MITOS DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN
MITOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
Si llevas un tiempo en el mundo de los sistemas de gestión, habrás identificado que estos no gozan de buena reputación, si miramos hacia los empresarios, lo consideran como una pérdida de tiempo, costos y mayores problemas para la gestión del negocio. Cuando el enfoque lo dirigimos hacia quienes implementamos, vemos que muchos están agobiados por la cantidad de trabajo que se realiza y que no es reconocido ni por los empresarios ni por los trabajadores de las empresas dado que no entienden la importancia y el valor que les puede aportar.
Son realmente pocos quienes verdaderamente han implementado sistemas de gestión apropiados para poder ver los reales beneficios de los mismos y esto se debe en gran medida a la falta de estructura y de pasos lógicos utilizados a la hora de implementar que llevan al implementador a desgastarse por la cantidad de trabajo y al empresario y trabajadores a “odiar” estos procesos.
Para corregir las fallas y lograr trabajar de manera más tranquila, con mejor calidad y especialmente lograr que cumplamos los objetivos y que sea rentable para los implementadores y las empresas que los aplican vamos a empezar por reconocer lo que está mal. En este artículo, analizaremos los mitos que se han creado de los sistemas de gestión.
Mitos que se han creado de los sistemas de gestión
La mala implementación de sistemas de gestión desde su nacimiento ha generado múltiples críticas entre quienes han participado en procesos de este tipo y actualmente, por tanto, presentan una predisposición demasiado arraigada que será difícil de cambiar. Miremos algunos de los conceptos que la gente tiene:
• Los sistemas de gestión son burocracia: Exceso de controles, demasiadas personas y pasos para efectuar una aprobación. Aquí vale la pena preguntarse… ¿no existe una mejor forma de controlar, ágil y sencilla?
• Se genera exceso de papelería: El centro de los sistemas se basó en la documentación y la generación de múltiples registros. ¿Quiénes consultan la tonelada de procedimientos, instructivos, manuales que se elaboraron?
• Son muy cuadriculados y no se ajustan a las necesidades del mercado y de la empresa: Si bien es cierto se requiere estandarizar los pasos y actividades a realizar no se puede pretender dejar un único procedimiento que se cumpla en todas las oportunidades. Aquí cobra una especial importancia el análisis del entorno, del mercado y los demás aspectos que puedan afectar la operación.
• Generan mayores costos: Si aumentamos la cantidad de pasos a realizar y las personas que intervienen, los procesos se retrasan y todo esto en efecto aumenta los costos de forma significativa.
• No aportan valor a la empresa: Cuando un sistema de gestión se basa en documentación y no se analizan los intereses de la organización, su proyección y metas por supuesto que no aportará valor a la empresa, no la apoyará en el cumplimiento de sus objetivos.
• Generan más trabajo: Es muy usual encontrar a las personas días previos a una auditoria llenando planas en los registros que no se diligenciaron con anterioridad y que “es necesario presentar al auditor”. Así mismo, siempre hemos escuchado frases tales como: “es que no he tenido tiempo de trabajar en el sistema (calidad, SST, ambiente); este cuadro esta actividad no hace parte del sistema (aun cuando la actividad que está desarrollando se encuentra en el alcance).
Esto se da porque el sistema no se ha ajustado a la empresa, se ha diseñado de manera paralela y por tanto se realizan reprocesos o tareas completamente innecesarias.
Todo lo anterior es completamente falso si utilizamos el proceso apropiado para la implementación de sistemas de gestión, debes tener muy presente que eres tú como implementador en compañía con los líderes de la empresa quienes determinan:
– Los controles a aplicar,
– La documentación generada – existen empresas que tienen un número de registros y documentos mínimo y cuyo sistema es muy eficiente. Aquí debemos aplicar la política de menos es más.
Y es precisamente uno de los objetivos de cualquier sistema asegurar que las empresas sean eficientes, por tanto, debes mantener siempre muy presente la aplicación de procesos sencillos (entre menos pasos mucho mejor) y pensar de manera permanente en el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
«Si haces las cosas simples, gastarás menos tiempo diseñando cosas que en últimas serán inútiles, aumentarás tu credibilidad, será más valorado tu trabajo y la satisfacción de tu cliente aumentará».
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Planeación para el desarrollo de la implementación de un sistema de gestión.
Problemas recurrentes en la implementación de Sistema de gestión.
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