PLAN DE TRABAJO ANUAL

El plan de trabajo anual es un requisito normativo, el cual tiene como propósito realizar la intervención adecuada de las condiciones de trabajo, con el fin de identificar los peligros, evaluar los riesgos y lo mas importante prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

De igual manera debemos tener en cuenta que el plan de trabajo anual, es un instrumento de gestión, que permite planificar y hacer seguimiento a las actividades de implementación del SG-SST y a las acciones de intervención de riesgos laborales además de los objetivos propuestos.

El plan de trabajo es uno de los procesos de implementación de mayor importancia, ya que permite la mejora continua, nos ayuda a identificar la ejecución de las tareas y alcance de los objetivos propuestos, para así tener un mejor horizonte referente a la rendición de cuentas, además de ser uno de los elementos, que hace parte de la revisión por la alta dirección.

Por su lado, la alta dirección tiene la obligación de determinar en qué medida se logró ejecutar las actividades, los objetivos propuestos y se consiguió mitigar los riesgos, y uno de los insumos para verificar esta gestión, es precisamente el avance de la implementación de medidas de prevención y control el plan de trabajo.

Por lo anterior, es importante que el plan de trabajo sea:

¿Cómo estructurar el plan de trabajo anual?

Para realizar el plan de trabajo debemos de partir de una necesidad o un objetivo, es por esto que te recomendamos antes de planificar tu plan de trabajo, que  realices la autoevaluación o evaluación inicial, con el fin de identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo y establecer el plan de trabajo anual con su respectivo plan de mejora, esta autoevaluación debe ser realizada por personal idóneo de conformidad con la normatividad vigente, incluyendo la normatividad que se reglamenten.

Es importante resaltar que la autoevaluación o evaluación inicial, no es el único insumo para planificar las actividades, también se debe tener en  cuenta el resultado de las inspecciones, la revisión por la gerencia, el resultado de las auditorias, el resultado de las investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo, las metas y objetivos, el  cumplimiento de los requisitos legales, el plan de trabajo anterior, la identificación de riesgos, las necesidades de los colaboradores, entre otros.

 Una vez identificado los riesgos y peligros prioritarios, se debe contemplar las actividades a través del ciclo PHVA, la cual permite la mejora continua, lo anterior con el objetivo de anticipar, examinar, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud de los colaboradores y contratistas.

Te recomendamos que el plan de trabajo se diseñe de forma esquemática, que permita  visualizar la ejecución de las actividades de manera organizada y en un periodo determinado no mayor a un año, y que además se pueda verificar de forma fácil y rápida  el cumplimiento y cambios o actualizaciones que se puedan generar.

El plan de trabajo anual de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa, debe estar firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Para el diseño del plan de trabajo debemos contar con la participación de las partes interesadas, entre estas personas están:

Establecimiento de Metas

Las metas son un mecanismo cuantificador, que permite el cumplimiento de los objetivos y propósitos en un determinado tiempo.

Establecimiento de objetivos

Los objetivos deben tener la capacidad de fijar metas alcanzables, y medir los resultados.

Los objetivos deben ser:

• Coherentes
• Específicos.
• Medibles.
• Alcanzables.

Establecimiento de indicadores

Los indicadores miden la ejecución de las actividades establecidas en el plan de trabajo, generalmente esta medición se realiza comparando la cantidad de actividades programadas y cantidad de actividades ejecutadas.

Generalmente estos indicadores se expresan en forma de porcentaje, es por esto que los indicadores permiten evaluar la situación actual  y resultados esperados.

Diseño de actividades

Las actividades son tareas concretas, resultado de las necesidades, objetivos y metas, estas actividades se deben establecer con las partes interesadas.

Estas actividades se deben plasmar de maneras lógica, planificadas bajo un cronograma, además debe quedar claro la asignación de responsables y recursos.

Como ya lo habíamos mencionado estas actividades se deben contemplar a través del ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar)

Cronograma

El cronograma es una herramienta que establece la duración de las actividades, con fecha de inicio y fecha de finalización.

Para hacer mas dinámico el plan de trabajo te recomendamos que incluyas gráficos que muestre el conjunto total de actividades y su duración.

Recursos

Para poder ejecutar las actividades planteadas, es de suma importancia contar con la aprobación de recursos tanto financieros, tecnológicos humanos y financieros, necesarios para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control.

Lo anterior con el finde garantizar una gestión eficiente y eficaz.

Dentro del sistema de gestión se deben contemplar los recursos para las actividades o acciones que son necesarias para su implementación y mantenimiento, conoce como se debe estructurar el presupuesto anual de gestión con esta guía.

Evaluación y seguimiento.

La evaluación del plan de trabajo se relaciona con la eficacia del uso de los recursos aprobados, te recomendamos que  esta evaluación se realice de manera periódica, con el fin de identificar a tiempo las acciones de mejora y si es posible la creación de nuevas actividades, para su cumplimiento.

¿Quién puede realizar la evaluación del plan de trabajo?

Pues bien, la evaluación del plan de trabajo la puede realizar:

Comunicación

Todas las actividades realizadas en el plan de trabajo se comunicarán a todos los funcionarios, contratistas, pasantes y visitantes, y partes interesadas según lo establezca el programa de  esta socialización se puede realizar por medio de capacitaciones, vía Intranet o como lo disponga la compañía

Revisión por la gerencia

El Representante Legal o junta de la compañía, revisará de manera anual la ejecución de las tareas y alcance de los objetivos propuestos adelantadas por los responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo, los resultados y sugerencias  de esta revisión se deberán informar al  COPASST.

Recordemos el decreto 1072 de 2015 Capitulo 6. seguridad y salud en el trabajo SG-SST donde se establecen los lineamientos en seguridad y salud en el trabajo.

¡No dejes la planificación para el final!

Anticípate, en ATCAL contamos con un equipo de expertos con más de 20 años de experiencia que esta dispuesto a trabajar por el bienestar de tu empresa, la salud y seguridad de tus trabajadores, la calidad de tus servicios o productos y el cuidado del medio ambiente.

Recuerda que es importante periódicamente evaluar el estado de tu empresa para que puedas hacer una buena y acorde planeación.

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