PROCEDIMIENTO ANÁLISIS DEL CONTEXTO
1.¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTE PROCEDIMIENTO?
Definir el plan estratégico de la entidad (políticas, objetivos, metas y estrategias generales), a partir del análisis del contexto interno y externo de la organización, así como de las partes interesadas, con la finalidad de obtener resultados para la toma de decisiones y acciones para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua del SGC que la lleve al cumplimiento de su objeto social y al logro del éxito sostenido en su gestión, estableciendo guías generales de acción a cada uno de los procesos de lo mismos.
2. ALCANCE
Inicia con el análisis y revisión de los factores internos y externos, considerados en las áreas de oportunidad resultantes y de la percepción de los procesos, hasta la determinación de la visión estrategia del SGC para la organización.
3. VEAMOS ALGUNAS DEFINICIONES IMPORTANTES
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: Combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.
PARTES INTERESADAS: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o una actividad.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: Establecimiento de los objetivos de la organización en el mediano y largo plazo, así como las acciones que se van a llevar a cabo para alcanzar dichos objetivos. Es establecida por la alta dirección y debe ser comunicada a todo el personal de la organización.
EQUIPO DE ANÁLISIS DEL CONTEXTO (EAC): Unidad presidida por la alta dirección y los responsables de los procesos. La misión de este equipo es revisar anualmente y de manera extraordinaria, ante cambios significativos del entorno, el contexto de la organización. Este equipo EAC será definido por el comité de dirección para cada sesión anual.
COMITÉ DIRECTIVO: Alta dirección de la organización, que con determinada periodicidad revisa y aprueba estrategias, objetivos y programas, da seguimiento al cumplimiento de estos y tomar las decisiones más importantes concernientes a la organización.
MISIÓN: Expresa la razón de ser de la organización, es la definición del negocio en todas sus dimensiones e involucra al cliente como parte del ser del negocio. Responde a las siguientes preguntas: Para qué existe la organización y cuál es su negocio.
VISIÓN: Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que quiere ser en el futuro una empresa. Es definida por la alta dirección de la compañía y debe ser alentadora. Señala el rumbo, da dirección.
POLÍTICA DE GESTIÓN: Intenciones globales y orientación de una organización, relacionadas con el desempeño del sistema de gestión. Pueden existir diversos tipos de políticas en la organización.
4.DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
El análisis del contexto se realiza una vez al año y/o en cualquier momento cuando de manera extraordinaria ante cualquier cambio significativo que se observe en el entorno, amerite un re-análisis del contexto.
4.1.FUENTES DE INFORMACIÓN
Documentos internos, reuniones internas, planeación estratégica, publicaciones de prensa nacional e internacional, sitios web, publicaciones estadísticas, publicaciones técnicas y de competencia, evaluación del mercado, macro economía, comunicaciones de clientes, otras partes interesadas entre otros.
4.2.DEFINICIÓN DE CUESTIONES EXTERNAS
Para realizar el análisis de las cuestiones y aspectos externos que impactan en la misión y la dirección estratégica de la organización, se realiza un DOFA por proceso por medio de una lluvia de ideas donde participan los líderes de proceso, identificando las oportunidades (impacto positivo) y amenazas (impacto negativo) en donde se tienen en cuenta factores del entorno que consiste en la identificación y evaluación de acontecimientos, cambios y tendencias que suceden en el entorno de una organización y que están más allá de su control.
Para llevar a cabo este análisis se tiene en cuenta los siguientes aspectos para las cuestiones externas:
- Factores económicos: tipos de cambio monetario, situación económica, pronostico de inflación, disponibilidad de crédito.
- Factores sociales: tasas de desempleo local, percepción de seguridad, niveles de educación, días festivos y días laborales.
- Factores políticos: estabilidad política, inversiones públicas, la infraestructura local, los acuerdos comerciales internacionales.
- Factores tecnológicos: tecnología, materiales y equipos del nuevo sector, expiraciones de patentes, código de ética profesional.
- Factores de mercado: la competencia, incluida la cuota de mercado de la organización, productos o servicios similares, tendencias de los líderes de mercado, tendencias de crecimiento de los clientes, estabilidad del mercado, relaciones en la cadena de suministro.
