CASOS EMPRESARIALES EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS
El Análisis de procesos aparenta ser un concepto complicado de aplicar para las empresas y tal vez por esta razón muchas veces se omite o no se realiza de manera rigurosa dentro de los intereses de los sistemas de gestión. Implica una revisión exhaustiva y lograr una comprensión completa de los procesos de negocio con la finalidad de controlarlos o llevarlos a un mayor nivel de eficiencia y calidad que le permitirá como empresa tener mayor competitividad.
Parece complicado al ser exhaustivo y minucioso para obtener resultados satisfactorios y útiles para la toma de decisiones, pero realmente es cuestión de asegurar seguir una serie de pasos estructurados que permitan responder desde el punto de vista del proceso, preguntas como:
Teniendo claro este objetivo y conociendo el sentido de hacer un análisis de procesos, todo se puede volver tan simple como seleccionar un equipo de trabajo apropiado que se encargue de realizar el análisis de los procesos; digo apropiado porque no basta solo con saber hacer el análisis, sino requiere tener la habilidad de buscar información y saber entender e interpretar los procesos; debería tener experticia en el tema y “tacto” para involucrarse con los expertos de cada tema.
Una vez que se cuente con el equipo apropiado, éste se encargará de establecer el alcance del proceso que se traduce en listar los procesos de la empresa y definir el objetivo de cada proceso, y las actividades que se realizan para cumplir esos objetivos. Si ya se van conociendo los procesos empresariales, el siguiente paso es identificar el estado actual del proceso que se está analizando, lo que significa entender cómo se está ejecutando actualmente y se logra a través de diagramas y descripciones del proceso, gráficas, instructivos, formatos, etc., que en conjunto describirán detalladamente cómo se lleva a cabo el proceso. Con esta información se identifican también problemas y sus respectivas soluciones para darle el mejor tratamiento, recordando que la idea será siempre lograr mayor eficiencia, mayor competitividad y mayor calidad.
Finalmente, si ya se tiene identificado el estado actual de un proceso, y si como lo resalto en líneas anteriores, la idea es lograr mayor eficiencia de los procesos, mayor calidad de los productos y mayor competitividad de la empresa, la tarea debería enfocarse en pensar cómo se quisiera que estuviera funcionando ese proceso. Simple ¿cierto?, tener una visión o una proyección de un proceso mejorado que obviamente implicará cambios y tal vez inversión adicional de recursos, pero que le permitirá ser más productivo. A demás, contará con procesos más controlados y estructurados y con menor riesgo de fallas.
Pero… ¿Para qué todo esto, si vamos a hablar de casos empresariales?, porque como lo dije desde el principio, este tema puede parecer tormentoso para las empresas, sin realmente serlo y trae muchos beneficios si el objetivo organizacional es el mejoramiento continuo. Los mercados y las economías no son estáticas, por lo que las empresas si quieren mantenerse y crecer, deben procurar mejorar y “reinventarse” para seguir siendo competitivos.
Lo pongo con un ejemplo de una empresa que seguro usted identificará fácilmente. Una tienda de alquiler de películas por muchos años muy exitosa y de la que muchos de nosotros fuimos clientes fieles; muy reconocida a nivel mundial, sin embargo el cambio del mercado y el surgimiento de nuevas alternativas tecnológicas para tener acceso a las últimas películas y series, hicieron que quebrara y desapareciera de un momento a otro; la razón, muy seguramente muchos factores, sin embargo si lo miramos desde el punto de vista de lo que hoy pretendemos analizar, pudo deberse a no reinventarse y pretender trabajar igual, ofrecer los mismos productos, bajo un mismo proceso, ante un mercado inminentemente cambiante.
Probablemente de haber hecho un análisis de sus procesos y la identificación de los ajustes necesarios para continuar en el mercado, la historia sería diferente y los productos que se ofrecerían serían acorde a las necesidades del ahora.
Bueno, ya sabemos porqué las empresas necesitan hacer un análisis de procesos, ahora miremos un par de casos de cómo se ha realizado o cómo ha sido útil en algunos sectores:
Caso 1
Una empresa que vende decoración e insumos para diferentes eventos ofrece tarjetas de navidad, cumpleaños, fechas conmemorativas, etc., por lo que es fundamental renovar las existencias y cambiar el diseño de las tarjetas constantemente. En promedio se necesitan tres meses para que lleguen nuevos artículos a las tiendas.
A través de estudios de mercado, se puede ver que el ideal sería contar con nuevos productos cada mes. Están teniendo problemas con el proceso de renovación; a primera vista, es fácil decir que el retraso ocurre en la etapa de producción. Al analizar y mapear el proceso, encontraron que la etapa de creación era lo que demoraba más tiempo.
Así mismo detectaron que con frecuencia el concepto se le da al equipo creativo y varios empleados comienzan a realizar la misma tarea (acciones duplicadas), o una idea lleva días para poder salir del papel. Con esta información, pudieron rediseñar por completo el proceso mediante la definición de un equipo de concepto y creación de funciones cruzadas, con resultados exitosos en mejoramiento de velocidad, costos y eficacia. Si nos damos cuenta, el análisis de procesos en este caso permitió determinar la causa real del inconveniente que venían presentando y les permitió dar una solución efectiva.
Caso 2
En una empresa de productos alimenticios derivados de cereales el proceso de elaboración de alimentos comienza en las granjas con la cosecha, seguido de un procesamiento inicial; posteriormente se realiza el envasado o no de los cereales y el transporte a las plantas de procesamiento (dependiendo del grano puede ser transportado a granel).
Esta gran compañía analizó su proceso y encontró un serio problema logístico: perdía casi el 20% de los granos cosechados en el transporte de las granjas a las fábricas, que se encuentran cerca de los principales centros de consumo, debido al estado precario de las carreteras. Después de todo un estudio, este caso de reingeniería de procesos llegó a la conclusión de que sería más rentable transferir las plantas a un lugar cerca de las granjas y hacer el transporte de los productos finales a los grandes centros, con pérdidas mucho menores.
Los antiguos almacenes de las fábricas se transformaron en centros de distribución, lo que ayuda a reducir el impacto de la inversión inicial, además de ya tener listos los muelles y otras infraestructuras logísticas. En este caso, el análisis de procesos se utilizó para hacer una reestructuración del proceso que les permitió ser más eficientes y por ende tener menores perdidas económicas. Ahora cuentan con un proceso mejor estructurado y utilizaron de manera adecuada todos los recursos que tenían del proceso anterior.
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