IMPORTANCIA, EVOLUCIÓN Y EXIGENCIAS DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
¿Qué es la Gestión del Cambio?
Para abordar el tema acerca de la importancia, la evolución y las exigencias de gestionar el cambio, es necesario desglosar las palabras, entender su significado por separado y a partir de esto, construir una definición completa y “de bolsillo”, que podamos llevar ¡siempre! Con nosotros como una herramienta fundamental de nuestra argumentación.
Gestión, teóricamente está definida, como “la acción de administrar”, sin embargo, desde mi experiencia puedo definirla como “La sincronización de aspiraciones personales y objetivos organizacionales que a través de un uso eficiente de los recursos logra alcanzar las metas”.
Mientras tanto, el Cambio, se define como la “Acción de reemplazar o sustituir; dejar una situación, comportamiento o labor para tomar otra”.
En ese orden de ideas, teóricamente hablando “Gestión del Cambio” es:
Como primer punto es importante entender que los cambios siempre han sido un tema difícil de tratar, no sólo, como Organización, sino como personas, porque dentro de ellos hay inmersos, emociones que nos confrontan, nos ponen de frente con nuestra fortaleza interior y por supuesto, se reflejan en el desempeño de nuestro trabajo y en el desarrollo de la Organización.
Dos de las emociones que enfrentamos cuando hay cambios a la vista son: el miedo a lo “desconocido” y la inseguridad de salir de nuestra zona de confort.
Dentro de nuestro papel como Consultores, implementadores y/o responsables del Sistema está ser los primeros junto con la Alta Dirección en desarrollar la capacidad de vencer el miedo y la inseguridad porque de ésta manera lograremos dar el soporte que el resto del equipo necesita para enfrentarse a esa situación que nos “exige” modificar nuestro comportamiento, nuestros procedimientos o nuestras estrategias para avanzar en el cumplimiento de nuestras metas.
Es posible, que te cuestiones sobre cómo estas emociones influyen en la importancia que tiene gestionar los cambios en una Organización y sin lugar a dudas, puedo decirte que el miedo y la inseguridad se vencerán en gran parte cuando enfrentar los cambios se haga de manera sistemática, metódica, y organizada porque esto generará una sensación de tranquilidad que al final es menos miedo e inseguridad porque el camino no es tan desconocido y nuestra zona de confort fue ampliada al adquirir un conocimiento nuevo.
Para abordar este punto relacionado con la importancia de la gestión “adecuada” del cambio, para ver de una manera más sencilla porque se generan las emociones que te mencioné anteriormente y definir qué significa gestionar los cambios de una manera sistemática, metódica y organizada; te invito a que veamos juntos la siguiente imagen y a partir de ella, entendamos como sobreponernos a las emociones que nos generan los cambios, cómo enseñar a nuestro equipo a gestionarlo de manera positiva y de esta manera valorar su importancia dentro de un Sistema de Gestión.
Como todas las tareas que se desarrollan dentro de un Sistema de Gestión, el cambio está compuesto por diferentes etapas o variables, que definirán en gran medida el resultado obtenido. Para este caso las etapas del cambio se definen de la siguiente manera:
Y de acuerdo a cómo se articulen o se presenten éstas etapas, podremos generar un cambio para avanzar o un sin número de emociones que indudablemente le restarán importancia a gestionar los cambios y abrirán la puerta para que la Organización no desarrolle la tan anhelada cultura preventiva, qué es la fuente principal de un Sistema de Gestión y con un nivel alto de importancia para el tema que estamos tratando en esta oportunidad.
Partiendo de lo que muestra la imagen, y si lo viéramos como una “receta”, al “mezclar” compromiso (C), recursos (R), habilidades (H) y una planeación adecuada (P), el resultado de nuestra receta sería “Confusión” porque es necesario ¡SIEMPRE!
Tener una visión, que constituye ni más ni menos el objetivo por el cuál vamos a cambiar, y si como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema, no establecemos desde el principio cuál es ese punto de llegada al que queremos llevar a la Organización, no tendremos claro si podemos o no, alcanzarlo.
Ahora si tomáramos la segunda receta, nuestro resultado sería “Retracción” o “Resistencia”, ¿Por qué? Porque en ésta receta falta el Compromiso (C) y quien aporta este ingrediente es la Alta Dirección y toda la Organización. El compromiso proporciona la disposición de la Organización y su personal para enfrentarse a las diferentes situaciones de una manera adecuada.