- Factores legales: reglamentos relacionados con la industria, incluidos los reglamentos sindicales.
La evaluación del impacto de hará por el EAC, la cuál definirá si el aspecto constituye una amenaza o una oportunidad del entorno.
4.2.1.CONTEXTO EXTERNO
Una vez se ha identificado los aspectos generales de la organización, ya se cuenta con la información necesaria para iniciar el análisis del entorno que la rodea. Este estudio se divide en dos aspectos fundamentales:
1. Investigación del sector:
a. Análisis de las características del sector, sus productos y servicios, tendencias de crecimiento en los últimos años
b. Caracterización clientes: Análisis y definición de las características de quienes adquieren y/o consumen los productos y servicios
c. Caracterización Proveedores: Análisis y definición de las características de los proveedores que suministran materias primas, insumos o servicios que permiten elaborar los productos o prestar los servicios de este sector económico.
d. Caracterización Competidores: Análisis sobre la oferta de productos o servicios del sector económico, así como sus características, las ventajas y beneficios que se ofrecen, falencias que se detectan.
e. Características de la mano de obra: Grado de especialización requerida y facilidad para la selección y contratación
a. Evaluar las tendencias políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales y ecológicas del área geográfica donde se desenvuelve el mercado del sector económico analizado (ciudad, región, país, mercado mundial).
b. Analizar el grado de impacto e influencia de cada una de las categorías del PESTLE frente al sector económico y el objeto social de la organización.
4.3.DEFINICIÓN DE CUESTIONES INTERNAS
El equipo de análisis del contexto (EAC) deberá determinar las cuestiones y aspectos internos que impactan la misión y la dirección estratégica de la organización, se realiza un DOFA por medio de una lluvia de ideas donde participa el Equipo de Análisis de contexto (EAC), identificando las Fortalezas (impacto positivo) y Debilidades (impacto negativo) en donde se tuvieron en cuenta factores internos que consiste en la identificación de los recursos y capacidades con los que cuenta la compañía de manera tal que se puedan potenciar las fortalezas y reducir sus debilidades.
Para llevar a cabo este análisis se tiene en cuenta los siguientes aspectos para las cuestiones internas:
- Desempeño global de la organización.
- Factores relacionados con los recursos: infraestructura, ambiente para el funcionamiento de los procesos.
- Aspectos humanos: competencia de las personas, comportamiento y cultura organizacional, relaciones con el sindicato.
- Factores operacionales: capacidad de los procesos productivos y de la prestación de servicios, desempeño del sistema de gestión de la calidad, seguimiento de la satisfacción del cliente.
- Gobernanza de la organización: normas, reglas y procedimientos para la toma de decisiones, estructura organizativa.
La evaluación del impacto se hará por el EAC, lo cuál definirá si el aspecto constituye una Debilidad o una Fortaleza de la organización.
4.3.1.RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
La información base de la empresa (objeto social, contactos, sedes, etc) se constituye en el elemento que sirve como entrada para entender la organización y a partir de estos datos se inicia con la identificación de los aspectos internos y externos que la afectan; puede parecer datos sin importancia, sin embargo la cultura organizacional es afectada por los horarios, la historia de la empresa y sus tendencias y es precisamente entender la cultura organizacional la que nos lleva a conseguir o no la correcta implementación del sistema.
4.3.2.ANÁLISIS PRELIMINAR DEL CONTEXTO
Una vez reconocidos los datos generales de la empresa, a través de una entrevista con la dirección de la misma se realiza un análisis preliminar del contexto que busca definir los aspectos claves e importantes de la organización para poder establecer el rumbo del análisis del contexto.
Esta etapa del proceso nos permite identificar que tanto conocimiento tiene la dirección de su mercado y de la propia empresa, que aunque no se espera, en muchos casos es poco o se basa en supuestos y creencias personales más que en datos y en investigaciones reales.
Este paso no puede saltarse, dado que es el elemento principal para identificar las reales expectativas e intereses del grupo directivo y brinda el punto de partida de la investigación que debe realizarse, dando claridad sobre el enfoque que debe darse.
