LECCIONES APRENDIDAS EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS
LECCIONES APRENDIDAS EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS
Te invito a que iniciemos esta lectura resolviendo el laberinto y más adelante ampliaré la información sobre la razón por la cual lo incluí dentro del artículo.
¿Lo resolviste? Espero que sí, para que de ésta manera lo que voy a escribir en adelante te suene más familiar. El laberinto es un recorrido que ofrece diferentes caminos para llegar a una salida, normalmente sólo existe una alternativa correcta y requiere de algunas habilidades así como conocimiento técnico para resolverlo.
Para los Sistemas de Gestión, la norma no define un camino para la implementación, solo te da el Objetivo al que debes llegar, quien elige dicho camino, es la Organización con tu acompañamiento como Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema.
Es importante también tener claridad sobre las habilidades que se requieren para elegir el camino adecuado; al resolver el laberinto, fue necesario incorporar concentración, análisis, lógica, enfoque en los resultados, algunos “tips” para resolverlo y la “recordación” de los caminos recorridos que habían fallado. Así como la ayuda de algunas personas que ampliaron la visión y plantearon otras opciones posibles para resolverlo.
Estas son las lecciones aprendidas del análisis de procesos:
Te preguntarás ¿Cómo se asocia esto al tema de lecciones aprendidas en el análisis de procesos? Teniendo en cuenta lo descrito en el párrafo anterior, la primera lección, es elegir cuidadosamente el camino o la metodología para documentar el análisis de los procesos que hacen parte de la Organización. Esto tiene implicaciones determinantes en el avance de la implementación y sin lugar a dudas, definirá el éxito de ésta labor y por supuesto, del Sistema.
Y ¿Cómo elegir cuidadosamente el camino o la metodología? Con la segunda lección, es decir realizar éste análisis con un equipo competente, que cuente con diferentes habilidades y experiencias, que le permitan aportar al análisis, un soporte suficientemente sólido y que al “mezclarse” con las demás habilidades y experiencias, te permitan ampliar la visión, elegir el camino a seguir y por supuesto, empezar a moldear un análisis de procesos adecuado.
Eligiendo el camino o la metodología, comienza la carrera por identificar las actividades que hacen parte del proceso, sus entradas con sus proveedores, sus salidas con sus clientes, el objetivo del proceso y los controles que se deban establecer para realizar seguimiento al desempeño del proceso.
Aquí las habilidades que mencioné en un párrafo anterior juegan un papel muy importante, porque son las que darán a éste análisis, la objetividad que requieren y por tanto, lo harán aterrizado y adecuado con el proceso y para la Organización.
El pensamiento lógico y el enfoque en los resultados, son la tercera lección. El pensamiento lógico te permitirá establecer las actividades relacionadas con el proceso de una forma sistemática y podría asegurarte, que si se realiza adecuadamente, sería una garantía de realizar un buen análisis.
Todas las actividades que definas deben apuntar al cumplimiento del objetivo que estableciste para el proceso, deben ser puntuales, concretas, sencillas y específicas. El objetivo de tener en cuenta lo anterior, es facilitar el análisis y asegurar la profundidad de lo definido en esta etapa.
Al definir las entradas y las salidas, así como los proveedores y clientes, está la cuarta lección, se relaciona con la forma de definición que elijas, Sé neutro en tu elección. No elijas una demasiado sencilla porque puedes subvalorar o no contemplar entradas y salidas, ni una demasiado difícil porque puedes sobrevalorarlas. Además, ten presente a la Organización porque esto puede resultar en el abandono de un análisis adecuado de procesos si no se realiza de una manera clara, coherente.
Aunque no lo mencione al inicio, la quinta lección es muy importante y habla de poner en práctica, la planeación de la que nos habla el Ciclo PHVA. Es la primera etapa del ciclo y el punto de partida, donde es muy importante que todo sea muy claro, concreto y cuente con la información suficiente. El secreto de una buena planeación está en definir su objetivo, su alcance y las actividades a realizar donde se incluyan responsables, tiempos, recursos y resultados esperados.
Después de definir el objetivo, las actividades, las entradas y salidas, con proveedores y clientes, se establecen los controles. La experiencia, el conocimiento y las habilidades junto a una metodología adecuada para el análisis de procesos, ayudarán a establecer controles adecuados, ésta es la Sexta Lección. Las siguientes características son la diferencia entre los controles adecuados y los que no lo son. Los controles adecuados cuentan con un nivel alto de exactitud, son flexibles, inteligibles, razonables, estratégicos y de criterios múltiples.
Nivel alto de exactitud se refiere a la generación de información confiable y válida. Flexibilidad, a la capacidad de adaptarse a cambios y nuevas situaciones. Inteligible, es de fácil comprensión, análisis y manejo. Razonable, que es alcanzable. Estratégico, es decir que su control se alinea con las estrategias de la Organización y busca que se cumplan los objetivos. De Criterios Múltiples, significa que contempla diversos estándares para dar mayor exactitud a la medición.
La séptima lección, es realizar un seguimiento asertivo, donde se revise el desempeño del proceso y la aplicabilidad del análisis, teniendo en cuenta no sólo el resultado sino la gestión realizada porque esto también mantiene la motivación del equipo, y mantener la motivación en la ejecución de lo definido en el análisis, dan un valor “invaluable” al resultado de la implementación.
Después de realizar cada uno de los pasos descritos anteriormente, es muy importante y diferenciador, comunicar a todos los miembros de la Organización, los resultados obtenidos porque de ésta manera se genera compromiso y sentido de pertenencia que se reflejará en un Sistema de Gestión sólido, real, dinámico y exitoso.
Estoy segura que a través de adquirir experiencia, las lecciones que aprenderás serán innumerables, muy valiosas pero no olvides que todo lo que hagas debes documentarlo y guardar ésta información porque son parte del proceso que se ha realizado y serán como un “diario” que te permitirá acceder una y otra vez a la información de todo lo que has aprendido en el camino de ser Consultor, Implementador y/o Responsable del Sistema. Esta es nuestra última lección.
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