En la tercera receta, el ingrediente faltante son los Recursos (R), el resultado no es menos aterrador que los anteriores, porque tu equipo y la Organización en general sentirán “Frustración” que es la sensación de no lograr lo que se espera aunque la voluntad de trabajar por el objetivo y el desarrollo de la Organización haya existido durante todo el proceso.
Los recursos son necesarios para la ejecución de cualquier actividad que se requiera dentro del Sistema así los demás componentes existan, sin éste no será fácil avanzar.
Y bueno, en éstas recetas no podría dejar de contemplar la falta del ingrediente Habilidades (H) que significa la falta de experticia para realizar una labor y aquí se pueden incluir desde la Alta Dirección hasta el último “piñón” del engranaje Organizacional porque para enfrentarse a un cambio, además de contar con el compromiso del personal y todos los puntos anteriores, es necesario contar con todas las herramientas personales y técnicas para enfocarse en lograr el objetivo y no, en generar “Ansiedad” que indudablemente entorpecerá el proceso.
Para hablarte de la penúltima receta, es necesario recordar que todo Sistema de Gestión está basado en el Ciclo PHVA y por tanto, todas y cada una de las actividades que desarrollamos en su implementación.
Esta primera etapa se enmarca dentro de la necesidad de “Planear”, que es el ingrediente faltante para éste caso y sin necesitar más argumentos, puedo decirte que esta combinación no puede existir porque no estaríamos implementando un Sistema de Gestión con muchas probabilidades de éxito ya que, sin lugar a dudas, éste desencadena todas las “consecuencias/ emociones” de las recetas anteriores.
La idea de presentarte todos éstos panoramas es mostrarte que la “Gestión del Cambio” y su importancia están directamente relacionadas con la forma en la que se lleva a cabo esta labor y que el éxito o el nivel de importancia dentro de la Organización, dependerá de la “receta” que decidas usar como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema.
Entonces como mi conclusión de lo anterior una “combinación” de visión, compromiso, recursos, habilidades y planeación logra una Organización “Preventiva”, “Flexible”, que “Aprende” de su entorno cambiante y que “Evoluciona” porque se prepara para las situaciones que le demandan dinamismo y ésta es para mí, la importancia de gestionar los cambios.
No dejaré de invitarte a trabajar en esos aspectos que no son tan visibles, porque al igual que en un icerberg, lo que no se ve representa el 80% de las causas por las cuales los sistemas de gestión no prosperan en una Organización y definir esas causas es parte de realizar una “Gestión del Cambio” como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema que al final se reflejará en la gestión del cambio de la Organización.
Todo lo que hemos hablado acerca de las implicaciones de realizar una gestión del cambio adecuada, representa para las Organizaciones un número importante de “Exigencias” que como en muchas otras ocasiones he mencionado, dependerá de cómo se muestren y cómo sean solicitadas a la Organización. Nuevamente tu capacidad oral y de argumentación, son vitales para la ejecución de éste proceso y parte de las exigencias de las que estamos hablando.
Las exigencias también están muy relacionadas con los temas generales de un Sistema de Gestión. Me refiero a que entre éstas se encuentran, contar con un equipo interdisciplinario con el conocimiento suficiente sobre la Organización, el compromiso de la Alta Dirección, la definición de Objetivos y Metas claras, medibles, realistas y alcanzables, una gestión de riesgos adecuada y detallada, así como propia de la Organización y sobre todo la capacidad y habilidad de ver “más allá de lo evidente”.
Te preguntarás ¿Por qué es necesario ver más allá de lo evidente? Con esta frase quiero decirte que, como Consultores, Implementadores y/o Responsables del Sistema, es nuestro deber esforzarnos en buscar nuevos caminos, nuevos retos, nuevos riesgos, nuevas tecnologías, nuevas formas de hacer las cosas y claramente, ver lo que los demás no pueden ver.
Esto te permitirá darle al Sistema de Gestión, el dinamismo que requiere, te “educará” en ser diferente, fortalecerá tu visión de las cosas, ampliará tu panorama y enriquecerá tus conceptos, que son también exigencias de la Gestión del Cambio.
Así que en este punto podemos concluir, que los sistemas evolucionan con rapidez y que, aunque quizá como Gestión del Cambio, literalmente hablando no se presenten muchas diferencias a través del tiempo, si es cierto que lo cambiante es como se ha incorporado en las Organizaciones y el papel fundamental que juega como proceso sistemático en el crecimiento y desarrollo de quien lo incorpora dentro de su sistema. Que la Gestión del Cambio además de ser un requisito de la norma, es una herramienta aplicable a cada una de las instancias de la Organización y que tiene como objetivo prepararla para el futuro.
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