LO QUE DEBES SABER ACERCA DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL: IMPORTANCIA, EVOLUCIÓN Y EXIGENCIAS.

LO QUE DEBES SABER ACERCA DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL: IMPORTANCIA, EVOLUCIÓN Y EXIGENCIAS.

1. IMPORTANCIA DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El análisis del contexto organizacional consiste en evaluar las condiciones buenas y las adversas que la rodean, para prepararnos de modo que esas debilidades y amenazas tengan el menor impacto negativo en la empresa e impida el logro de los objetivos de la misma, así como para aprovechar las oportunidades que se presenten. Adicionalmente, me permite manejar las variables que me afectan y manipularlas a favor de la organización.

Lo anterior, definiendo estrategias que establezcan las formas de actuación de la empresa y establecer si se cuentan con los recursos a nivel interno para hacerle frente.

Así mismo, me permite identificar y fortalecer condiciones positivas que contribuyan a la organización, con el objeto de proyectar escenarios a futuro que puedan influir en el desempeño de la empresa y monitorearlos permanentemente. Este tipo de análisis del contexto organizacional debe evaluarse incluso antes de implementar un proyecto de inversión empresarial, para identificar si un proyecto es viable y no me va a direccionar en futuro a la quiebra.

El contexto se clasifica en contexto interno y contexto externo. El contexto externo evalúa los aspectos a nivel externo que puedan afectar el propósito de la empresa y su interacción con instituciones u organizaciones con los que tiene relaciones, tales como:

1. Competencia a nivel local, regional, nacional e incluso internacional.
2. Proveedores y contratistas
3. El ambiente social
4. El ambiente cultural
5. Aspectos políticos
6. Normatividad aplicable
7. Aspectos técnicos y tecnológicos
8. Aspectos Económicos
9. Otros que puedan tener relevancia con la empresa a analizar

A nivel interno se tienen en cuenta:

1. Tipo de operación para generar los productos y servicios que ofrece
2. La estructura de la empresa
3. La cultura de la organización
4. Valores
5. Recursos
6. Tecnología utilizada
7. Sistemas de información
8. Otros aspectos relevantes

Si efectuamos un verdadero y critico análisis de los anteriores aspectos que afectan la empresa podremos obtener lo siguiente:

1. Definir y alinear los objetivos y metas de la empresa y así mismo, promover el logro de los objetivos establecidos.
2. Mantener una herramienta de estratégica base para la toma de decisiones.
3. Crecimiento, permanencia y desarrollo permanente de la organización en el mercado.
4. Definir el alcance acertado del Sistema de Gestión
5. Mejoramiento de los procesos
6. Identificar oportunamente los riesgos y las amenazas
7. Identificar los requisitos de nuestros clientes y partes interesadas, preparándonos para la atención de estas necesidades.
8. Determinar necesidades y requerimientos a nivel de recursos humanos, financieros y tecnológicos.

  2. EVOLUCIÓN DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El contexto organizacional ha sido un término que ha venido evolucionando a lo largo de la historia, las empresas han venido transformándose aceleradamente, así como las teorías para la administración de las mismas.

En la antigüedad, con las teorías de las escuelas administrativas clásicas de Frederick Taylor y Henry Fayol. las empresas trabajaban bajo el esquema de tiempos y movimientos donde se fabricaban productos por grandes cantidades, generando el mínimo de desperdicio, reducción de costos y productividad del trabajador.

En este tiempo las empresas se preocupaban por definir las funciones administrativas básicas como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar al interior y no se entendía su función interrelacionada en los factores internos como externos. 

En el año de 1927 nace la escuela humanística la cual le da mayor importancia a las personas donde ya se consideran a los trabajadores como seres sociales que aportan a la organización, contemplando la empresa como un sistema cerrado.

En la década de 1950 surge la teoría burocrática y estructuralista, donde se considera las recompensas y las sanciones aplicado al comportamiento de las personas. A partir de este momento ya se inician los estudios del entorno. Con la escuela neoclásica se inicia el énfasis en los objetivos y entender la empresa subdivida en procesos, entradas, salidas y retroalimentación.

“El conocimiento del entorno se torna vital para la comprensión de los mecanismos organizacionales. Sin embargo, el análisis organizacional es aún incipiente y se requiere de mucha investigación en el futuro”[1].