4.3.3.DEFINICIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO
Los objetivos y metas establecen lo que se desea lograr y cuando se espera la obtención de esos resultados, sin embargo, no está definido cómo se conseguirán; es aqui donde juega un papel importante la estrategia. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a organizar y asignar los recursos necesarios para definir la ruta a seguir en pro de alcanzar las metas propuestas.
Es importante identificar el rumbo que lleva o que desea llevar la organización, algunas veces, en especial en las Mipymes, estos factores no son tan claros ni siquiera para sus directivos; es por esto, que mediante preguntas sencillas podemos llegar a identificar cuales son las intenciones del grupo directivo de la empresa frente a:
- Estratégia básica (liderazgo en costos, diferenciación, nicho – ayuda a establecer el mercado objetivo)
- Crecimiento (hacia el mercado)
- Competitividad (postura ante la competencia)
- Innovación tecnológica (innovación)
Las bases de la investigación y análisis de datos que se realizarán de aqui en adelante deberán girar entorno a estas estratégias; solo así se determinará la viabilidad de su consecución.
4.3.4.CONTEXTO INTERNO
En las primeras etapas ya se ha analizado gran parte del interior de la organización a través de la dirección, sin embargo, en este punto se debe realizar un análisis mucho más profundo en todos los procesos de la empresa, para lo cual se sugiere efectuar los siguientes pasos:
1. Análisis de la mano de obra / evaluación sociodemográfica
La cultura empresarial se encuentra directamente ligada con el perfil sociodemográfico de sus funcionarios, por eso es de gran relavancia efectuar un análisis de dicho perfil para determinar costumbres, riesgos, debilidades y fortalezas.
Este estudio se realiza aplicando a todo el personal una encuesta sociodemográfica cuya tabulación nos arroja el panorama de la empresa.
Adicional a los ítems establecidos en la encuesta al personal, en el contexto interno es importante poder establecer un análisis sobre el desempeño del personal, grado de ausentismo, accidentalidad, carga laboral y la distribución de personal por proceso.
Un correcto análisis sociodemográfico del personal permite tomar decisiones entre otros temas sobre:
– Estructura de la información documentada a manejar
– Medios de comunicación adecuados a utilizar
– Mecanismos adecuados para la gestión de conocimiento – formación continuada
– Evaluación de la viabilidad de estrategias definidas (que pueden depernder de los valores, comportamientos y costrumbres del personal)
2. Mapa de procesos / cadena de valor
Mapa o gráfico donde se establecen los procesos que integran las actividades de la empresa para el desarrollo de su objeto social.
Es importante en esta etapa establecer claramente cuales son esos procesos que aplica la empresa, entorno a estos se desarrolla todo el análisis posterior.
Cómo definir el mapa de procesos o cadena de valor de una entidad
3. Análisis / caracterización de procesos
Este análisis parte de la definición del mapa de procesos o cadena de valor de la organización. A partir de dicho esquema, se desarrolla un análisis de cada proceso a través de la caracterización del mismo, donde se evalúa:
– Ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar)
– Entradas / salidas: interacción con los otros procesos (matriz de comunicaciones)
– Recursos (incluye materiales)
– Puntos de control
– Manejo de información
– Ambiente de trabajo
Siguiendo la metodología de ATCAL, el análisis de cada proceso se realiza aplicando las listas de chequeo creadas con los componentes que debería tener cada uno de ellos (siguiendo las buenas prácticas empresariales); listas generadas a partir de la experiencia y conocimiento de nuestros especialistas.
Cada pregunta es calificada como cumple, cumple parcialmente, no cumple o no aplica.
4.4.DETERMINACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS Y SUS REQUISITOS PERTINENTES
Es parte del análisis del contexto identificar las partes interesadas de la organización, así como sus necesidades y expectativas (incluidos los requisitos), para ello los equipos de análisis de contexto (EAC) determinarán por cada parte interesada sus necesidades y expectativas (requisitos)
4.5.SALIDAS DEL ANÁLISIS DEL CONTEXTO COMO ENTRADAS DE OTROS PROCESOS
Todos los resultados de los análisis de contexto: Amenazas, Oportunidades, Debilidades, Fortalezas y los Requisitos de las Partes interesadas, una vez revisados y aprobadas por el comité de Dirección, se utilizan como entradas para:
- Definir y/o actualizar la planeación estratégica de la organización: Matriz DAFO, Visión, Misión, Objetivos estratégicos, estrategias, entre otros.
