GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN
GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN
Teniendo en cuenta la funcionalidad e importancia de los indicadores de gestión nos permitimos presentar las 8 claves del éxito que consideramos para la generación y medición de estos.
1. Establecer las directrices del direccionamiento estratégico como referente para medición de indicadores.
Previo a la creación de los indicadores debemos tener en cuenta fundamentalmente las directrices de la organización como Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Mapa de procesos, Plan de Acción, así como la planificación estratégica que permitirá el desarrollo de los objetivos de los programas establecidos, logrando como resultado los indicadores evaluadores del avance de la gestión.
2. Determinar si todas las áreas de desempeño de la organización realmente requieren medición.
Partiendo que los indicadores son fundamentales en el desarrollo y control del sistema de gestión, permitiendo analizar el comportamiento de las estrategias en la organización, debemos analizar si todas las áreas deben contar con indicadores. Para ello debemos plantearnos dos preguntas fundamentales:
1. ¿Cuáles son los objetivos de las áreas o procesos?
2. ¿El área o proceso interviene en el cumplimiento de la misión?
3. ¿En el mapa de procesos este es independiente?
Es de esta manera que podemos identificar el aporte del área o el proceso a la definición de las orientaciones del accionar de la organización.
3. Establecer nombre y formula del indicador
Es importante establecer el nombre del indicador y desarrollar las fórmulas adecuadas que permitan calcular los valores requeridos a través de algoritmos de medición. Por esta razón se debe comprender que al igual que los objetivos, los indicadores deben mantener una estructura coherente, teniendo en cuenta los tres elementos fundamentales:
a. El objeto a cuantificar
b. La condición deseada del objeto
c. Los elementos descriptivos del indicador
La finalidad de esta clave es que:
a. El indicador sea claro, preciso y auto explicativo.
b. Que cualquier persona entienda qué se mide con ese indicador.
4. Tener en cuenta estructura del indicador
Es importante que todos los indicadores contengan los siguientes ítems especificados: Proceso, objetivo, fórmula, variables, unidad de medida, metas, entre otros aspectos.
5. Aplicar criterios técnicos para validar los indicadores
Una de las claves importantes de los indicadores es que estos cumplan con los requerimientos técnicos establecidos, en base a los siguientes criterios:
a. Estar vinculados a la misión
b. Medir resultados intermedios y finales
c. Los datos deben ser válidos y confiables
d. Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestión integrada (ámbito de eficiencia, eficacia).
e. Útil para el personal, clientes internos y externos, interesados, entre otros.
6. Establecer claramente las metas.
Es clave de los indicadores tener en cuenta que las metas deben ir relacionadas directamente con los objetivos que se desean conseguir, asimismo con el desarrollo del programa de la organización. Por esta razón es importante tener en cuenta las características fundamentales de las metas, que son:
a. Especificar un desempeño medible (se expresan en unidades de medidas, tales como porcentajes, días promedio, etc.)
b. Especifican la fecha tope o el período de cumplimiento (bimestral, trimestral, semestral, anual, etc.)
7. Evaluar el indicador generado (monitoreo en periodo de prueba).
La etapa de periodo de prueba del indicador es clave para medir el desempeño de los procesos ejecutados por medio de la información aportada por el sistema de medición a través de indicadores establecidos por la organización, evaluando sí la evolución del desempeño se adecua a lo estipulado en el plan de acción, o sí es necesario adelantar acciones que permitan dar cumplimiento a las metas esperadas o modificando la meta del indicador.
8. Socialización de indicadores
Posterior a la creación de los indicadores y periodo de prueba, se debe generar la divulgación y socialización de los resultados sobre el desempeño de la organización, la eficiencia de los procesos, y demás valoraciones sobre la gestión, así como los resultados sobre la planificación estratégica.
2. ENLACES DE INTERÉS
· Mitos de la gestión de indicadores.
· Riesgos en la implementación de indicadores.
· Problemas en la medición de indicadores.
· Lecciones aprendidas de la medición de indicadores.
· Casos empresariales indicadores de gestión.
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