2 CASOS EMPRESARIALES GESTIÓN DE CAMBIO
Por nuestra misma naturaleza humana, el cambio es algo que no nos hace sentir cómodos y muchos en algún momento podemos ser reacios a aceptarlos; una vez estamos en nuestra zona de confort, preferimos quedarnos igual y no arriesgarnos a aventurarnos a nuevas cosas. El ¿por qué?, tal vez está relacionado con la incertidumbre que genera un cambio: puede salir bien, o no tan bien la decisión de aceptarlo.
Si nos vamos al escenario empresarial, el tema se torna mucho más complejo, porque esa incertidumbre de la que hablo que puede estar en un cambio, a nivel empresarial tiene muchas más implicaciones en la toma de decisiones. Me explico, si en la vida cotidiana tomo la decisión de asumir un cambio, realmente las consecuencias positivas o negativas me afectarán a mí. Sin embargo, en temas empresariales esas consecuencias de un cambio pueden tocar muchos factores y muchos intereses; lo que hace que asumir cambios no sea tan fácil para las empresas.
En el mundo de los sistemas de gestión existe un concepto que enmarca todo este proceso del que estoy hablando, y es la Gestión del Cambio que cada vez se ha convertido en una necesidad organizacional. Los constantes cambios en el mercado, las economías y las actitudes de los consumidores, han provocado una necesidad inminente de las empresas de estarse reinventando. La innovación es el punto que hace la diferencia y les permite a las empresas seguir en el mercado.
Entonces, en palabras sencillas, la gestión del cambio consiste en hacer uso de las cosas nuevas del entorno empresarial para beneficiar a la empresa; y ¿cómo lo logra?, simplemente anticipándose a los cambios y creando una estructura organizacional y de gestión, los suficientemente flexible para ser capaz de responder positivamente a esos cambios. Luego, esto implica llevar a la empresa a un nuevo comportamiento organizacional.
Si lo miramos objetivamente, toda empresa debería implementar la gestión del cambio con la finalidad de no tomar decisiones reactivas sino planeadas. Desde la perspectiva sistemas de gestión, dado que basan su fundamento en la planeación, traducida en el famoso ciclo PHVA, la idea de una gestión del cambio, claramente implica planear y esa planeación debería llevar a la empresa a realizar un análisis de la favorabilidad de aceptar ciertos cambios.
Se pretende que antes de tomar una decisión que implique un cambio, la empresa realice el análisis de la conveniencia y pertinencia de este; entendiendo que pueden haber situaciones que benefician a la empresa pero que implican grandes cambios internos, como es el caso de un nuevo proyecto, o una mayor demanda de productos. Para esto, es preciso que se identifique la necesidad del cambio: es decir qué está presionando o motivando ese cambio, quienes estarían implicados, quienes están de acuerdo, etc.
Por otro lado, establecer las implicaciones de ese cambio y contemplarlas a todos los niveles organizacionales; la mayoría de cambios implicarán la participación de diferentes áreas, departamentos o como lo tenga estructurado la empresa. Y finalmente analizar objetivamente si la empresa está preparada para ese cambio, si puede asumirlo y si le traerá beneficios que justifiquen haber asumido el cambio.
Empresas que han tomado la decisión de planear sus cambios a través de la gestión de cambios, han logrado ser exitosas por tener en cuenta e implementar algunas estrategias comunes. En primer lugar, fomentar a nivel organizacional una visión común de cambio, que hace que se tenga la mejor disposición para hacerlo y se destinen los recursos necesarios para cumplir el nuevo propósito de la empresa. Con esa visión ni la empresa ni el personal se sentirán afectados negativamente; todos trabajarán por eso, entendiéndolo como un bien común cuyas consecuencias positivas o negativas serán asumidas de la mejor manera.
En segundo lugar, es importante contar con personal al interior de la empresa que pueda transmitir de manera positiva esa visión. El positivismo es contagioso y es el mejor aliado del éxito.
En tercer lugar, es importante implementar un plan de capacitación constante al personal que involucre los posibles cambios y la necesidad de reinventarse como empresa para seguir vigentes en el mercado. Con esto se creará conciencia y se aumentará aún más la posibilidad de contar con actitudes positivas hacia el cambio.
Y finalmente, el éxito de esos cambios que decidieron implementarse, deberá medirse y controlarse constantemente para evaluar qué tan acertado fue el análisis previo y que tan acertadas eran las acciones planteadas. Con esto se podrá establecer si el procedimiento implementado de gestión del cambio está funcionando o requiere ajustes y la implementación de un plan de acción.
Teniendo un poco más claro el enfoque de la gestión de cambios para los sistemas de gestión, vamos a retomar algunos casos empresariales donde implementarlo ha sido de ayuda para tomar decisiones.
Caso 1:
Una empresa del sector eléctrico,muy reconocida a nivel nacional por ser excelente proveedor de luminarias y tableros electrónicos ha tomado la decisión de implementar, dentro de su sistema de gestión, un procedimiento de gestión de cambios.
Sus directivas creen firmemente en la planeación como la mejor estrategia de su éxito empresarial, por lo que consideran que planear los cambios es importante para su gestión y mejoramiento organizacional. No lo ven como un requisito que cumplir dentro de su sistema de gestión. Actualmente crearon un departamento de investigación e innovación encargado de hacer el análisis de las nuevas alternativas que tienen para enfrentar las nuevas necesidades del mercado y los consumidores. Saben que las nuevas alternativas energéticas deben implementarse en el mediano plazo para sus productos y que es posible que los consumidores empiecen a buscar opciones que no impacten el ambiente. Para esto, quieren tomar la delantera y poder implementar cambios con calma. Junto con el departamento de calidad han trabajado en identificar los diferentes escenarios que puede tener la empresa a raíz de esa nueva necesidad que están identificando a nivel de innovación. En el análisis han incluido factores como qué requiere la empresa para implementar los cambios de tecnología a una ambientalmente más amigable, cómo enfrentarían el mercado y si estos cambios pueden ser rentables para la empresa. Este ejercicio les ha servido para analizar sus alternativas de reinvención de productos y de explorar nuevos mercados para mantenerse vigentes por mucho tiempo más.
Caso 2
Un laboratorio que presta servicios de análisis ambientales constantemente recibe solicitudes a las que puede responder oportunamente, con lo que su imagen y valoración de satisfacción del cliente, son muy buenos. La razón, han identificado claramente su capacidad máxima a nivel organizacional, operativo y administrativo, para recibir y responder solicitudes de análisis. Actualmente han acreditado todos sus procedimientos ante las organizaciones competentes, con lo que saben que pueden tener un aumento en el volumen de solicitudes. Para enfrentar esta nueva posibilidad, han implementado el procedimiento de gestión de cambios identificando los posibles escenarios a los que pueden enfrentarse si surge una propuesta de proyectos más grandes y para cada escenario han planteado las estrategias que implementarían, y por supuesto los recursos que requerirían. Con esto tienen la tranquilidad de tener una información soporte para decidir rápidamente que propuestas puede aceptar y cuales rechazar por no tener la capacidad para responderlas con calidad y oportunamente.
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