4 LECCIONES APRENDIDAS: PLAN DE FORMACIÓN
“La educación es el arma más poderosa que puedes usar para cambiar el mundo.” Nelson Mandela
En las palabras de ésta frase hay mucho poder y entrega una gran responsabilidad para el que educa, ¡Poder cambiar el mundo!
Y ahora te pregunto, ¿Como Consultor, estás dispuesto a cambiar el mundo? Considero que como principal motivación, es el deseo de todos los que decidimos trabajar en gestionar la calidad, la seguridad y la salud o la relación con el ambiente, cambiar el mundo, el mundo de las Organizaciones.
Con este objetivo claro, es importante emprender una tarea consciente sobre el proceso de educación de las personas que hacen parte de la Organización.
Para educar a nivel organizacional, he definido tres etapas que se deben considerar para ese momento: Formación, Capacitación y Entrenamiento. Estoy segura que para ti, la diferencia entre ellas es clara, sin embargo, realizaré una definición concreta de cada una. Con las definiciones anteriores, tendríamos ¡una primera lección!
1. Define específicamente la población a la que vas a dirigir el programa de educación.
Dentro de esta definición es importante contemplar algunos puntos como edad, cargo y su manual de funciones, escolaridad, evaluaciones de desempeño, valores organizacionales, objetivos, requisitos específicos de algunas labores a realizar por el personal y la formación, capacitación y nivel de entrenamiento con el que cuenta previamente el personal. Esto es clave, porque hará la diferencia entre un plan de educación eficaz y uno que sólo cumple el requisito.
En un artículo relacionado con lecciones aprendidas, en otros módulos abordamos el tema de sólo buscar cumplir con los requisitos; te invito a que lo leas. Después de definir tu población objetivo, incluye además, los requisitos específicos de educación como los de tipo legal, interno y algunos adicionales para establecer los temas que se deben abordar en el plan de educación, así como la forma en que serán abordados, es decir, como formación, capacitación o entrenamiento.
Adicionalmente, puedes definir grupos focales, quiere decir esto, que puedes generar grupos de educación de acuerdo con lo requerido y teniendo en cuenta el tipo de educación necesaria, los temas a tratar o incluso, la experticia de las personas en los temas, ¿A qué me refiero con esto? Me refiero a que dentro de tu población pueden existir personas con el conocimiento suficiente y las habilidades para transmitirlo y de ésta manera, apoyar el proceso de educación de sus compañeros. Quizá esto haga más dinámico el programa de educación y te permita avanzar un poco más rápido en la ejecución.
Ten cuidado y siempre presente, que todo depende de la forma en la que trasmitas la información y realices las solicitudes.
2. Se creativo, innovador y sobre todo muy analítico con la información que recoges al inicio de esta labor.
¿Por qué es necesario ser creativo en la definición y ejecución del plan de educación? Porque estos espacios permiten al educador “tocar las fibras más profundas de sus asistentes¨ y de ésta manera generar confianza en el plan y promover el cambio cultural tan importante en la implementación de un Sistema de Gestión, de un nuevo proyecto, de un requisito o simplemente de una nueva actividad. Si como Consultor, Educador o Implementador no logras tocar las fibras de tu equipo, tu mejor alternativa, será empezar de nuevo. Los seres humanos somos emocionales y necesitamos sentirnos motivados para avanzar, lo hacemos de diferentes maneras, con diferentes enfoques pero todos funcionamos de la misma manera.
Sin lugar a dudas, cuentas con la formación, capacitación y entrenamiento requerido como información técnica sobre cómo implementar un Sistema de gestión, sin embargo, y como lo hemos visto, requerimos un sinnúmero de habilidades adicionales para ejecutar correctamente toda la información técnica con la que contamos.
Entre las muchas habilidades que requerimos está conocer las emociones, cuáles son las que pueden impactar positivamente en los procesos de educación y por supuesto en la implementación de los Sistemas, como promoverlas y también, como motivarlas.
Lee: Problemas recurrentes en la implementación de Sistema de gestión.
3. Define los recursos necesarios
Luego de definir el plan de educación, donde se tiene en cuenta el tipo de formación que cada persona y/o cargo requiere, los temas, la intensidad horaria, el responsable; viene una tarea difícil, definir los recursos necesarios; para esto se debe tener una alta dosis de sensatez y una gran capacidad para argumentar lo que tienes planeado, ser asertivo con tus palabras pero sobre todo considerado con el empresario y entender a la Organización.
Ten presente que “Siempre menos, será más”, y esto se refiere a que teniendo en cuenta tu creatividad debes apuntar a que tu plan de educación sea 100% eficaz, ni más ni menos; porque de ésta manera el Sistema que implementes tendrá mayor probabilidad de éxito. No se trata de tener registros de papel y un número inmenso de capacitaciones que no han modificado la cultura; se trata de tener un buen número de ejercicios de educación que cada persona dentro de la Organización adoptó como suyo y lo hizo parte de su comportamiento.
4. Sé metódico en el desarrollo del plan y en la ejecución del mismo
Desarrolla mecanismos de evaluación que además de medir el nivel de conocimiento, te permitan medir su nivel de involucramiento con la enseñanza, con el proceso y por supuesto con el impacto que lo recibido por medio del plan de educación, genere en la Organización. Esto como lo hemos conversado a lo largo de diferentes documentos, se traducirá en confianza; confianza de la Organización hacia sus trabajadores y en sus procesos; confianza de los trabajadores en la labor que realizan y en su empresa por “invertir” en ellos. De esta manera cumpliremos el objetivo fundamental de un Sistema de Gestión, crear procesos, personas y Organizaciones confiables.
Es muy importante considerar la etapa de ejecución del plan de educación, porque aquí la experiencia también me ha dejado algunas lecciones aprendidas. Desde cómo hacer la citación a las personas para la actividad hasta como mencione anteriormente, como evaluarla. Te preguntarás porque menciono estos puntos, por ejemplo la forma de citar a la actividad, porque para las personas lo que ven define en gran medida, su forma de reaccionar.
Sé metódico para esto, define mecanismos llamativos y que generen compromiso pero también que sean pulcros, respetuosos, educados y muy pero muy concretos, no incompletos. Tómate el tiempo para hacer la citación y no te dediques a copiar y pegar una información. Rediseña el objetivo y hazlo que sea motivador, que despierte la curiosidad de quien lo lee; háblale sobre las actividades que realizarás y muéstrale el resultado que obtendrá por asistir. Luego incluye información sobre el lugar y el horario, son importantes pero después de conectar con las personas, esto será sólo información, y con toda seguridad, allá los encontrarás.
Esfuérzate en la preparación de la actividad, invierte tiempo y los recursos necesarios para darle a tu momento la relevancia que tiene, asegúrate de contar con todos los elementos que necesitas, de llegar con suficiente anticipación para organizar la actividad, de estar listo para recibir a quienes te van a acompañar así como de la buena ortografía y redacción de tus ayudas, de la armonía de las mismas pero sobre todo de que sean el reflejo de lo que eres como Consultor y de lo que quieres mostrar.
Te invitamos a leer: Planeación para el desarrollo de la implementación de un sistema de gestión.
En conclusión,
Las lecciones aprendidas sobre el plan de educación están descritas así:
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