un tipo de comunicación se tengan en cuentas ciertas características para que la comunicación sea fluida, elocuente, respetuosa, eficiente y asertiva, pues el solo hecho de tratarse de una comunicación virtual emana un mayor esfuerzo para lo que se quiere transmitir, por ejemplo, el uso de una buena gramática, ortografía, signos de puntuación y otras características propia para la comunicación en correo electrónico, mensajería, chats y redes sociales, por lo tanto, esta debe ser:
Aunque hoy en día, se utilizan muchas abreviaciones para la comunicación por redes sociales, debes sensibilizar a tus colaboradores para que no lo hagan en el contexto laboral, ya que puede crear malas interpretaciones.
Aspectos de la comunicación virtual
En cuanto a la comunicación en reuniones virtuales, llamadas y videollamadas o videoconferencia, juega un papel muy importantes características o aspectos como:
- Tono de la voz: Usar un adecuado tono de voz para que durante la comunicación no solo se transmitan las emociones, el estado de ánimo o actitud del colaborador, sino que también se entienda la comunicación, considerando que algunas personas tienen un tono de voz bajo y otras agudo.
- Ritmo de la voz: También es importante saber manejarlo para el entendimiento de la comunicación, si tenemos colaboradores que hablan muy rápido y enérgicos, la comunicación no va a ser clara, mientras que hay otros que hablan muy lento y se torna, aburrido o se pierde el interés en lo que el colaborador esta transmitiendo. Por consiguiente, es relevante que capacites al personal con técnicas de comunicación asertiva.
- Comunicación no verbal: La comunicación no verbal es igual de importante que la verbal, pues muchas veces, esta dice más que mil palabras, en este tipo de comunicación como videoconferencia o videollamadas la gestualidad, el uso de las manos, la mirada es una parte esencial para transmitir de forma asertiva la comunicación. Por ejemplo, cuando hagas reuniones virtuales, siempre mira la cámara para que tus colaboradores tengan mayor concentración y sepan que estas atento, utiliza gestos relajados, usa las manos para transmitir tus ideas o lo que estás comunicando.
¿Qué aspectos permite una comunicación virtual?
1. Permite la comunicación entre colaboradores que se encuentran en diferentes lugares o países. 2. Las plataformas utilizadas para la comunicación son de bajo costo. 3. Se pueden realizar comunicaciones sincrónicas (en tiempo real) y asincrónicas. 4. Permite el intercambio de datos en diferentes formatos como texto, imagen, sonido, video, foto, etc. 5. La comunicación permite la participación activa del personal. 6. Se fomenta el trabajo en equipo y colaborativo. 7. Es muy útil para los procesos de formación. |
Miremos algunas ventajas y desventajas de la comunicación virtual:
| VENTAJAS |
- Mejora el trabajo en equipo.
- Facilita el acceso de la información.
- Permite brindar respuesta entre las necesidades de los procesos de forma ágil y oportuna.
- Facilita procesos de feedback entre los colaboradores.
- Agilidad en la toma de decisiones.
- Mejora la productividad y eficacia.
| DESVENTAJAS |
- Puede haber una comunicación poco clara, se puede prestar para malos entendidos, lo que dificulta alcanzar metas laborales.
- Se dificulta el manejo o liderazgo.
- Se puede perder el contacto cara a cara con el personal.
- Puede haber interferencia o desconexión por fallas técnicas.
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Fuentes
Comunicación virtual efectiva: consejos prácticos. (s. f.). Colombia Aprende. Recuperado 1 de marzo de 2022, de https://www.colombiaaprende.edu.co/agenda/tips-y-orientaciones/comunicacion-virtual-efectiva
Díaz, A. Q. (2021, 3 marzo). Tres llaves maestras para una comunicación virtual efectiva. Ruta Maestra. Recuperado 1 de marzo de 2022, de https://rutamaestra.santillana.com.co/tres-llaves-maestras-para-una-comunicacion-virtual-efectiva/
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