CIRCULAR 069 DE 2023-¿QUÉ CRITERIOS EXISTEN PARA AUTORIZAR O NEGAR SOLICITUDES PARA TRABAJAR HORAS EXTRAS?
La exposición a excesivas horas de trabajo puede afectar la salud e integridad de los trabajadores y las trabajadoras, según datos oficiales en Colombia, cerca del 90 % de los trabajadores que laboran tiempo suplementario no se les remunera ese esfuerzo y somos el segundo país de OCDE que más tiempo de trabajo ejecuta, por esta razón la revisión de las solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extras es un asunto al que debe dársele la debida importancia, por ello en la circular 069 de 2023, el Ministerio de Trabajo da orientaciones que se deben tener en cuenta a este respecto, Veamos algunas de ellas:
¿Qué deben tener en cuenta los empleadores respecto a la solicitud?
- La vigencia de la autorización para trabajar horas extras depende de las necesidades del empleador, las cuales deben estar debidamente motivadas en la solicitud realizada, vigencia que en todo caso no podrá superar dos (2) años.
- Debe presentar la solicitud de autorización ante la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo de su domicilio principal, sin importar que la autorización requerida sea para uno o varios centros de trabajo ubicados en zonas geográficas diferentes al domicilio principal.
- En la solicitud debe detallar la relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización con su justificación.
- En caso de que en su empresa exista un sindicato y niegue que exista, se considerara como como conducta de mala fe y será causal para la negación de la autorización.
- Debe entregar una certificación expedida por parte de la Administradora de Riesgos Laborales ARL a la cual se encuentre afiliado, en la que se especifique que las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras no afectarán la seguridad y salud de los trabajadores que los desempeñarán a partir de una evaluación conjunta realizada entre el empleador y su ARL.
- Debe informar si tiene programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que está solicitando autorización de horas extras.
- Debe presentar el último Reglamento de Interno de Trabajo (si le aplica) anexando la parte donde se estableció la jornada laboral, el horario de trabajo y las condiciones del trabajo en horas extras.
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¿Qué deben tener en cuenta los empleadores respecto al trámite?
Una vez recibida la solicitud, el funcionario encargado del análisis tendrá en cuenta:
- Lo solicitado por el empleador.
- Lo manifestado por los trabajadores/as y las organizaciones sindicales en caso de existir.
- La verificación de las manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud, respecto de las actividades que se pretenden desarrollar en trabajo suplementario no generen una exposición del trabajador a condiciones que atenten contra su salud y seguridad en el trabajo,
- Que la jornada suplementaria solicitada por el empleador se encuentre conforme a lo permitido por la Ley.
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Aspectos relacionados con la decisión
- En caso de que no se dieran las condiciones para el trabajo en horas extras, o no se cumplieran las condiciones y obligaciones señaladas al empleador solicitante se negará la autorización, lo cual no impide a que a futuro este pueda realizar nuevamente su solicitud.
- De ser autorizado, el acto administrativo que lo ordena especificará el número de horas extraordinarias que puedan ser trabajadas.
- Tanto si se le concede la autorización o se le rechace, debe fijar copia de la providencia emitida por el Ministerio en todos los centros de trabajo o establecimientos.
¿Qué aspectos relacionados con la inspección, vigilancia y control deben tener en cuenta los empleadores?
- Los/as Inspectores/as de Trabajo y Seguridad Social deben encargarse de verificar el cumplimiento de lo autorizado, la existencia del registro de horas extras y su traslado al trabajador, pero, sobre todo, garantizar que dicho trabajo suplementario se esté pagando conforme a la ley.
- Si se encuentra que el pago de horas extras o sus registros aprobado supera el Límite autorizado, se iniciará un proceso sancionatorio, aunque exista consentimiento del trabajador para laborar más allá de lo permitido por la ley.
- Si se trabaja horas extras sin la debida autorización por parte del Ministerio de Trabajo, así se paguen debidamente, es una infracción a la normatividad y será sancionado con las multas previstas en el artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo.
- La imposición de sanciones a un empleador por la vulneración de las normas en materia de horas extras será un aspecto a considerar dentro del proceso de autorización de una nueva solicitud de horas extras.
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