TODO LO QUE DEBES SABER SOBRE LOS EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
1. ¿Cuál es el objetivo?
La valoración médico-laboral para los trabajadores, tiene como fin que se defina la aptitud para una determinada actividad, teniendo en cuenta los peligros y riesgos para la salud que representa; para de esta manera preservar y conservar las condiciones óptimas de todos los colaboradores
Contribuir al diagnóstico temprano de enfermedades de posible origen laboral y de enfermedades de origen común que puedan agravarse por la condiciones del trabajo a desarrollar
2. ¿A quiénes aplica?
Es aplicable a todo el personal interno de la compañía, sin importar su proceso o área de trabajo. En este documento, se establecen de igual forma las exigencias para los contratistas de la organización.
3. Veamos algunas definiciones
4. Condiciones generales
- Las evaluaciones médicas ocupacionales (pre-ocupacionales o de ingreso, médico ocupacionales periódicas, evaluaciones de egreso o retiro, evaluaciones por cambio de ocupación) deben ser realizadas por médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional, siguiendo los criterios definidos en el Art. 11 de la Resolución 2346 de 2007, que regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el contenido de las historias clínicas ocupacionales.
- El proveedor de los exámenes médicos contará con el profesiograma definido por la empresa para practicar los exámenes requeridos a cada trabajador según el cargo.
- El contratista es libre de acuerdo con la legislación vigente, de realizar los exámenes médico ocupacionales con IPS, o médico con licencia vigente en salud ocupacional.
- Para los contratistas, acorde a las demandas del oficio que se va a desempeñar en cada uno de los puestos de trabajo se definen dos categorías en exigencias médico ocupacional a saber.
- La solicitud, control y seguimiento de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso, están en custodia del área gestión humana, responsable del manejo de la confidencialidad del personal de la compañía, y según lo establecido por ley, hará reserva absoluta de la información que los resultados de exámenes médicos.
- El costo de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso los asume en su totalidad la compañía para el personal de planta.
- La empresa tiene claro que ninguna condición médica especial es causa de restricción de ingreso o continuidad del empleado.
- Para el caso que el candidato o empleado tenga una condición médica especial que se le haya generado bajo el desarrollo de su labor para la cual fue contratado, se tendrá en cuenta para una posición o una reubicación de puesto de trabajo que no arriesgue o agudice su condición.
- Es responsabilidad de la organización velar por que la realización de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso los realice una entidad médica certificada en Salud Ocupacional.
- A todo trabajador que se retire de la compañía se le dará carta para la realización de los exámenes médicos ocupacionales respectivos de retiro, el número y el tipo de examen a realizar dependerá del criterio médico del profesional evaluador.
4.1 Profesiograma
La organización establece una matriz o documento que establece por cargo o grupo de cargos los tipos y contenidos de los exámenes médicos ocupacionales y las pruebas complementarias o paraclínicas necesarios para los funcionarios teniendo en cuenta el riesgo al que se exponen, con el fin de garantizar la protección de la salud y la seguridad de los funcionarios durante el desempeño de sus labores.
En este documento también se establece la periodicidad requerida para su aplicación.
4.2 Categoría Operativa
1. Dentro de plantas industriales: Trabajadores que laboran en zonas de plantas de procesamiento, pozos, estaciones de oleoductos, cuadrillas de mantenimiento, talleres, laboratorios industriales, ejecución obras civiles o en oficios que demanden alto gasto físico. Estos trabajadores deberán certificar condición física y mental adecuada, sin restricciones de tal manera que le permita realizar sus labores en horario de trabajo al turno, trabajo en altura, trabajo que requieran esfuerzo físico y esfuerzo mental.
2. Fuera de las plantas industriales: Trabajadores que laboran fuera de las plantas industriales de la Empresa o fuera de las instalaciones operativas de las estaciones o terminales, talleres y laboratorios no industriales, no siendo de la categoría administrativa. En esta categoría se agrupan también a los trabajadores cuyas labores son sedentarias en alguna proporción y/o requieren de esfuerzos físicos moderados. Algunos laboran en turnos. Ej.; Conductores, Vigilantes.
4.3 Categoría Administrativa
Trabajadores que ordinariamente ejecutan sus labores en oficinas o predominantemente de manera sedentaria y/o con mínimos esfuerzos físicos.
Corresponde al médico que realiza los exámenes ocupacionales de la empresa contratante realizar el examen físico de ingreso y expedir, acorde a la Resolución 2346 de 2007,el concepto médico de aptitud para el desarrollo de cada uno de los oficios teniendo en cuenta las características propias del mismo y las actividades a desarrollar.
