RIESGOS EN LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
RIESGOS EN LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Comunicación viene del vocablo latino “communicare” que significa “compartir algo, hacerlo común” y por “común” entendemos comunidad; o sea, comunicarse refiere a hacer que “algo” forme parte del conocimiento de una comunidad.
Y esto ya por sí mismo, ¡es un riesgo! Te preguntarás ¿Por qué? Porque compartir conocimiento es una labor de una inmensa responsabilidad y como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema es nuestro compromiso “enseñar” adecuadamente a las personas y a la Organización la mejor forma de acuerdo con su Cultura Organizacional, de establecer un proceso de comunicación, participación y consulta.
De acuerdo con las estadísticas solo el 40% de las personas aplican lo que aprenden en el trabajo aunque el 90% manifiesta que para ellos es importante que su trabajo les produzca conocimiento. Es decir que hay un 50% de oportunidad de generar una comunicación adecuada, que aún no está siendo aprovechada.
Y éste valor puede ser una ventaja que dependerá de la forma en la que sea abordado el tema al interior de la Organización porque pueden existir diferentes razones por las cuales no se tomen acciones y dentro de éstas podrían encontrarse la falta de presupuesto, falta de claridad o deficiencia de los canales de comunicación y alta rotación de personal por abandono o figura de trabajador temporal. Sin embargo, para que esto disminuya su probabilidad de ser un riesgo significativo, tu habilidad para argumentar y generar estrategias para lograr los cambios, serán indudablemente ¡Tu As bajo la manga!
Sé que en algún momento has recibido estos argumentos o incluso, tú has hecho uso de ellos para “justificar” el incumplimiento de los requisitos. Y éstos son algo que se debe cambiar completamente y es innegociable ELIMINAR! de tus argumentos, ésta razones que en la mayoría de los casos, son más excusas que razones. Porque lograr que la Organización abra sus puertas a fortalecer su Cultura Organizacional a través del mejoramiento de los canales de comunicación, será un tesoro invaluable para ti, el cual no podrás colocar en riesgo y tu reto será ser absolutamente cuidadoso con las decisiones que se tomen al respecto. Es decir, no es posible hacer las cosas que ya se han hecho y que no han dado resultado, no es posible “ignorar” la historia de la Organización ni sus necesidades y es necesario que todas tus habilidades creativas estén disponibles para esta labor.
Tengo la seguridad de saber, que has escuchado hablar de la pirámide de Abraham Maslow, donde se describe el orden en el que las necesidades de los seres humanos, con respecto a necesidades Fisiológicas, de Seguridad, Aceptación o Sociales, Estima o reconocimiento y auto-realización, impactan sobre su bienestar y su conducta.
Pues bien, como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema esto es una información que será muy útil para éste proceso de comunicación, participación y consulta porque las necesidades se van cubriendo de manera ascendente y aunque cubrir las necesidades fisiológicas, de seguridad y de aceptación son responsabilidad directa de cada ser; en el reconocimiento y la auto-realización influye significativamente el entorno y sin lugar a duda, el trabajo y sus diferentes actores como compañeros, subalternos y superiores, son parte de éste. La teoría menciona que aunque cubrir las tres primeras es necesario, no son motivantes, es decir que no generan bienestar, mientras que las que se encuentran en la parte más alta de la pirámide son fundamentales en este aspecto.
Teniendo en cuenta lo anterior, para lograr un primer avance en generar una comunicación efectiva como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema es necesario adoptar como principio propio que este proceso es parte de las necesidades de motivación y enfocar nuestros esfuerzos en definir estrategias que generen reconocimiento y auto-realización. Así que éste es otro riesgo que al igual que los anteriores, será significativo o no dependiendo de la forma en la que sean definidas y abordadas las estrategias.
Para lograr que las personas y la Organización generen un compromiso incondicional con el proceso de comunicación y aumenten su participación, existen algunos puntos que podrías tener en cuenta en el desarrollo de dichas estrategias:
Como primer punto, es ¡Ser paciente! Los resultados de estas estrategias no son en todos los casos a corto plazo. Así que ser perseverante es innegociable y al mismo tiempo se convierte en el riesgo de éste punto, porque perder la capacidad de esperar con buena actitud (definición de paciencia) hace que se pierda el rumbo y por lo tanto no se consigan los resultados.
El segundo punto puede sonar contradictorio porque se refiere a comunicar a las personas, los objetivos del proceso que se está llevando a cabo y la importancia que tiene para el proceso y para la Organización, que participen y generen un compromiso con el proceso. ¡Ten cuidado! Si no lo haces efectivamente, éste riesgo será determinante para alcanzar el éxito.
El tercer punto es cumplir lo que prometes, es decir ¡Ser impecable con tus palabras! Y para esto es necesario aprender a escuchar y luego a hablar para después generar un compromiso. Si das tu palabra para gestionar algo dentro de la Organización, ¡Cúmplelo! No hay excusas, esto te dará credibilidad y serás confiable y como resultado obtendrás una Organización consultiva y participativa. Considero que éste es el riesgo más importante porque es el de la “línea más delgada” y para esto tendrás que ser aún más cuidadoso.
Cuando las personas y la Organización son consultivas y participativas, generan observaciones, sugerencias y/o inquietudes que deben ser atendidas de manera inmediata y cuando hablo de atendidas, me refiero a revisarlas y ver su factibilidad. En caso de no ser factibles, tómate el tiempo de explicar que no se llevarán a cabo y sus razones. Éste es el cuarto punto y por tanto el cuarto riesgo de acuerdo con lo que mencioné en el punto tres.
Como quinto punto, ten en cuenta incorporar a todas las personas, sin enfocar la atención en el cargo, la formación o el tipo de vínculo que tiene con la Organización.
Ahora, si en los puntos que podrías tener en cuenta para el desarrollo de una comunicación efectiva, se presentan riesgos, existen algunos que son propios del proceso y dentro de éstos encontramos los siguientes:
- Por naturaleza, los seres humanos tenemos un sentido de autoprotección que nos permite mantenernos alerta sobre las situaciones que representan un peligro, sin embargo, la percepción del riesgo disminuye cuando nuestra confianza en el conocimiento de la tarea, la situación o el lugar, aumenta. Para el proceso de comunicación efectiva, permitir que la tarea, situación o lugar “se convierta en paisaje” reduce y llega casi a anular la probabilidad de alcanzar un nivel adecuado de participación y comunicación.
- Aunque el proceso de comunicación, participación y consulta, se desarrolla internamente, es necesario no perder de vista los factores externos de la Organización que pueden afectar el proceso. Y esto se debe a que en el exterior se encuentran los Clientes, Proveedores y Entes Reguladores que son quienes determinan los requisitos en los cuáles debemos enfocarnos como Consultores, Implementadores y/o Responsables del Sistema y como Organización.
En conclusión, los riesgos en la comunicación, participación y consulta, al igual que en todos los casos, siempre existirán, pero depende de nosotros como Consultores, Implementadores y/o Responsables del Sistema definir las estrategias correctas y de ésta manera aprovechar el conocimiento de las personas dentro de la Organización, generar participación y sentido de pertenencia, establecer acciones con mayor probabilidad de ser eficaces y por supuesto, motivación en las personas y confianza en la Organización.
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