PLANES DE TRABAJO Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES
Para poder comenzar cualquier proyecto es necesario realizar una planificación previa, o estaríamos trabajando sin bases, pensemos ahora que un plan de trabajo es una herramienta que nos ayuda a planificar, optimizar y organizar las tareas, además es un instrumento muy útil para administrar los recursos haciendo que estos se usen con eficacia y eficiencia.
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN PLAN DE TRABAJO
El principal objetivo del desarrollo del plan de trabajo es dividir nuestro proyecto en actividades, pero antes de empezar es preciso contestar las preguntas qué, cómo, cuándo, dónde, quién, cuántos, cómo, de la siguiente manera:
BENEFICIOS DE DESARROLLAR UN PLAN DE TRABAJO
PASOS PARA DESARROLLAR UN PLAN DE TRABAJO EFICIENTE BAJO LA MODALIDAD DE TRABAJO REMOTO O TRABAJO EN CASA
A continuación, te daremos algunas recomendaciones que te pueden servir a la hora de crear y desarrollar el plan de trabajo de manera eficiente.
- Conocer el contexto de la organización, valida todos los aspectos internos y externos que pueden afectar los objetivos, además debemos tener en cuenta el suministro de la información la cual debe ser adecuada, para tomar decisiones basados en hechos y no en percepciones.
- Establece el objetivo general del plan: Debemos tener claro cuál es el objetivo general, ya que se será nuestro punto de partida para crear las estrategias organizacionales, te recomendamos que, a la hora de definir tus objetivos generales, seas realista y aterrizado al contexto de la organización.
- Establecer metas y objetivos específicos: De igual manera es importante que el plan de trabajo tenga metas las cuales son más generales y objetivos los cuales son más específicos, estos deben estar bien definidos enmarcados en un cronograma. Lo anterior nos dará una visión de hacia donde vamos y lo que queremos alcanzar.
Los objetivos y metas deben ser alcanzables, medibles, específicos, y realistas
Recuerda entregar a la dirección, el informe con el desarrollo de los objetivos alcanzados y los que no se lograron ejecutar explicando de manera detallada, el por qué no se lograron los objetivos establecidos, este informe hace parte de la rendición de cuentas.
- Actividades: Se deben crear y planificar las actividades que se llevaran a cabo con nuestro equipo de teletrabajadores.
- Elaborar estrategias: Cuando ya tenemos claras las metas, los objetivos y las actividades, es importante crear las estrategias, este es un paso muy importante ya que facilita el éxito de nuestro plan de trabajo, pero también lo puede llevar al fracaso, es por eso que te recomendamos que cuando estes planteando las estrategias, seas lo más analítico posible.
- Recuerda incluir los recursos que vamos a necesitar para el desarrollo de labores a distancia ya sea:
- Físicos: Para el caso del teletrabajo por ejemplo el computador, el mobiliario, la papelería, esto incluye el consumo de luz y agua.
- Tecnológicos esto incluye internet, telefonía, procesadores, software etc.
- Humanos, esto incluye la cantidad de personal que vamos a necesitar, incluyendo el perfil de los colaboradores (personal capacitado y entrenado)
- Financieros, que dineros vamos a invertir, ya que sin recursos no será posible llevar a cabo las estrategias planteadas.
Dentro del sistema de gestión se deben contemplar los recursos para las actividades o acciones que son necesarias para su implementación y mantenimiento, conoce como se debe estructurar el presupuesto anual de gestión con esta guía.
- Tiempo: Es indispensable que a nuestro plan de trabajo le asignemos un tiempo máximo de ejecución, este debe ser realista, esto creará compromisos y responsabilidad con los integrantes de nuestro grupo de trabajo, de igual manera debemos priorizar las actividades y darle un orden cronológico.
- Definición de roles: En la virtualidad es indispensable establecer roles y responsabilidades entre los funcionarios, adicional a cada responsable se le debe informar el tiempo de ejecución de cada actividad que se le ha asignado, esto evitará confusiones y dará un orden a las actividades.
- Seguimiento y evaluación: Todas las actividades son importantes, sin embargo, el seguimiento y evaluación te permite evaluar la calidad e impacto de nuestro trabajo en relación con el plan de acción. Para que el seguimiento y la evaluación resulten realmente valiosos, tiene que haberse planificado de manera correcta.