4.4 Aspectos a tener en cuenta frente a las condiciones médicas:
4.5 Diagnóstico de Salud
Herramienta estadística que demuestra el estado de salud de la población trabajadora, de forma tal que se puede identificar los factores de riesgo presentes en la organización y de este modo, determinar los programas de vigilancia epidemiológicos necesarios para disminuir la probabilidad de presentarse enfermedades laborales.
5. Metodología
A continuación se describen las actividades de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa y de sus trabajadores.
a. Exámenes Ocupacionales de Ingreso
Es importante conocer las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto según el cargo.
Una vez el aspirante a desempeñar un cargo en la empresa sea elegido, es remitido para cumplir con una serie de requisitos médicos que incluyen un examen médico ocupacional de ingreso y los exámenes de laboratorio y paraclínicos acordes al cargo a desempeñar y a los riesgos presentes en los ambientes y puestos de trabajo que se encuentran consignados en el “Profesiograma”
Los resultados de este examen son remitidos a por parte del médico a la empresa al área de gestión humana en un documento de aptitud médica en el que queda consignada la aptitud del trabajador para el cargo, sus restricciones y recomendaciones. Este documento reposa en la carpeta de la Hoja de Vida de cada trabajador. La historia clínica con los exámenes paraclínicos y de laboratorio es manejada confidencialmente por la IPS, Centro De Diagnóstico Ocupacional o Médico tratante según Resolución 1918 de 2009.
b. Exámenes Ocupacionales periódicos
Se realizan como un medio de monitoreo al estado de salud del trabajador al estar expuesto a factores de riesgo y el propósito es identificar en forma precoz posibles alteraciones en su estado de salud.
Se realizan a todos los trabajadores según el tipo, magnitud y frecuencia de exposición al riesgo y al estado de salud del trabajador. Se sugiere que se realice cada dos años al personal administrativo de oficina y anualmente para el personal administrativo que asiste o permanece en obra o que trabaja directamente en planta de alto riesgo, lo mismo que para el personal operativo; sin embargo, esta periodicidad se revisa en la medida en que se actualicen o modifiquen las condiciones de trabajo existentes, los resultados del diagnóstico de salud y según los criterios definidos en los sistemas de vigilancia epidemiológica y de manera individual cuando el nivel de riesgo lo amerite.
La periodicidad de cada examen se define en el“Profesiograma”.
Gestión humana o HSEQ, es el encargado de remitir y emitir las órdenes para asistir a los exámenes de laboratorio, exámenes paraclínicos correspondientes según los requerimientos de la matriz de exámenes médicos, los cuales serán realizados para todo el personal. Los resultados y el certificado de aptitud original serán guardados en la carpeta del trabajador.
c. Exámenes Ocupacionales de retiro.
El objetivo es identificar las condiciones de salud con las que un trabajador se retira de su cargo como medio de prevención de futuros inconvenientes en el estudio de una enfermedad laboral.
Toda persona que termine su período laboral en la empresa, tiene el derecho a que se le practique su examen médico ocupacional de retiro, con los exámenes paraclínicos y de laboratorios estipulados para cada cargo en el profesiograma.
El área o proceso de gestión humana, informa por escrito al trabajador la necesidad de realizar este examen e indica los datos de fecha, hora y lugar donde debe acudir en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles de haberse retirado, en caso de no asistencia por parte del trabajador , se exime a la empresa de responsabilidades futuras por no haberse practicado dicho examen.
Sin importar la causa de retiro del trabajador debe practicarse un examen médico para establecer el estado de salud en que se encuentra al momento de abandonar la empresa.
Una vez el trabajador sea seleccionado para desempeñar un cargo en la empresa diferente al que está desempeñado, donde se encuentre expuesto a nuevos factores de riesgo, es remitido para realizarse los exámenes médicos pertinentes según el cargo al que aspira “Profesiograma”.
d. Exámenes Ocupacionales de Reubicación
Gestión humana o HSEQ, emitirán la orden para asistir a los exámenes de laboratorio, exámenes paraclínicos correspondientes y la remisión para examen ocupacional de reubicación, al centro de diagnóstico ocupacional seleccionado, los exámenes, quedarán en la carpeta medica de cada trabajador que reposa en el archivo del centro médico que contrate la empresa, junto con la historia clínica.
En caso de reubicación, la empresa con el visto bueno de la Gerencia General se compromete a brindar todos los medios necesarios, para cumplir las recomendaciones del médico. Todo tendiente a brindar un ambiente adecuado al trabajador con alguna limitación temporal.
e. Exámenes Ocupacionales de Post-incapacidad.
