¿CÓMO HACER LA MATRIZ LEGAL DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA PARA LAS MIPYMES?
¿Qué es la matriz de requisitos legales?
Es un documento que plasma toda la normatividad que una empresa como las MiPymes deben cumplir legalmente, por consiguiente, deben contener evidencias por medio de actividades que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad.
El Decreto 1072 de 2015 define la matriz legal en el artículo 2.2.4.6.2. como:
¿A quiénes aplica?
La matriz de requisitos Legales aplica a todas las personas jurídicas como las MiPymes sin importar el sector económico
¿Por qué es importante tener una matriz de requisitos legales?
Porque hace parte de las obligaciones de los empleadores, en donde estos deben identificar la normatividad nacional aplicable, de igual forma permite hacer mejor seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad vigente, por lo tanto, es importante señalar cuáles son las normas mediante las cuales se debe realizar la matriz de requisitos legales:
¿Cómo hacer una matriz fácil y sencilla’
Los siguientes pasos facilitan el desarrollo de una matriz de requisitos legales:
1. Identificar normatividad legal aplicable y buscar en fuentes apropiadas
Cómo anteriormente se mencionó se debe identificar normatividad Nacional, Departamental, Local, propia de la actividad económica, sector de la empresa y normas técnicas, así como normatividad obligatoria en SG SST y Ambiental.
Por consiguiente, se recomienda buscar en las siguientes fuentes:
Para la identificación de los requisitos legales aplicables a las MiPymes es necesario asignar:
2. Crear un formato claro y entendible y registrar actividades como videncia de cumplimiento
La matriz de requisitos legales debe contener:
- Norma
- Año de publicación
- Descripción del requisito
- Título y artículos aplicables
- Plan de acción o actividades
- Evidencia de cumplimiento
- Fecha de seguimiento
- Observaciones
3. Hacer seguimiento al desarrollo de actividades
La persona que se designe como responsable de realizar el seguimiento a la matriz legal debe demostrar el cumplimiento de la legislación asumida, se pueden realizar capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo.
4. Actualizar la MRL y divulgar la información
Actualizar la matriz de requisitos legales (MRL) de forma periódica, en los siguientes casos:
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