En la década de los 90, las empresas tienen cambios radicales enfocadas a satisfacer las necesidades del consumidor con nuevas propuestas que hacen frente al contexto de la empresa tanto interno como externo, tales como:

• El Benchmarking apunta a analizar y comparar a la empresa con la mejor organización del sector para evaluar productos, servicios, procesos y practicas positivas que se puedan adoptar.
• La calidad total va dirigida como estrategia a la filosofía permite la participación de los trabajadores en busca del mejoramiento continuo con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes y ofrecer valores agregados al mismo.
• Empowerment considera crear ambientes donde los colaboradores de las empresas aportan desde su labor a los estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio generando compromiso.
• Downsizing hace referencia a la reestructuración de las empresas para la mejora y el rediseño organizacional de la planta de personal para mantener la competitividad.
• Coaching es proceso de entrenamiento individual que ayuda a los colaboradores de la empresa a ser más eficaces en sus lugares de trabajo.
• Balance Scorecard es la estructura de la estrategia del negocio y los objetivos de los indicadores de desempeño y metas de la empresa.
• La teoría de restricciones hace referencia a considerar la empresa como un sistema que contiene subsistemas y estos interrelacionan entre sí.

Cuando surge la moda de la implementación de las normas ISO, se estandarizan los términos y se define el análisis del contexto organizacional como un requerimiento a cumplir. De esta forma con la vigencia de la norma ISO 9001 versión 2008 se observan aspectos de la versión 2015 que no se contemplaban. La norma ISO 9001 versión 2008 resume los siguientes aspectos:

1. Objetivos y campo de aplicación
2. Normas para la consulta
3. Términos y definiciones
4. Sistema de Gestión de la Calidad
5. Responsabilidad de la dirección
6. Gestión de los recursos
7. Realización del producto
8. Medición, análisis y mejora[2]

Desapareciendo los requisitos acciones preventivas, representante de la dirección y manual de calidad. Mientras que la norma ISO 9001 versión 2015 contempla los siguientes aspectos:

1. Alcance
2. Referencia normativa
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Soporte
8. Operaciones
9. Evaluación de desempeño
10. Mejora[3]

Apareciendo nuevos requisitos como Identificación del contexto, identificación de las partes interesadas, gestión del riesgo, planificación de los cambios, gestión del servicio posventa y gestión del conocimiento.

  3. EXIGENCIAS DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Así como el análisis del contexto organizacional es una herramienta fundamental estratégica para la toma de decisiones por parte de la dirección, realizar la evaluación del contexto organizacional no es tarea sencilla ya que en la empresa pueden influir una gran cantidad de variables y requiere de una ardua investigación. Por lo anterior, definir el contexto de la organización establece las siguientes exigencias:

• Realizar una evaluación compleja: el contexto lo componen muchos aspectos y requiere analizar cada uno de ellos. Por lo tanto, en la medida en que aumenten los aspectos a analizar, más compleja es la evaluación.
• Evaluar con una alta frecuencia: existen factores que pueden cambiar de un momento a otro a lo largo del tiempo, por lo cual no es previsible y requiere permanentemente evaluarse y adaptarse.
• Obtener Información confiable: obtener información real que permita tomar decisiones acertadas. Entre más confiable sea la información, más acertado es el análisis.
• Percepción acertada de los aspectos a evaluar: muchos aspectos del contexto se pueden entender de acuerdo a la percepción de la persona que está realizando el análisis concluyendo situaciones que apunten hacia estrategias sesgadas.
• Necesidad de Recursos: las estrategias obtenidas en el análisis pueden apuntar a requerir recursos humanos, tecnológicos y financieros suficientes que posiblemente la empresa no pueda tener.
• Adaptación al cambio: preparación de la empresa para adaptarse a los cambios y nuevos procesos que puedan estar introduciendo para mejorar y obtener los resultados esperados.
• Buen programa de formación: la adaptación a los cambios en referencia requiere un permanente entrenamiento y capacitación que la empresa debe estar en capacidad de suministrar.

María Fernanda Cortés Aldana

Ingeniera Industrial

Esp. Salud Ocupacional

BIBLIOGRÁFIA

[1] LÓPEZ, María Esperanza. UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO. Las organizaciones y la evolución administrativa

[2] ISO 9001:2008 ICONTEC. Requisitos

[3] ISO 9001:2015 ICONTEC. Requisitos

  4. ENLACES DE INTERÉS

• Guía del contexto organizacional
• Casos empresariales del contexto organizacional
• Claves de éxito del contexto organizacional
• Riesgos del contexto organizacional
• Problemas de identificación del contexto organizacional
• Mitos del contexto organizacional