9 MITOS DEL ANÁLISIS DE PROCESOS
El análisis de los procesos en una organización consiste en realizar una revisión rigurosa de cada proceso que ha establecido la organización para identificar que recursos serán necesarios cuando este se lleve a cabo. También para determinar cómo está apuntando a los objetivos que la organización está buscando para la entrega a satisfacción de sus servicios y/o productos a las partes interesadas. Además de cómo ese proceso se puede ajustar o mejorar para evitar la obsolescencia y lograr una mejora continua dentro de los sistemas de gestión.
Para el análisis de los procesos se cuenta con muchas maneras de hacerlo; sin embargo, con el pasar del tiempo y con la experiencia que van adquiriendo las organizaciones, se van adoptando patrones que con el desconocimiento o el afán de implementarlos se asimilan como obligatorios. A continuación, se mencionan algunas de las creencias que se tienen para el análisis de los procesos pero que realmente son un mito:
El análisis de un proceso se puede dar bien sea para iniciar un proceso o para mejorar uno que ya está en marcha. En muchas de las organizaciones se suele tener el principio de “lo que fue, fue”, pero si se observa el comportamiento de esas empresas, son empresas estancadas que han subsistido en un mercado cambiante pero que están destinadas a salir del de él.
Las necesidades de los consumidores cambian con el pasar de los años y con ellas se crean las necesidades de cambiar los procesos en las organizaciones para superar esas expectativas que tiene dicho consumidor. Por tal razón, el análisis de los procesos es una actividad que contribuirá a la identificación de tareas susceptibles de mejora o a cambios radicales que serán determinantes para el cumplimiento de los objetivos que se propuso la organización.
La caracterización de procesos es una actividad muy completa para el análisis de los procesos y aunque en sí misma tiene muchas maneras de hacerlo no es la única manera de analizar un proceso.
Existen diversas maneras de hacer un análisis de procesos y dependerá en gran medida de los actores o participantes, de los logros que busca la organización, de la cultura organizacional, de las tecnologías que tengan a disposición para su uso, del ambiente en el que se desarrolla la organización, etc.
El análisis de procesos puede ser tan documental o tan dinámico como la organización lo establezca. El objetivo final es orientar el proceso hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización y no elaborar un documento en donde se plasmen las tareas realizadas en el análisis del proceso.
En conclusión, el análisis de los procesos no debe ser una actividad netamente documental, sino que por el contrario entre más lúdica o participativa sea, más apropiada para la generación de ideas será.
El análisis de procesos es una actividad que aplica para cualquier tipo de organización de cualquier tamaño, sector económico, actividad económica, estructura organizacional, tangible o intangible, con o sin sistema de gestión, en fin. Es una actividad fundamental desde la creación de la empresa, dado que fortalece la planeación estratégica.
Para el caso de los sistemas de gestión el enfoque es un poco más específico puesto que el último fin es aportar a la mejora continua del sistema de gestión; ya sea, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, de gestión del riesgo, de calidad, entre otros.
Como ya se mencionó indirectamente en uno de los mitos anteriores, el análisis de los procesos es un tema de cualquier organización y de cualquier sistema de gestión, dado que está orientado a la búsqueda de las mejores maneras de lograr resultados.
Lo único que cambiará es el enfoque; es decir, desde que punto se está viendo el proceso , si es cómo funciona el proceso en cumplimiento o calidad de los productos y/o servicios o si por el contrario se está analizando la manera en que el proceso afecta los recursos naturales del medio en el que se desarrolla, o también si el proceso puede estar poniendo en riesgo la seguridad y salud de quienes realizan cada tarea dentro de ese proceso.
Con lo anterior queda claro que el análisis de los procesos no es una actividad propia de los sistemas de gestión de calidad, sino que aplica desde cualquier ámbito de una organización, lo que cambia es el enfoque.
Aunque la gerencia es quien toma las decisiones en las organizaciones, que mejor que involucrar a todas las personas que se involucran en el proceso (directa o indirectamente), ya sean labores administrativas u operativas.
Involucrar a la mayor cantidad de personas que intervienen en el proceso, facilita la generación de ideas y la mejor manera de hacerlo, puesto que allí existirá personal con mucha experiencia vivencial o aprendida.
El análisis de los procesos es una tarea inherente al establecer un sistema de gestión, dado que es una herramienta de planeación y que induce a la revisión minuciosa de cada componente en la organización.
Por otro lado; el análisis de los procesos será válido en cualquier etapa de los sistemas de gestión, toda vez que uno de los principios de los sistemas de gestión es el seguimiento y mejora continua, desde luego un análisis sobre la marcha permite continuar con este, si está dando cumplimiento a los objetivos propuestos, o mejorarlo para cumplir con lo que se ha propuesto la organización.
La periodicidad para realizar análisis en los procesos lo determina la empresa. Algunas organizaciones lo hacen a principio o final de año porque hace parte de su planeación estratégica; ya sea para analizar precisamente como les fue en lo que planearon para ese año o para determinar las necesidades del año siguiente.
Pero no hay que descuidar el objetivo de esta actividad, habrá que tener en cuenta el dinamismo del mercado, de los gustos de las personas, los cambios internos en liderazgo, etc. Por tal razón no será lo mismo el análisis de una empresa comercializadora de tecnología, a una creadora de productos tecnológicos, la segunda necesita innovación constante y por ende un análisis de los procesos continuo.
Por el contrario, los análisis de los procesos son fundamentales, si de mejora continua en los sistemas de gestión se quiere hablar. El análisis de los procesos muestra a través de la gestión como la organización está comprometida y preocupada porque cada uno de sus procesos muestre una reacción positiva frente a los objetivos que se propusieron con la creación de estos.
Aunque no es la única manera de mostrar mejora continua dentro de un sistema de gestión, si es una manera muy notoria siempre y cuando se haga de la mejor manera; es decir, involucrando a todos los actores, determinando los objetivos de la organización, involucrando sus recursos y su alcance, teniendo en cuenta los componentes ambientales, el mercado en el que incursiona, etc.
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