DECRETO 526 DE 2021- FIRMA ELECTRÓNICA DEL CONTRATO  DE TRABAJO

Colombia en los últimos años ha adelantado un proceso de inclusión digital,  dando paso a procesos de contratación a través medios electrónicos, con el fin de asegurar su autenticidad y observar los derechos de trabajadores y empleadores, el Ministerio del Trabajo emitió el Decreto 526 de 2021, con el que se adicionan unos artículos al capitulo 1 del Titulo 1 de la Parte 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, para regular la firma electrónica del contrato individual de trabajo.

Entre los aspectos más importantes del decreto encontramos:

En el decreto 1072 de 2015 encontramos los lineamientos en seguridad y salud en el trabajo

Firma electrónica del contrato de trabajo

Este decreto define  que el contrato de trabajo del que habla el articulo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas, cumpliendo las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015, recordemos esas condiciones:

Requisitos del contrato de trabajo firmado electrónicamente

El contrato de trabajo firmado electrónicamente debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el articulo 39 del Código Sustantivo del Trabajo.

Para la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, el acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica previsto en el Articulo 2.2.2.47.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se regirá por lo señalado en el Articulo 2.2.1.1.13 del presente decreto y por las disposiciones adicionales que las partes encuentren procedente convenir en el contrato mismo.

¿Cuáles firmas pueden ser utilizadas?

Firma electrónica: es obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma.

Firma digital: Entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado.

Reglas para el uso de la firma electrónica

Para el uso de la firma electrónica, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:

1. La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse o requerirse.

2. No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.

3. Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones o modificaciones firmados electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria.

Provisión de medios necesario para el uso de la firma electrónica

En caso de que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá́ proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, siempre que cumplan con las condiciones previstas en el articulo 2.2.2.47.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

La imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato individual de trabajo no será́ una barrera de acceso al empleo.

Conservación y acceso al contrato de trabajo suscrito de firma electrónica

Los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.

El contrato de trabajo suscrito de forma electrónica, sus anexos y modificaciones, firmados electrónicamente por las partes, será(n) suministrado(s) por el empleador siempre al trabajador a través de un medio electrónico autorizado por el trabajador.

Adicionalmente los empleadores deben tener en cuenta:

Consulta el decreto completo aquí