GUÍA PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Dentro del sistema de gestión se deben contemplar los recursos para las actividades o acciones que son necesarias para su implementación y mantenimiento. La estructuración adecuada de un presupuesto es uno de los puntos básicos que se debe considerar, ya que de esta forma podremos proyectar de manera más objetiva cuál será el alcance que tendremos a lo largo del año.
Teniendo en cuenta que no existe un modelo único de presupuesto, esta guía se ha diseñado como un instrumento orientador que puede ser usado por los diferentes implicados con el fin de contribuir en el entendimiento, fortalecimiento e implementación de los presupuestos de manera favorable.
Pasos para elaborar un presupuesto
- Conocimiento de la Empresa: Es muy importante tener un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y organización. Para esto es importante revisar el organigrama para definir claramente las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad ya que en la elaboración del presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los colaboradores.
- Reunir la información del período actual: Es necesario consultar los estados financieros de los últimos períodos, al igual que los informes de gestión y algunos informes de auditoría interna en caso de ser necesario.
- Trazar los objetivos para el período siguiente: Una vez reunida la información se deben precisar las expectativas frente al período que se va a presupuestar; es decir, con base en los resultados generados se define cómo se espera proyectar el sistema.
- Identificar los usos del dinero: Se debe clasificar adecuadamente en fijos y variables, estas clasificaciones son útiles para optimizar el uso de los recursos.
- Contrastar el presupuesto del periodo anterior: El informe del cumplimiento presupuestal es un insumo importante para la elaboración del nuevo presupuesto.
- Dirección y vigilancia: Una vez que el presupuesto ha sido aprobado se revisarán periódicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y de ser necesario se modificarán.
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¿Qué aspectos debes tener en cuenta al realizar el presupuesto del sistema de Gestión?
- Asignación de recursos: La asignación de recursos debe ser realizada por un grupo de personas de la alta dirección, normalmente el representante legal de la empresa participa y por medio de una comunicación formal por escrito, establece qué recursos desea entregar para el funcionamiento del Sistema de Gestión.
- Formato utilizado: Se debe establecer un formato donde se registre el dinero que la gerencia determina para el período en vigencia y notas adicionales que indiquen los recursos logísticos que la alta dirección va a designar para desarrollar el sistema, por ejemplo: equipos de computo, prestamos de oficinas, se debe detallar que recursos humanos se autorizan para participar en comités, inducción etc
- Agruparlo por tipo de actividades: Se pueden incluir las siguientes actividades
- Medición: Se debe contar con un indicador de estructura el cual te permitirá evidenciar la ejecución del mismo, se acostumbra la medición semestral de este indicador.
- Cotizaciones: Cotiza previamente los servicios que deseas incluir en el presupuesto, siempre será una buena opción para tener un punto de partida en términos presupuestales, (es aconsejable cotizar por lo menos en 3 empresas diferentes) Esto respaldará la gestión y dará más confiabilidad.
- Difusión: Se debe difundir de forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos con el fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto.
- Tipos de recursos: Entre los recursos que puedes incluir están:
Otros tips que debes tener en cuenta al hacer tu presupuesto
El presupuesto debe estar alineado con la estructura de plan de trabajo anual para tener un panorama global de los gastos, prioriza y designa un presupuesto a las actividades en las que no cuentes con recursos o beneficios de proveedores; por ejemplo, los servicios de capacitación a través de la ARL O EPS estos se pueden obtener de manera gratuita, así que usa el presupuesto en otros servicios de formación especializados.
La gestión organizacional o la forma en la que está constituida la empresa será un factor clave para que te sean asignados los recursos, es de vital importancia definir el monto total anual o semestral para el presupuesto del Sistema de gestión, como Líder o Responsable puedes proponer un monto o acogerte al monto que estipule la organización.
Es posible amarrar la ejecución del presupuesto a una cuenta de la contabilidad de la empresa esto permite que cada vez que haya una inversión esta se vea reflejada automáticamente y así saber cómo se ha ejecutado el presupuesto en tiempo real, adicionalmente sirve en caso de revisiones por parte de las entidades de control, como los Ministerios.
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Enlaces de interés
https://actualicese.com/como-elaborar-un-presupuesto/
https://www.entrepreneur.com/article/262267
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