La manera inicial de verlo es desde calidad, en donde el análisis de los procesos hace parte del principio de la misma norma, la cual determina un enfoque basado en los procesos.
De esta manera, analizar los procesos es fundamental para el logro de los resultados previstos, que se han establecido al interior de la organización, esto para la satisfacción de las necesidades y expectativas no solo de los clientes, sino de todas las partes interesadas que intervienen en cada uno de los componentes que gestiona la organización; ya sea, en materia ambiental, de calidad en los productos y/o servicios o en el de la seguridad y salud de los trabajadores.
Por otra parte; analizar los procesos le permite a la organización identificar los recursos necesarios tanto humanos, técnicos o financieros como la reducción de tiempos y movimientos a la hora del desarrollo de cada actividad, que en últimas se traduce en efectividad para el logro de los objetivos y metas y fácil adaptación a las condiciones cambiantes del mercado.
De hacer bien las cosas, no ocurrirían situaciones como las que a continuación describiremos:
Principales riesgos que se pueden presentar en el análisis de los procesos
De no hacer una identificación adecuada a los procesos y de la interacción entre ellos, se obtendría como resultado una mala ejecución de actividades al interior de cada uno, esto debido a que posiblemente se pierda el control sobre la capacidad o alcance de los mismos.
Como consecuencia, se debe analizar que el resultado que se espera de cada proceso esté alineado con los objetivos estratégicos y, claro está, con el cumplimiento de los requisitos legales, es de gran importancia para no excedernos y tampoco frenar el correcto desarrollo, evolución y/o las actividades inherentes del proceso.
Es una gran aventura empresarial, corriendo riesgos incluso económicos, por no definir los materiales y tiempos para la ejecución de las actividades en cada proceso, un mal cálculo de tiempo o no contemplar las holguras, nos llevaría a derrumbar la gestión que se ha venido desarrollando, así como la interacción con otras áreas y el desempeño individual de los trabajadores.
Por otra parte, está el uso inadecuado de los materiales o tal vez una mala designación de estos recursos, en ocasiones, no se identifica la necesidad propia del proceso y se aprueban solicitudes que no son de gran utilidad, perdiendo así la posibilidad de aprovecharlos en otras gestiones.
Por lo anterior y siendo consecuentes con la gestión, naturalmente, se debe establecer una buena diferenciación entre los procesos; ocurre que atribuimos actividades a procesos que no corresponden, creamos procesos innecesarios o, por el contrario, no creamos procesos concretos que definan el correcto funcionamiento de la organización.
El proceso al ser analizado nos debe permitir visualizarlo e identificarlo de tal manera que al detectar tareas duplicadas o que no aporten valor, estas se puedan eliminar, así como la posibilidad de incluir tareas necesarias para el cumplimiento de los requisitos legales o los establecidos por la empresa y/o los clientes.
Es grato para todos saber que los registros, son una herramienta fundamental para no dejar en el limbo una evidencia objetiva de la verificación de actividades, tareas y requisitos, por eso, estos no deben hacer ver los procesos complejos, sino que deben apoyar la gestión de cada uno, en ello debemos ser selectos y analíticos.
Identificar puntos críticos de control, esta tarea nos cuesta tanto trabajo, porque se puede correr un doble riesgo, identificamos los puntos críticos, pero no los controles, o se determinan controles para puntos que no son críticos, es efectivo especificar y diferenciar cada uno, permitiendo que participen todos los niveles de la organización, los protagonistas aquí pueden ser también los indicadores.
La no determinación de un plan de trabajo adecuado llevaría a la ejecución de actividades inefectivas que requieren o demandan esfuerzos sin ninguna relevancia en el resultado final, o que propician un ambiente de incremento en la carga laboral.
Así las cosas, los trabajadores sentirían que lo que viene luego del análisis de procesos es más trabajo o tareas adicionales para beneficio único de la empresa.
Soñar con tener un proceso altamente productivo es el pensamiento más ambicioso de la gerencia y de los líderes de proceso, sin embargo, esto no siempre resulta tan fácil, más cuando no se analiza la cantidad de personal que se requiere para el proceso, en ocasiones se identifican procesos con personal insuficiente y con muchas tareas o en caso contrario, existe un exceso de personal.
Ahora bien, analizados los procesos no se tendría que presentar una falta de sinergia entre ellos, es decir que los intereses no se conviertan en individuales para cada proceso, sino que, por el contrario, que todos entiendan la clara su interacción y la definición de sus resultados.
Cuando se desarrolle el análisis de los procesos, es importante contar con personas que tengan experticia en el desarrollo de la actividad, la falta de ella por parte de quien realiza esta tarea, puede representar un riesgo para la empresa, dado que esta persona, podría generar un análisis inadecuado y con pocos resultados de beneficio para toda la organización.
Pensar en determinar un equipo de trabajo sin el conocimiento adecuado para liderar, sugerir y participar en el desempeño de un proceso y con falta de conocimiento sobre la organización, desestabilizaría el equilibrio y la interacción de los mismos, una fatal decisión es incluir en el análisis la puesta en marcha de cambios de cargos sin evaluar los riesgos.
Seguramente, al finalizar la actividad de análisis de los procesos, identifiquemos que existen innumerables actividades, sin embargo, aquí la tarea más importante es tener la capacidad de ubicar y saber en qué se debe gestionar y como se deben gestionar. Recordemos definir actividades en igual proporción a los procesos, esto los hará más efectivos y no terminaríamos determinando una cantidad interminable de procesos con pequeñas actividades.
No se debe pretender, que al determinar al interior de los procesos un líder, estos serán los encargados y únicos responsables de presentar resultados sobre la gestión y aceptar las implicaciones de la acción o inacción de su gestión, la definición de las responsabilidades se debe dar a conocer ampliamente, aquí todos están involucrados y deben rendir cuentas.
No olvidemos que, en este proceso de análisis de procesos, conservamos la planeación, que incluye la definición de las metas y la definición de los métodos para alcanzar estas mismas metas, el hacer, en donde están ubicadas, la educación, el entrenamiento, la ejecución de las tareas y la recolección de los datos, la verificación incluye, la verificación de resultados de las tareas ejecutadas
Recuerden que los sistemas de gestión son participativos e incluyentes, debemos siempre garantizar que todos los niveles de la organización se involucren y más cuando se desarrolla el análisis de los procesos.
De esta manera podemos concluir:
Te invitamos a leer más artículos de la serie sobre el análisis de procesos
Riesgos en el análisis de procesos
Casos empresariales en el análisis de procesos
Claves para el análisis de procesos
Mitos del análisis de procesos
Lecciones aprendidas del análisis de procesos
Problemas en el análisis de procesos
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