GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
En muchas oportunidades se pasa por alto o se toma sin mucha importancia este primer aspecto de identificar en la organización con quien trabajaremos, definir sus datos básicos; y son datos tan escenciales, que desde el primer contacto que se tiene con la empresa debe identificarse pues se trabajará con ellos de manera permanente.
1.PARA QUÉ ME SIRVE ESTA INFORMACIÓN
1. Permite a todo aquel interesado en la organización conocer sus datos principales, centralizando los datos de contacto.
2. Dentro de los principales resultados del análisis de datos generales de la organización se encuentra la definición del objeto social de la organización a evaluar así como las líneas de producto o servicio que la empresa ofrece u ofrecerá a sus clientes.
Es importante en este paso determinar cuales son en realidad los productos y servicios ofrecidos al mercado, dado que el objeto social descrito en los documentos legales de constitución de la organización, no siempre representan con exactitud la realidad operacional puesto que pueden ser muy amplios y ambiguos.
3. Permite identificar quienes son los actores principales de la toma de decisiones y de este modo se aclara como gestionar los requerimientos para lograr resultados oportunos.
4. La historia de la empresa determina el camino recorrido y por tanto muestra las tendencias que podría seguir; ayuda a entender la situación actual que vive, las expectativas y deseos que se pretenden lograr; de aquí puede determinarse si se trata de una empresa dinámica, tradicional, planeada o desorganizada, de retos, proactiva o reactiva.
5. Al preguntar sobre el funcionamiento de las operaciones inicia la identificación de la cadena de valor y la comprensión de la empresa para establecer cómo y con quien puede levantarse o analizar la información requerida.
2.LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
El levantamiento de esta información se puede efectuar mediante una entrevista con un funcionario que conozca la globalidad de la empresa; no necesariamente se realiza con la gerencia pero si debe ser alguien que tenga en su cabeza la operación de la organización.
Ficha general de la organización: Es importante tener en cuenta que estos datos generales son utilizados en diversos documentos que hacen parte del sistema de gestión sin importar su temática; su actualización es vital y nuestra propuesta es que en lugar de iniciar los documentos repitiendo estos datos, la ficha se anexe a los otros documentos, para evitar desactualización de información. Muy importante tener en cuenta el principio de «escribir las cosas una sola vez«.
Los datos a tener en cuenta en esta ficha son los siguientes:
Lee: Lo que debes saber acerca del Contexto Organizacional: Importancia, evolución y exigencias.
2.1.Consideraciones a tener en cuenta
- Dentro de los datos deben considerarse todas las sucursales y sitios de trabajo de la organización, por ejemplo si se desarrollan actividades en obras o en las instalaciones de los clientes esto debe identificarse en el documento
- Cuando se habla de los horarios de trabajo, es importante establecer también las diferencias entre los distintos cargos, dado que no siempre se maneja para todos los funcionarios los mismos horarios y esto influye en la planeación de actividades.
- En el espacio del funcionamiento de la empresa debe relatarse en términos globales como es el diario vivir de la organización en su parte misional; iniciando desde el contacto con el cliente y la identificación de sus necesidades hasta los procesos post venta que se realicen.
- La historia de la empresa nos brinda información muy relevante sobre los intereses de los integrantes, tendencias y rumbo a seguir en el desarrollo del mercado en que trabaja, por tanto debe ser lo mas clara y completa posible.
Te presentamos un Modelo de ficha general
Lee: Guía para la definición del Contexto de la Organización.
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