INTEGRACIÓN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Viene de: Planeación para el desarrollo de la implementación de un sistema de gestión

POR: YOVANNA OCHOA

Toda organización debe trabajar en diversos frentes temáticos distintos y cuando cada uno de ellos se maneja por separado, se presenta un alto riesgo de ineficiencia debido al altísimo volumen de información, documentos y actividades a realizar que en realidad no llevan a la consecución de uno objetivo claro.

Un sistema integrado de gestión es una plataforma común para unificar en uno solo, diferentes sistemas de gestión de la organización en ámbitos tales como Seguridad y Salud en el trabajo, Ambiente, Calidad, seguridad de información, entre otros; recogiendo en una base documental única los manuales de gestión, procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos técnicos y registros, realizando una sola auditoría y bajo un único mando que centraliza el proceso de revisión por la dirección.

Dentro de un sistema integrado de gestión deben contemplarse adicional a las disposiciones técnicas, los requerimientos legales aplicables, de forma tal que se articule toda la información.

PLANEACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN

Cualquier implementación de un sistema de gestión, debe ser considerada como un proyecto a desarrollar en la organización y por tanto, debemos iniciar con la identificación de los requerimientos necesarios para el montaje, control y seguimiento de un proyecto. Es importante tener siempre en cuenta que toda empresa es diferente y única, por lo que el sistema a implementar debe ser realizado a la medida de las necesidades, independiente del uso de modelos y guías estas nunca pueden ser implementadas de forma estándar para todas las empresas.

Definición del alcance del proyecto

El alcance del proyecto principalmente está delimitado por las normas a implementar, cuyos requisitos definen las entradas para el desarrollo del mismo. Dentro del alcance se define las líneas de negocio que se involucrarán así como la sede o sedes a trabajar.

Identificación de componentes comunes

La clave fundamental que permite la integración de sistemas de gestión es la identificación de los puntos comunes de manera que aseguremos que no vamos a duplicar o triplicar actividades ni información.

De acuerdo a nuestra experiencia en procesos de implementación podemos detectar los siguientes:

 

Lógicamente cada uno de los sistemas maneja una temática diferente, sin embargo lo que se debe buscar es integrar la metodología de trabajo y los documentos a elaborar para facilitar el uso de los procedimientos, la divulgación y la comprensión de los funcionarios.

Integración de requisitos a analizar en cada punto de la organización

Aun cuando el sistema de gestión que explícitamente habla de procesos es el sistema de calidad, en todas las temáticas trabajadas se requiere efectuar un análisis de las actividades desarrolladas en los diferentes puntos de la organización, por lo tanto, lo recomendable para efectuar este proceso es iniciar con la identificación de procesos para establecer el mapa correspondiente y a partir de ahí, iniciar la caracterización (análisis del funcionamiento) de cada proceso.

Definición de Equipo de trabajo responsable del proyecto

Una vez identificados los procesos, conviene establecer el equipo de trabajo para el desarrollo del proyecto:

• Representante de la Dirección: Todos los sistemas de gestión solicitan el compromiso de la gerencia en la implementación del mismo, como clave para asegurar el desarrollo exitoso del proceso. Como parte de este requerimiento se solicita la designación de un representante de la alta dirección de la organización que esté pendiente del proceso de implementación y tome las decisiones oportunas para asegurar su correcto funcionamiento.
• Coordinador del sistema: La implementación de sistemas de gestión requiere la generación de una serie de actividades que involucran el levantamiento de la información, la documentación, capacitación, organización y seguimiento de actividades a cumplir para la correcta aplicación de los requisitos.
• Líderes de proceso: Se requiere la definición de los líderes de los diferentes procesos para coordinar y organizar todas las actividades necesarias en la implementación y sostenimiento de los sistemas de gestión.

Establecimiento de las partes interesadas

Es importante establecer en este punto, quienes se encuentran vinculados a la toma de decisiones que la organización establezca, ya sea porque participen en su toma o porque de alguna manera interfieran en ella.

Se requiere definir el grado de influencia de cada una de las partes interesadas para determinar cómo se trabajará y cómo se involucran dentro del proceso para asegurar el éxito del mismo.

Definir el mecanismo para el levantamiento de la información

De acuerdo al análisis de la cultura organizacional, se requiere definir las metodologías a utilizar para efectuar el levantamiento de la información. Este es uno de los principales retos que todo coordinador, director y/o responsable de los sistemas de gestión debe afrontar en el desarrollo de su labor.

Si no se escoge una metodología apropiada, se generan riesgos de errar en la información levantada y/o demorar aún más de lo necesario el proceso. Algunas metodologías que pueden usarse son:

• Observación directa del proceso
• Implementación de listas de chequeo
• Efectuar análisis global del proceso antes de iniciar el desarrollo de procedimientos
• Entrevistas personalizadas
• Entrevistas grupales

En este levantamiento de información, se analiza el globo de cada uno de los procesos definidos en el mapa:

Debe efectuarse un análisis muy detallado de las entradas y salidas del proceso:

Te invitamos a leer: Los 14 principios de William Deming para lograr la calidad total.

Determinar el plan de trabajo

Es hora de definir actividades, responsables y fechas específicas para el diseño del sistema y su implementación. Nuestra experiencia nos muestra que el camino más organizado a seguir es el siguiente:

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