- Definir y/o actualizar el alcance del sistema de gestión o para hacer cambios en el mapa de procesos, etc.
- Determinar y/o actualizar los riesgos y oportunidades a los cuáles está expuesta la organización, con la correspondiente secuencia para su adecuada gestión.
La planeación estratégica de la organización y el sistema de gestión se organiza de acuerdo a la siguiente ruta:
El modelo inicia con la identificación del plan estratégico de la organización a través de la identificación de:
- Los requisitos legales que debe cumplir, esta actividad es apoyada por el responsable del sistema de gestión.
- Las necesidades de los clientes externos (consumidores de los productos y/o servicios de la empresa) y clientes internos (funcionarios de la empresa).
- Misión: Esta es analizada en cada una de las revisiones por la dirección para determinar si continúa siendo adecuada para la organización o si necesita alguna modificación.
- Visión: El cumplimiento se analiza en el momento de efectuar la revisión por la dirección con el fin de asegurar que se va por el camino correcto y de este modo, cumplida la visión definida se re-evalúa para continuar con el proceso de mejoramiento continuo.
- Política de Gestión: Teniendo claras las necesidades de los clientes, los requisitos legales, los parámetros de la misión y visión definidas por la dirección, se determinan los elementos de entrada de la política a redactar. Adicionalmente, se contemplan los requisitos de la norma implementada en lo referente a la definición de la política. Se genera el texto de la política, asegurado que sea clara, concreta y concisa.
- Objetivos: Basados en la política definida, se establecen los objetivos generales teniendo en cuenta que sean medibles y coherentes con la política. Los objetivos se redactan iniciando con un verbo para indicar la acción (mejorar, aumentar, estructurar, conformar, etc.)
- Mapa de procesos: El mapa de procesos muestra los procesos identificados en el sistema de gestión y su aplicación a través de la organización. Permite identificar la interacción entre los mismos. El mapa de procesos se actualiza cada vez que exista un cambio que modifique el flujo normal de información, cuando se incluya un nuevo proceso o se excluya alguno existente. Hace parte de la etapa de planear del sistema.
- Caracterizaciones: Para detallar cada uno de los procesos se elabora este documento, el cuál muestra las entradas y salidas del proceso, el objetivo y alcance, así como las actividades generales a cumplir. Finaliza la etapa de planeación del sistema.
- Procedimientos: Detallan las actividades a realizar en cada uno de los procesos indicando los responsables de efectuarlas, de este modo, junto con el organigrama se planifica la responsabilidad y la autoridad dentro de la organización. Establece el Hacer del sistema.
- Instructivos: Detallan minuciosamente la forma de manipular equipos, herramientas, maquinarias, programas o actividades de extremo cuidado en su desarrollo o manipulación.
- Formatos, Registros: Con base en los registros demostramos la aplicación de los procesos diseñados. Demuestra el hacer y permite verificar el cumplimiento del sistema.
- Mejora: Después de efectuar la verificación, se toman medidas para asegurar el mejoramiento de la organización, a través del fortalecimiento de los aspectos positivos y la corrección de los negativos.
4.6.SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL CONTEXTO
Independientemente a los análisis anuales del contexto, los miembros del EAC participantes en la última sesión anual o extraordinaria del análisis del contexto deberán estar atentos a los cambios del entorno, para cuando proceda, alertar o proponer a la dirección de la organización sobre la necesidad de realizar un nuevo análisis extraordinario del contexto, lo cual deberá ser evaluado en el Comité de Dirección y en ese marco tomar las decisiones pertinentes. Si la decisión fuera realizar un nuevo análisis, se aplica este procedimiento.
Lee: Lo que debes saber acerca del Contexto Organizacional: Importancia, evolución y exigencias.
5.ANEXOS
Conoce la Guía (pasos) a seguir para establecer la política de cualquier sistema de gestión.
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