LAS 5 REGLAS DE ORO DE LA PLANIFICACIÓN OPERACIONAL

LAS 5 REGLAS DE ORO DE LA PLANIFICACIÓN OPERACIONAL

Seguramente has visto o jugado tetris alguna vez, si no lo has hecho te explicamos en qué consiste, el objetivo del juego es acomodar todas las piezas formando líneas horizontales, una vez completes una o más líneas horizontales, estás van saliendo del juego y tú tienes espacio para recibir y acomodar muchas más, la dificultad radica en que todas las fichas no tienen la misma forma, por lo que debes rotarlas y moverlas para ubicarlas en el lugar correcto, si dejas un espacio en una fila horizontal esta no se eliminará e irás subiendo y subiendo hasta que alcances el límite y pierdas el juego.

Bueno sucede que en tu empresa también pasa lo mismo, hay un grupo de tres, cuatro o más procesos con un objetivo en común, podemos decir que el objetivo inicial (no necesariamente el más importante) es entregar al cliente un producto o servicio de calidad y la dificultad radica en que puede que alguno de los procesos no se ajuste a lo requerido, se pierda tiempo, se acomulen pedidos, o los tiempos para la prestación del servicio se alarguen.

Por eso tenemos para ti las cinco reglas que te permitirán planear tus operaciones, cuidando la productividad en tu empresa, calidad del producto y efectividad en las operaciones.

La planeación de operaciones debe estar fuertemente ligada con la planeación estratégica de tu organización, es esta la base para que la producción y los procesos operativos funcionen de acuerdo a los objetivos de la empresa, el separarlas puede generarse confusión de responsabilidades, reprocesos por tareas que facilmente podían unificarse, asignación y ejecución de recursos de manera poco eficiente, entre otros factores.

Frente a los aspectos a analizar están:

• Los objetivos y metas, los propósitos de la organización, cuándo se espera su ejecución y los recursos que se dispondrán.
• Las proyección de la empresa, en cuanto a crecimiento en ventas, clientes etc.
• Las metodologías de trabajo, si se espera flexibilización de horarios, trabajo por objetivos, bonificaciones, esquemas de comunicación, entre otros.
• Las estrategias que nacen de análisis como FODA (Fortalezas, oportunidad, debilidad y Amenazas) o PESTEL (Político, Económico, Social, Tecnológico, Legales y Ecológicos.

En el mundo actual las jornadas de trabajo oscilan entre las 8 y 9 horas dependerán de la complejidad de la labor que se realice, sin embargo en la práctica imaginar que este tiempo será 100% productivo es idílico, se deben contemplar los tiempos perdidos en la jornada laboral, adicionalmente debes dejar un espacio lapso para imprevistos, demoras en la entrega del proveedor, necesidad de reprocesamiento, embotellamientos que retrasen la entrega a los clientes, entre otras situaciones.

En tu planeación de operaciones debes incluir todas las situaciones posibles y contemplar tanto tiempos como soluciones rápidas y eficaces que permitan continuar a las siguientes etapas. Para contemplar estos tiempos realiza pruebas bajo situaciones reales, registra el tiempo ideal y el tiempo que podrían permitirse para cada imprevisto, aclaramos que no se trata de proyectar fallos pero se debe entender que puede pasar.

La capacidad instalada es el potencial máximo de producción en un tiempo y bajo unas condiciones de por ejemplo recursos establecidas, básicamente lo máximo que puedes lograr con lo que tienes, es importante que identifiques la capacidad instalada de tu organización en función de espacios, equipos, maquinaría y sobre todo personal, cuando realices el proceso de identificación contempla las restricciones de por ejemplo movilidad, necesidad de terminar un etapa antes de iniciar la otra, tiempos de descanso de personal, tiempos de mantenimiento y alistamiento de maquinaria y equipos, trabajos en simultáneo, ubicaciones geográficas y todo lo que pueda intervenir en que logres el uso de por lo menos el 90% de tu capacidad instalada. En la gestión de la capacidad instalada es clave que trabajes en la distribución en planta sobre todo si tu organización es una empresa de producción en línea, pero si por ejemplo prestas servicios, contempla el desplazamiento entre un cliente y el otro, el personal idóneo para cada servicio, los equipos especializados que se requieran y cuántos de ellos tienes.

Una planificación de operaciones realmente bien definida debe tomarse usando datos reales, indicadores medidos previamente, análisis de tiempos y movimientos, distribución en planta, entre otros componentes, esta información debe servir para estructurar un plan a corto, mediano y largo plazo, un plan que tenga la capacidad de adaptarse en caso de que la situación así lo amerite pero que aun así pueda seguir funcionando debe no ser una camisa de fuerza, el objetivo real de esta planeación es ser una guía de trabajo, con los resultados esperados.

Tu plan debe contemplar objetivos, metas, necesidades de recursos financieros de personal y claro está tecnológicos.

Esta estrategia no está ligada solamente a la planeación de operaciones, debería ser una filosofía empresarial, consiste básicamente en no trabajar para completar las 9 horas, sino en hacerlo para cumplir los objetivos, que pueden ir desde el entregar X cantidad de un producto a un cliente, prestar Y cantidad de servicios en un mes, entregar Z avance de un proyecto de gran escala, etc, el trabajo por objetivos generalmente va ligado a la flexibilización de horarios y al permitir a los trabajadores manejar los recursos con los que cuenta para cumplir una meta. Pero debe pensarse bien, el objetivo debe ser realista y bien estructurado, representar un reto para el trabajador pero un reto posible, en un promedio de tiempo y recursos analizados previamente, no debe perderse la necesidad de hacer seguimientos, aunque el trabajo por objetivos requiere confianza de ambas partes, es importante definir puntos de control bien establecidos, en dónde se tomen decisiones de redirección si se requiere, se analicen los resultados que ambos esperaban y en el punto en el que están.

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