El seguimiento y evaluación lo debes realizar a lo largo de todo el plan de trabajo, este se realiza recolectando, toda la información que sirva como evidencia, de la ejecución de la actividad luego de esto se realiza la medición y evaluación de cada tarea.
El seguimiento y evaluación debe incluir las acciones correctivas y preventivas o la modificación de los planes de acción de ser necesario.
Adicional a esto con el seguimiento podemos:
- Identificar fallas a tiempo: En el desarrollo de las actividades que ejecutamos desde la virtualidad es posible que el plan de trabajo no se pueda llevar a cabalidad, ya sea por falta de recursos, falta de tiempo, mala planeación en fin, son innumerables las causas que pueden llevar, a que el plan de trabajo no se pueda ejecutar, sin embargo, es allí donde debemos actuar a tiempo, y si es el caso volver a planificar las actividades, por lo tanto, debemos evaluar el por qué no fue posible realizar la actividad para evitar volver a cometer el mismo error.
INDICADORES
Los indicadores nos permiten medir cuantitativa y cualitativamente la estructura del plan de trabajo.
Podríamos decir que el objetivo de los sistemas de medición, es que aporten a las empresas un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas.
Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:
- Comunicar las metas.
- Identificar problemas y oportunidades.
- Diagnosticar problemas.
- Entender procesos.
- Definir responsabilidades.
- Mejorar el control de la empresa.
- Identificar iniciativas y acciones necesarias.
- Medir comportamientos.
- Facilitar la delegación en las personas
A continuación, te mencionaremos algunos de los indicadores que se pueden emplear para medir el rendimiento del plan de trabajo
- Impacto del tiempo usado en el desarrollo de las actividades (cuanto tiempo se planifico/ cuanto tiempo se usó).
- Eficiencia de los recursos: Aquí vamos a medir la cantidad de recursos suministrados/ los recursos usados.
- Cumplimiento de la meta: Aquí vamos a evaluar el porcentaje de la meta establecida/ el porcentaje de meta alcanzada.
- Cumplimiento de objetivos: Aquí vamos a evaluar el porcentaje de cumplimiento establecido/ el porcentaje de cumplimiento alcanzado.
- Grado de no conformidades: Aquí vamos a evaluar la cantidad de no conformidades levantadas/ cantidad de no conformidades cerradas.
- Cumplimiento del plan de trabajo: Aquí vamos a evaluar actividades ejecutadas del plan anual de trabajo / Actividades Programadas en el plan anual de trabajo).
- Una vez evaluado el indicador debemos realizar seguimiento a las actividades que no se lograron ejecutar en el tiempo establecido, para verificar si se pueden volver a programar.
- Es indicador se debe presentar a la alta dirección, por medio de un informe donde se especifique las razones por las cuales no fue posible realizar la actividad.
GESTION DEL CAMBIO
El desarrollo del plan de trabajo traerá consigo cambios no solo en la infraestructura si no también en los procesos.
La implementación del teletrabajo en las organizaciones requiere de un proceso de gestión del cambio que incluye:
- La evaluación de la locación donde se van a desarrollar las actividades.
- La evaluación de los riesgos a los que se puede ver expuesto el funcionario.
- Una identificación de los cargos que pueden ser aptos para trabajar desde casa, ya que no todos los procesos pueden teletrabajar.
- Desarrollo de estrategias de capacitación y comunicación asertiva.
- Fortalecimiento de habilidades, como lo es la autonomía y el cumplimiento de tareas.
- Cumplimiento de las normas de SST.
- Cambios en la manera en que los lideres dirigen a su grupo de trabajo,
- Desarrollo de estrategias para el cumplimiento de objetivos.
- Desarrollo de herramientas tecnológicas.
- Cambio cultural.
- Desarrollo de estrategias para la resistencia al cambio.
En la gestión del cambio es indispensable evaluar que impactos trae consigo el cambio, para ello se debe analizar los nuevos riesgos que se generen, realizar seguimiento a las actividades, identificar y asignar a un responsable que ejecute las acciones de mejora.
Por eso te invitamos a que conozcas el procedimiento de gestión del cambio aquí.
¡No dejes la planificación para el final!
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Recuerda que es importante periódicamente evaluar el estado de tu empresa para que puedas hacer una buena y acorde planeación.
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