Todo trabajador que presente una incapacidad mayor de 30 días sin importar su origen, debe ser examinado por el médico ocupacional, antes de ingresar nuevamente a trabajar, con el fin de que determine si se encuentra físicamente apto para ocupar nuevamente el cargo por el cual fue contratado. Si se determina por alguna circunstancia que no hay aun aptitud para laborar, se debe realizar la respectiva remisión a su EPS o ARL según sea el caso.
Dichas recomendaciones se presentan en comité con el Gerente General,el jefe inmediato y el responsable del SST quienes acataran dichas recomendaciones, tendientes a la mejoría del trabajador.
f. Exámenes Ocupacionales Pre – Ocupacionales para contratistas y trabajadores independientes
De acuerdo al Decreto 723 de 2013 en su Art. 18: En virtud de lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012, la entidad o institución contratante deberá establecer las medidas para que los contratistas sean incluidos en sus Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, para lo cual podrán tener en cuenta los términos de duración de los respectivos contratos.
Las personas que tengan contrato formal de prestación de servicios en ejecución, tendrán un plazo de seis (6) meses para practicarse un examen pre ocupacional y allegar el certificado respectivo al contratante a partir del perfeccionamiento del mismo. El costo de los exámenes pre ocupacionales será asumido por el contratista.
Este examen tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen.
g. Exámenes médicos ocupacionales específicos
Estos exámenes se realizarán de acuerdo a cada caso y serán establecidas por el médico tratante. Los resultados de la evaluación serán consignados en la historia clínica ocupacional.
Se realizarán como parte de las acciones tendientes a la prevención del deterioro de la salud de los trabajadores por causa de enfermedades laborales, accidentes de trabajo o enfermedades comunes que ocasionen una alto índice de ausentismo en el trabajador.
h. Exámenes médicos paraclínicos
De acuerdo a los requerimientos de la empresa y con base en los riesgos a que estén expuestos en su área de trabajo, los exámenes para clínicos a practicarle al trabajador se toman con base en los exámenes definidos para el cargo, el cual toma en cuenta el profesiograma.
Custodia de exámenes médicos e historias clínicas:
El uso de los registros será exclusivo del personal médico ocupacional y/o de la entidad Promotora de Salud a la cual esté afiliado o se vaya afiliar el trabajador, quien tiene la guarda y custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional, las cuales serán anexadas a su historia clínica general (Resolución 2346 de 2007,).
Las historias clínicas son confidenciales y por ende únicamente pueden ser manipuladas y analizadas por personal médico, la historia clínica ocupacional y en general, los documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas son estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional por tanto son manejadas únicamente por el proveedor del servicio médico el cual dará cumplimiento de acuerdo a la legislación vigente (Resolución 1918 de 2009.); por lo tanto, no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo los siguientes casos:
- Por orden de autoridad judicial.
- Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando éste la requiera con fines estrictamente médicos.
- Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del trabajador, para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.
- En caso de muerte del trabajador la historia clínica ocupacional se entregará únicamente al conyugue, hijos y a las autorizadas por la ley.
En caso de cambiar de gestor de los exámenes ocupacionales, se gestionará el traslado de las historias al nuevo proveedor de servicio, garantizando siempre la confidencialidad en el proceso.
Obligación del empleador de asumir costo de examenes ocupacionales
Mediante la circular 0015 de 2022 el Ministerio del Trabajo informó la obligatoriedad de los empleadores de asumir el costo de las evaluaciones médicas ocupacionales.
El incumplimiento de esta disposición tendrá multas equivalentes entre uno (1) y quinientos (500) salarios mínimos mensuales vigentes, de acuerdo con lo señalado en el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012.
El ministerio habilita los siguientes conductos para informar cualquier irregularidad al respecto:
- Virtualmente al correo electrónico solucionesdocumental@mintrabajo.gov.co, indicando nombre del empleador y ciudad en la que se presentaron los hechos.
- Presencialmente en cualquiera de las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales del Ministerio de trabajo a lo largo del país.
Seguimiento a casos
Si se encuentra una presunta enfermedad laboral o secuelas de eventos laborales o cualquier enfermedad común que requiera manejo y seguimiento específico, el área de gestión humana o hseq según lo defina la organización, deberá remitir al trabajador a su EPS respectiva para iniciar el seguimiento del caso.
Los hallazgos detectados en los exámenes médicos y el diagnóstico de salud, se incluyen en los programas o sistemas de vigilancia epidemiológica respectivo
La Resolución 2346 de 2007, regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el contenido de las historias clínicas ocupacionales.
6. Procedimiento
Mediante la circular 0015 de 2022 se establece la obligatoriedad de los empleadores de asumir el costo de las evaluaciones médicas ocupacionales.
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